档案审查工作制度

PAGE档案审查工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，规范档案审查工作流程，提高档案质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案形成、保管、利用等环节的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关法律法规以及行业标准，确保档案审查工作合法合规。2.客观公正原则：审查过程中应秉持客观公正的态度，不受任何主观因素干扰，如实反映档案情况。3.全面细致原则：对档案的各个方面进行全面审查，不放过任何细节，确保档案质量。4.保密性原则：审查人员应对审查过程中涉及的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。二、档案审查职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案审查工作制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案整理、归档工作，确保档案符合审查要求。3.对接收的档案进行初审，检查档案的完整性、准确性和规范性。4.组织档案审查专项培训，提高审查人员业务水平。5.建立档案审查工作台账，记录审查情况和结果。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和初步审核，确保档案资料齐全、真实、准确。2.按照档案管理部门要求，及时将整理好的档案移交，并配合档案审查工作。3.对档案审查过程中提出的问题进行整改，确保档案质量。（三）审查人员职责1.熟悉档案审查工作制度和流程，严格按照要求开展审查工作。2.认真审查档案内容，做好审查记录，对发现的问题及时提出整改意见。3.保守档案审查过程中涉及的机密信息，不得私自传播或使用。4.定期总结审查工作经验，提出改进建议，提高审查工作效率和质量。三、档案审查内容（一）档案完整性审查1.检查档案是否齐全，包括文件、资料、图表等应有的组成部分是否完整无缺。2.核实档案的页码是否连续，有无缺页、漏页现象。3.审查档案的附件是否齐全，与正文内容是否配套。（二）档案准确性审查1.核对档案中的信息是否真实可靠，数据是否准确无误。2.检查文件内容是否与实际情况相符，有无虚假记载或误导性信息。3.审查档案中的签字、盖章等手续是否完备，是否符合规定程序。（三）档案规范性审查1.检查档案的格式是否符合要求，如纸张大小、字体字号、排版格式等。2.审查档案的编号、题名、日期等标识是否规范统一。3.查看档案的装订是否整齐牢固，有无散页、掉页等情况。（四）档案保密性审查1.检查档案密级标识是否准确，是否按照规定进行保管和利用。2.审查档案查阅、借阅手续是否齐全，是否符合保密规定。3.确保档案在传递、存储过程中不发生泄密事件。四、档案审查流程（一）档案移交1.档案形成部门在档案整理完毕后，填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.将档案连同《档案移交清单》一并移交至档案管理部门。（二）初审1.档案管理部门接收档案后，安排专人进行初审。2.初审人员按照档案审查内容要求，对档案的完整性、准确性和规范性进行初步检查。3.对于初审合格的档案，进入复审环节；对于初审发现问题的档案，填写《档案初审问题清单》，反馈给档案形成部门进行整改。（三）复审1.档案管理部门组织复审小组，对初审合格的档案进行全面审查。2.复审小组由档案管理部门负责人、相关业务专家以及其他熟悉档案管理的人员组成。3.复审人员按照档案审查内容要求，对档案进行深入审查，并填写《档案复审意见书》。（四）终审1.对于复审通过的档案，提交公司/组织分管领导进行终审。2.分管领导根据档案重要性和审查情况，做出最终审查决定。3.终审通过的档案，正式办理归档手续；终审未通过的档案，返回档案形成部门进一步整改。（五）档案归档1.经终审通过的档案，按照档案管理规定进行分类、编号、装订，存入档案库房。2.建立档案目录数据库，实现档案信息的电子化管理，方便查询和利用。五、档案审查结果处理（一）整改通知1.对于档案审查中发现的问题，档案管理部门应及时向档案形成部门发出《档案整改通知书》，明确指出问题所在及整改要求。2.《档案整改通知书》应包括整改内容、整改期限、整改责任人等信息。（二）整改落实1.档案形成部门收到《档案整改通知书》后，应立即组织人员进行整改。2.整改责任人应按照要求认真整改，并在规定期限内将整改情况反馈给档案管理部门。（三）复查1.档案管理部门对档案形成部门的整改情况进行复查。2.复查合格的档案，进入正常归档流程；复查仍不合格的档案，责令继续整改，直至达到审查要求。（四）责任追究1.对于因档案审查工作不力导致档案出现重大问题的部门和个人，按照公司/组织相关规定追究责任。2.责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。六、档案审查工作监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案审查工作监督小组，定期对档案审查工作进行检查和监督。2.监督小组由公司/组织纪检部门、档案管理部门等相关人员组成。3.通过听取汇报、查阅档案、实地检查等方式，对档案审查工作制度执行情况、审查流程规范情况等进行监督。（二）考核指标1.档案审查准确率：考核审查人员对档案审查的准确性，以审查合格档案数量占审查档案总数的比例为指标。2.档案整改完成率：考核档案形成部门对审查问题的整改落实情况，以按时完成整改的档案数量占应整改档案数量的比例为指标。3.档案归档及时率：考核档案管理部门对终审通过档案的归档效率，以按时归档的档案数量占终审通过档案数量的比例为指标。（三）考核方式1.定期考核：每季度对各部门档案审查工作进行一次集中考核，根据考核指标计算得分。2.不定期抽查：档案审查工作监督小组不定期对档案审查工作进行抽查，发现问题及时督促整改，并记录在考核结果中。（四）考核结果应用1.将考核结果与部门和个人绩效挂钩，作为评先评优、奖励处罚的重要依据。2.对于档案审查工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对于考核不达标的部门和个人，进行通报批评，并要求限期整改。七、档案审查工作培训与交流（一）培训计划1.档案管理部门制定年度档案审查工作培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。2.培训内容包括档案法律法规、行业标准、审查流程、审查技巧等方面。（二）培训方式1.内部培训：定期组织内部培训课程，邀请专家或业务骨干进行授课，提高审查人员业务水平。2.在线学习：利用公司/组织内部网络平台，提供档案审查相关的学习资料和视频课程，方便审查人员自主学习。3.实地交流：组织审查人员到档案管理先进单位进行实地参观学习，借鉴先进经验和做法。（三）交流活动1.定期召开档案审查工作经验交流会，分享审查工作中的好经验、好做法，共同探讨解决遇到的问题。2.建立档案审查工作交流群或论坛，方便审查人