档案分级鉴定工作制度

PAGE档案分级鉴定工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，科学合理地划分档案级别，准确鉴定档案价值，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位形成的各类档案的分级鉴定工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案分级鉴定工作合法合规。2.科学准确原则：运用科学的方法和标准，对档案进行客观、准确的价值评估和级别划分。3.全面系统原则：全面考虑档案的形成背景、内容性质、保存价值等因素，进行系统的分级鉴定。4.动态管理原则：根据公司发展和档案实际情况，对档案级别进行动态调整和管理。二、档案分级（一）档案级别划分依据根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，将档案分为永久、长期、短期三个级别。1.永久档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司和国家具有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、公司设立及变更文件、重要会议记录、重大决策文件、资产产权文件、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期档案：反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为30年。主要包括一般性会议文件、业务往来文件、工作计划与总结、人事档案等。3.短期档案：在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为10年。主要包括临时性文件、一般性报表、简报等。（二）档案级别划分方法1.综合评估：由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员，对档案进行综合评估，确定档案级别。2.价值判断：根据档案的内容、来源、形式等方面，判断其对公司工作的重要性和利用价值，确定档案级别。3.集体审议：对于重要档案的级别划分，应组织集体审议，充分听取各方面意见，确保划分结果准确合理。三、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括相关业务部门负责人、档案管理人员和专业技术人员。鉴定小组负责制定鉴定计划、组织鉴定工作、审议鉴定结果等。（二）鉴定内容1.档案真实性鉴定：检查档案内容是否真实可靠，有无篡改、伪造等情况。2.档案完整性鉴定：检查档案是否齐全完整，有无缺页、漏件等情况。3.档案价值鉴定：根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，判断档案是否具有保存价值。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，直接判断其价值。2.比较分析法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值差异。3.专家咨询法：对于专业性较强的档案，可咨询相关专家，评估其价值。（四）鉴定程序1.准备阶段：档案管理部门根据公司档案情况，制定鉴定计划，明确鉴定范围、时间、人员等。2.初鉴阶段：鉴定小组对档案进行初步审查，提出初步鉴定意见。3.复审阶段：对初鉴意见进行复审，必要时可组织相关人员进行讨论，形成复审意见。4.审定阶段：鉴定小组将复审意见报公司领导审定，确定最终鉴定结果。四、档案整理与编目（一）档案整理1.分类：按照档案的形成来源、内容性质、时间顺序等进行分类，确保档案分类科学合理。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.装订：对破损、散页的档案进行修复和装订，确保档案整齐美观。（二）档案编目1.编制卷内目录：按照档案内容顺序，编制卷内目录，注明档案题名、日期、文号、责任者等信息。2.编制案卷目录：将整理好的档案案卷，编制案卷目录，注明案卷号、题名、保管期限等信息。3.编制全宗指南：对公司全宗档案进行概述，介绍公司基本情况、档案管理情况等，为档案利用提供指导。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房：设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.温湿度控制：配备温湿度调节设备，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.安全防护：安装防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，确保档案安全。（二）保管方式1.纸质档案保管：将纸质档案存放在档案柜中，按照档案类别和保管期限进行排列。2.电子档案保管：对电子档案进行备份，存储在专用服务器或存储设备上，并定期进行检查和维护。3.特殊载体档案保管：对照片、录音、录像等特殊载体档案，按照相关规定进行保管。（三）档案清点与检查1.定期清点：档案管理部门定期对档案进行清点，确保档案数量准确。2.定期检查：每年对档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。3.动态管理：根据档案级别调整和利用情况，及时对档案进行整理和保管。六、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.保密原则：对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理和利用，防止泄密。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为公司工作提供便利。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要，可到档案管理部门查阅档案。查阅时需填写查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，需填写借阅申请表，经档案管理部门负责人和公司领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，借阅人员需妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。3.复制：根据利用需要，可对档案进行复制。复制时需填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制件需加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记档案管理部门对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用方式等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案销毁（一）销毁条件1.保管期满：档案保管期限已满，且无继续保存价值的。2.失去保存价值：档案因自然灾害、人为破坏等原因，失去了保存价值的。3.重复文件：档案中存在重复、冗余的文件，经鉴定后可予以销毁的。（二）销毁程序1.提出申请：档案管理部门根据档案鉴定结果，提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审核批准：档案销毁申请表经档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.销毁实施：经批准后，档案管理部门组织专人对档案进行销毁。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.监销：档案销毁过程中，应安排专人进行监销，确保销毁工作彻底、规范。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。（