小学档案统计制度

小学档案统计制度一、总则（一）目的小学档案统计制度旨在全面、准确、及时地收集、整理、分析和报告小学各类档案信息，为学校管理决策提供科学依据，促进学校各项工作的规范化、科学化发展，确保小学档案工作的有序开展，有效服务于教育教学及学校整体发展。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在档案管理与统计工作中的行为规范。所涉及的档案包括但不限于教学档案、学生档案、行政档案、财务档案、后勤档案等各类与学校工作相关的文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案统计数据必须如实反映档案的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：统计过程要严谨细致，确保数据准确无误，统计方法科学合理。3.完整性原则：涵盖学校各类档案信息，全面、系统地进行统计，避免遗漏重要数据。4.及时性原则：按照规定的时间节点及时完成档案统计工作，以便为决策提供适时有效的信息支持。二、档案统计工作组织与职责（一）档案统计工作领导小组成立以校长为组长，副校长为副组长，各部门负责人为成员的档案统计工作领导小组。领导小组负责统筹协调学校档案统计工作，制定档案统计工作方针和政策，审核重要统计报表，解决档案统计工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责学校档案管理部门是档案统计工作的具体实施机构，负责制定档案统计工作计划和方案，组织开展档案统计业务培训，指导各部门做好档案统计基础工作，收集、汇总、审核、分析各类档案统计数据，编制档案统计报表，建立健全档案统计台账和数据库，定期向学校领导和上级主管部门报送档案统计信息，并对档案统计资料进行归档保存。（三）各部门职责各部门负责本部门档案的收集、整理、统计工作，指定专人作为档案统计员，按照学校档案统计制度的要求，及时、准确地完成本部门档案统计报表的填报工作，并将统计数据报送至学校档案管理部门。同时，配合档案管理部门做好档案统计数据的审核、分析等相关工作。三、档案统计范围与分类（一）教学档案1.教学计划与总结：包括学校、各年级、各学科教学工作计划、总结，教师个人教学计划、总结等。2.课程标准与教材：国家、地方及校本课程标准，各类教材、教辅资料等。3.教案与教学设计：教师的教案、教学设计，公开课、示范课教案等。4.教学活动记录：课堂教学记录、教研活动记录、教学竞赛活动记录等。5.学生学业成绩：各年级、各学科学生考试成绩、成绩分析报告等。6.教学成果：教师发表的教学论文、教学成果奖、教学改革项目等。（二）学生档案1.学生基本信息：学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系方式等。2.学籍档案：学生入学登记表、学籍卡片、转学记录、休学复学记录、毕业登记表等。3.综合素质评价档案：学生品德表现、学业水平、身心健康、艺术素养、社会实践等方面的评价记录。4.奖惩记录：学生获得的各级各类奖励、处分记录。5.体质健康档案：学生年度体质健康测试数据、体检报告等。（三）行政档案1.学校文件：上级教育主管部门文件、学校发布的各类文件、通知、公告等。2.会议记录：学校行政会议、教职工大会、专题会议等会议记录。3.工作计划与总结：学校年度工作计划、总结，各部门年度工作计划、总结等。4.规章制度：学校各项规章制度、岗位职责、考核办法等。5.人事档案：教职工个人基本信息、履历表、职称评定材料、岗位聘任材料、考核材料等。（四）财务档案1.财务预算与决算：学校年度财务预算报告、决算报告。2.会计凭证：各类会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。3.账簿：总账、明细账、日记账等各类账簿。4.财务报表：资产负债表、收入支出表、现金流量表等。5.收费票据：学校各类收费票据存根。6.财务审计报告：内部审计、外部审计报告。（五）后勤档案1.校园建设与维修档案：校园规划图纸、建设项目资料、维修工程记录等。2.物资采购档案：物资采购计划、采购合同、验收报告等。3.设备管理档案：学校各类设备台账、设备购置合同、设备维修保养记录等。4.安全管理档案：安全工作计划、安全检查记录、安全事故处理报告等。5.环境卫生档案：校园环境卫生检查记录、卫生防疫工作资料等。四、档案统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计：按照月度、季度、年度等固定时间周期，对各类档案进行全面统计。2.专项统计：针对特定的档案管理需求或学校重点工作，开展专项档案统计。3.抽样统计：在档案数量较多或统计难度较大的情况下，采用抽样统计方法，确保统计数据具有代表性。4.电子统计：利用档案管理软件，对档案信息进行电子化录入、汇总和分析，提高统计工作效率和准确性。