档案室制度标语

档案室制度标语一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一原则：公司/组织档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织各项活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，充分考虑档案利用需求，提供便捷的档案查阅服务。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。7.开展档案利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持。8.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向档案室移交。2.明确本部门档案管理责任人，负责督促和指导本部门员工做好档案管理工作。3.严格遵守档案管理制度，在工作中形成的各类文件材料，应及时整理归档，不得积压或私自留存。4.根据工作需要，向档案室提出档案查阅申请，并按照规定办理查阅手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，忠于职守，保守秘密。2.认真学习档案管理业务知识，不断提高业务水平和工作能力。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等。4.严格执行档案管理制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.做好档案库房的管理工作，保持库房整洁、通风良好，确保档案安全。6.积极主动地为公司/组织各部门提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关颁发的与本公司/组织有关的文件、指示、规定等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、纪要等文件。4.本公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.本公司/组织的人事档案、财务档案、业务档案等专项档案。6.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件材料。3.对收集到的档案材料，应按照档案管理的要求进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，确保档案分类科学合理。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，便于档案的管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）库房建设1.档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫消毒。（二）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.对电子档案，应进行备份存储，并定期进行检查和维护。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案安全。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织有关的档案，但须经公司/组织领导批准。3.司法机关因办案需要查阅公司/组织档案，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.外单位查阅档案，应提前向公司/组织提出书面申请，说明查阅目的、内容和期限，经公司/组织领导批准后，持单位介绍信到档案室办理查阅手续。3.司法机关查阅档案，应出具相关司法文书，并按照规定办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅应在档案室指定的地点进行，档案管理人员应在场监督。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。3.如需复印、拍照档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案，查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理责任人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限的档案，进行重点鉴定，剔除失去保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司/组织领导批准后，由档案室负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。2.提高档案管理工作效率和服务水平,为公司/组织各项工作提供更加便捷的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、扫描设备等信息化设施，满足档案信息化管理的需要。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的电子化存储。3.在档案信息管理系统中建立档案分类目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化系统维护1.定期对档