政府会计制度会计档案

PAGE政府会计制度会计档案总则制定目的为了加强政府会计制度下会计档案的管理，确保会计档案的真实、完整、有效和安全，提高会计档案的利用价值，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关政府会计制度的规定，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本公司/组织在执行政府会计制度过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，以及其他具有保存价值的会计资料。管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案管理工作有序进行。同时，应注重会计档案的规范化、信息化管理，提高管理效率和质量。会计档案的内容与分类会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。会计账簿涵盖总账、明细账、日记账以及其他辅助性账簿。总账是根据总分类科目开设账户，用来登记全部经济业务，进行总分类核算，提供总括核算资料的分类账簿；明细账是根据明细分类科目设置的，用来对某一类经济业务进行明细核算的账簿；日记账是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；其他辅助性账簿是为满足某些特殊需要而设置，并对总账和明细账起补充说明作用的账簿。财务会计报告包括月度、季度、半年度和年度财务会计报告。月度、季度财务会计报告通常包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表以及相关附表；半年度财务会计报告在月度、季度财务会计报告的基础上，增加一些必要的附注和说明；年度财务会计报告则更为全面，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等内容，是对本公司/组织全年财务状况、经营成果和现金流量的综合反映。其他会计资料如银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。这些资料对于准确反映财务状况、核对账目以及会计档案的管理交接具有重要意义。会计档案的归档归档要求1.会计机构应按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由会计机构临时保管一年，再移交本公司/组织档案管理机构保管；因工作需要确需推迟移交的，应当经本公司/组织档案管理机构同意，但最长不超过三年。临时保管期间，会计机构应当指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。3.移交本公司/组织档案管理机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷的封装；个别需要拆封重新整理的，档案管理机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。归档流程1.会计凭证的归档：按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，整理整齐，加上封面和封底，装订成册，并在装订线上加盖骑缝章。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容。2.会计账簿的归档：在账簿启用表上填写单位名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。年度终了结账时，在各账户的最后一笔余额下加盖“结转下年”戳记，将各账户的余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。整理好的账簿应加具封面，注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数等内容，装订成册。3.财务会计报告的归档：月度、季度财务会计报告应按月、季顺序整理，装订成册，加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章；半年度、年度财务会计报告应在整理齐全后，依次编写页码，加具封面，装订成册，加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章，以及注册会计师及其所在的会计师事务所出具的审计报告（年度财务会计报告需提供）。封面应注明单位名称、年度、月份（季度、半年度）、财务会计报告名称、册数、起讫日期、起讫页码等内容。4.其他会计资料的归档：银行存款余额调节表、银行对账单应按月或按季整理，装订成册；纳税申报表应按所属时期分类整理，装订成册；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册应按照规定格式填写，一式多份，分别由相关部门保存。会计档案的保管保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。具体保管期限如下：1.永久保管的会计档案：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书。2.保管期限为30年的会计档案：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册。3.保管期限为10年的会计档案：月度、季度、半年度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。保管要求1.指定专人负责会计档案保管工作，确保会计档案存放有序，便于查阅。2.配备必要的保管设施和设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，保证会计档案的安全与完整。3.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息，便于对会计档案进行管理和查询。4.定期对会计档案进行检查和盘点，如发现会计档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。会计档案的查阅与借阅查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换会计凭证。2.外单位人员因特殊原因需要查阅本公司/组织会计档案时，应持有单位介绍信，经本公司/组织负责人批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应严格按照规定提供查阅范围，并进行登记。查阅人员需在指定地点查阅，不得将会计档案携带外出。借阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅会计档案时，应填写《会计档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。2.外单位人员原则上不得借阅本公司/组织会计档案，如因审计、司法等工作需要确需借阅的，应持有单位介绍信和相关证明文件，经本公司/组织负责人批准后，方可借阅。借阅期限按照相关规定执行，借阅期间应妥善保管会计档案，不得转借他人，并按时归还。3.借阅人员应妥善保管所借阅的会计档案，不得擅自转借、复印、摘录、传播会计档案内容。如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理机构，并承担相应责任。会计档案的数据化管理数据化要求1.逐步推进会计档案的数据化管理，将纸质会计档案进行扫描或拍照，形成电子会计档案。电子会计档案应与纸质会计档案具有同等效力，并按照相关规定进行存储和管理。2.电子会计档案应采用符合国家规定的存储格式和存储介质，确保数据的安全性和完整性。同时，应建立电子会计档案的备份制度，定期对电子会计档案进行备份，防止数据丢失。数据化流程1.确定数据化范围：根据会计档案的归档要求和保管期限，确定需要进行数据化处理的会计档案范围。2.数据采集：采用专业的扫描设备或拍照设备，对纸质会计档案进行扫描或拍照，确保图像清晰、完整。扫描分辨率应符合相关标准要求，一般不低于[X]dpi。3.图像处理：对采集到的图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。同时，对图像进行分类、编号、标注等操作，便于后续管理和查询。数据存储：将处理后的电子会计档案按照规定的存储格式和存储介质进行存储。存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的安全性。可采用磁盘阵列、磁带库、光盘库等存储设备进行存储，并建立异地灾备中心，以应对可能出现的数据灾难。数据索引与检索：建立电子会计档案的索引数据库，对电子会计档案的文件名、文件类型、存储位置、所属年度、保管期限等信息进行记录，以便快速检索和查询。可采用数据库管理系统（如Oracle、SQLServer等）进行索引数据库的建设，并开发相应的检索软件，方便用户通过关键词、日期范围、档案类型等条件进行检索。数据安全管理：加强电子会计档案的数据安全管理，设置不同级别的访问权限，对电子会计档案的访问进行严格控制。采用加密技术对电子会计档案进行加密存储和传输，防止数据泄露。定期进行数据安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。会计档案的销毁销毁条件1.保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。销毁程序1.由本公司/组织档案管理机构会同会计机构提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在《会计档案销毁清册》上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案管理机构和会计机构共同派员