（二）统计流程1.数据收集各部门档案统计员按照档案统计制度要求，定期收集本部门档案信息，进行初步整理和分类。档案管理部门通过档案管理系统、档案库房盘点等方式，收集全校范围内的档案数据。2.数据整理对收集到的档案数据进行审核，检查数据的完整性、准确性和规范性，剔除重复、无效数据。将审核后的档案数据按照统计分类标准进行分类汇总，形成初步的统计报表。3.数据分析运用统计分析方法，对档案统计数据进行深入分析，如计算各类档案的数量变化趋势、比例关系、分布情况等。通过数据分析，发现档案管理工作中存在的问题和规律，为学校管理决策提供参考依据。4.报表编制根据数据分析结果，编制各类档案统计报表，报表内容应包括统计项目、统计数据、数据来源、统计时间等要素。统计报表应做到格式规范、内容清晰、数据准确，便于阅读和理解。5.审核报送档案统计报表编制完成后，由档案管理部门负责人进行审核，确保报表数据真实、准确、完整。将审核通过的档案统计报表报送至学校领导和相关部门，并按照规定时间向上级主管部门报送。6.存档备案对档案统计工作过程中产生的各类数据、报表、分析报告等资料进行整理归档，建立健全档案统计资料档案库。档案统计资料应妥善保存，保存期限按照国家档案管理相关规定执行，以便日后查阅和参考。五、档案统计报表与台账管理（一）档案统计报表1.报表种类学校应根据档案管理实际需要，制定涵盖教学档案、学生档案、行政档案、财务档案、后勤档案等各类档案的统计报表，如《教学档案统计报表》《学生档案统计报表》《行政文件统计报表》《财务收支统计报表》《后勤物资采购统计报表》等。统计报表应根据不同的统计周期和统计对象进行设计，确保能够全面、准确地反映档案信息。2.报表格式档案统计报表应采用统一的格式，包括报表名称、编号、填报单位、填报日期、统计项目、统计数据、审核人、制表人等内容。报表格式应简洁明了，易于填写和汇总，同时应预留足够的空间用于填写详细说明和备注信息。3.报表报送要求各部门应按照规定的时间节点和报送渠道，将档案统计报表报送至学校档案管理部门。档案统计报表应加盖部门公章，并由部门负责人和统计员签字确认，确保报表数据的真实性和严肃性。档案管理部门收到各部门报送的统计报表后，应及时进行汇总、审核，并将审核后的报表报送至学校领导和上级主管部门。（二）档案统计台账1.台账建立档案管理部门应建立健全各类档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行详细记录。档案统计台账应按照档案类别和统计项目进行分类设置，如教学档案台账应包括教学计划台账、教案台账、学生成绩台账等。2.台账内容档案统计台账应记录档案的基本信息，如档案名称、编号、形成时间、保管期限、存放位置等。同时，应记录档案的变动情况，如档案的借阅、归还、销毁等情况，确保台账信息的动态更新。3.台账管理档案统计台账应定期进行核对和清理，确保台账数据与实际档案情况相符。档案管理人员应妥善保管档案统计台账，防止台账信息泄露或丢失。同时，应按照规定的期限对台账进行归档保存，以便日后查阅和审计。六、档案统计工作质量控制与监督检查（一）质量控制措施1.人员培训：定期组织档案统计人员参加业务培训，提高统计人员的专业素质和业务能力，确保统计工作的准确性和规范性。2.审核把关：建立严格的档案统计数据审核制度，对统计报表和台账数据进行多层次审核，确保数据质量。3.数据备份：对档案统计数据进行定期备份，防止数据丢失或损坏。同时，建立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复。4.质量评估：定期对档案统计工作质量进行评估，通过对比分析、数据验证等方式，发现存在的问题并及时加以改进。（二）监督检查机制1.内部监督：学校档案统计工作领导小组定期对档案统计工作进行检查，检查内容包括统计制度执行情况、统计数据质量、统计报表报送及时性等。2.外部监督：接受上级教育主管部门和档案管理部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。3.责任追究：对在档案统计工作中违反统计制度、弄虚作假、造成数据失实的部门和个人，按照学校相关规定进行责任追究，严肃处理。七、档案统计资料的利用与保密（一）资料利用1.服务决策：学校领导和各部门应充分利用档案统计资料，为学校发展规划、教学管理、行政管理、财务管理等各项工作提供科学依据。2.教学研究：教师可通过查阅档案统计资料，了解教学工作的历史沿革和发展趋势，开展教学研究，改进教学方法，提高教学质量。3.学生管理：学生管理部门可利用学生档案统计资料，全面了解学生的基本情况和综合素质发展状况，为学生的教育培养和管理提供参考。（二）保密规定1.人员管理：加强对档案统计人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.数据安全：采取必要的技术措施，保障档案统计