文明单位档案归档制度

PAGE文明单位档案归档制度一、总则（一）目的为加强文明单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在文明单位建设中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本文明单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。归档的文件材料应真实反映本单位工作活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则。按照文件材料的形成规律和特点，进行科学分类，便于保管和利用。4.安全保密原则。确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、归档范围（一）行政管理类1.上级机关来文，包括各类指示、通知、通报等。2.本单位制定的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复等。3.会议文件，如会议通知、议程、报告、决议等。4.人事管理文件，包括人员任免、考核、奖惩、培训等材料。5.财务管理文件，如预算、决算、财务报表、审计报告等。6.行政管理事务文件，如办公设备采购、房产管理、车辆管理等材料。（二）业务工作类1.本单位业务工作中形成的各类文件、报表、数据、合同、协议等。2.科研项目文件，包括项目申报书、研究报告、成果鉴定等材料。3.生产经营文件，如生产计划、产品质量检验报告、销售合同等。4.技术资料文件，如技术图纸、工艺文件、技术标准等。（三）党群工作类1.党组织建设文件，如党员名册登记、党组织换届选举材料等。2.宣传教育文件，如宣传工作计划、活动方案、宣传报道等。3.工会工作文件，如工会会员名册、工会活动记录等。4.共青团工作文件，如团员名册、团的活动记录等。（四）声像档案类1.反映本单位重要活动、会议、事件的照片、录音、录像等。2.本单位获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等的照片。（五）实物档案类1.本单位获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物。2.具有纪念意义的礼品、纪念品等。三、归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保归档的文件材料齐全，能够全面反映本部门的工作活动。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并归档。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应是原件，复印件应与原件核对无误，并注明出处。文件内容应真实可靠，数据准确。（三）文件材料格式规范文件材料应使用标准格式，如A4纸打印、书写工整、字迹清晰。电子文件应符合相关格式要求，并确保能够长期保存和有效读取。（四）文件材料分类清晰按照本制度规定的分类方法，对文件材料进行分类整理，确保同一类文件材料集中存放，便于查找和利用。（五）文件材料装订整齐纸质文件应使用统一规格的档案盒或文件夹进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。四、归档时间（一）当年形成的文件材料一般应在次年上半年归档完毕。（二）跨年度的文件材料在文件材料处理完毕后及时归档。（三）重大活动、重要项目形成的文件材料应在活动结束或项目完成后一个月内归档。五、归档程序（一）收集整理各部门负责收集本部门在工作活动中形成的文件材料，并按照归档要求进行整理。整理过程中，应剔除无关的文件材料，对重复的文件材料进行适当合并。（二）分类编号整理后的文件材料按照本制度规定的分类方法进行分类，并编制档案编号。档案编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。（三）装订编目纸质文件材料应进行装订，并编制档案目录。档案目录应包括序号、文号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录清晰准确。（四）移交归档各部门整理好的档案应及时移交至单位档案管理部门。档案管理部门应对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。六、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）档案整理档案管理部门应对归档的档案进行定期整理，对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。同时，应根据档案的保管期限和利用情况，对档案进行合理调整。（四）档案安全档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全管理。严禁无关人员进入档案库房，严格执行档案借阅、归还登记制度，确保档案的安全。七、档案利用（一）利用范围本单位内部人员因工作需要可查阅、借阅档案。外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照有关规定办理查阅手续。（二）利用手续1.本单位人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅本单位档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经本单位分管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案的，还应经本单位主要领导签字同意。3.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出档案库房。（三）利用登记档案管理部门应对档案查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人姓名、所在部门、查阅、借阅档案名称、查阅、借阅目的等。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则，确保鉴定结果的准确性和科学性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值。对保管期限已满的档案，应进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报单位分管领导审批。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销