档案规范管理制度

PAGE档案规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司在各个工作环节中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化和标准化。3.建立健全公司档案管理体系，配备必要的档案管理人员和设施设备，保障档案管理工作的正常开展。4.定期对档案进行鉴定、统计和清查，做好档案的保管、保护和安全保密工作，防止档案损坏、丢失和泄密。5.负责档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定为公司各部门及员工提供档案服务，确保档案的合理利用。6.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类档案的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理工作的日常事务，配合综合管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。4.根据工作需要，及时向综合管理部门提出档案查阅、借阅申请，按照规定使用档案，并按时归还。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，财务报表、账簿，审计报告、审计资料，税务申报、缴纳记录等。3.市场营销类：包括市场调研报告、分析报告，营销策划方案、活动方案，客户资料、销售合同，广告宣传资料等。4.生产管理类：包括生产计划、调度记录，生产工艺文件、操作规程，质量检验报告、记录，设备维护保养记录、档案等。5.技术研发类：包括研发项目立项报告、可行性研究报告，技术方案、设计图纸，实验数据、研究成果，专利申请文件、技术合同等。6.物资采购类：包括采购计划、订单，供应商资料、采购合同，物资验收记录、库存台账等。7.质量管理类：包括质量方针、目标，质量体系文件、认证资料，质量检验标准、规范，质量事故处理记录等。8.安全环保类：包括安全管理制度、操作规程，安全检查记录、隐患排查治理台账，环保监测报告、环境管理文件等。9.法务合规类：包括法律事务文件、合同审查记录，合规管理制度、风险评估报告，诉讼案件资料、仲裁文件等。10.其他类：不属于上述九大类的其他档案，如荣誉证书、资质证书、重要文件的备份等。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式编制，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”代表2023年。2.类别代码：根据档案分类，每大类赋予一个两位数字代码，具体如下：行政管理类：01财务审计类：02市场营销类：03生产管理类：04技术研发类：05物资采购类：06质量管理类：07安全环保类：08法务合规类：09其他类：103.流水号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，2023年行政管理类的第5份档案编号为：23010005。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循全面性、真实性和系统性的原则，对具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等，均应进行收集。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责收集，并在活动结束后及时整理归档。（二）整理方法1.档案整理应按照档案分类方案进行分类，将同一类别的档案材料集中在一起。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案材料中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照档案装订要求，将档案材料左侧对齐，采用线装或胶装的方式进行装订，确保装订牢固、整齐美观。5.对于电子文件，应按照电子档案管理的相关规定进行整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整，并与纸质档案建立对应关系。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫防霉设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应设置专门的办公区域，供档案管理人员进行档案整理、查阅、借阅等工作，办公区域应与档案库房相对独立，避免无关人员进入档案库房。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行排列存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用档案柜或货架进行存放，不同保管期限的档案应分开存放，并在档案柜或货架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的地点，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案存储目录，便于查找和管理。4.对声像档案应按照载体类型进行分类存放，如照片、底片、录音带、录像带等，并建立相应的目录清单，注明档案的内容、日期、来源等信息。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。主要包括公司章程、制度、规定，重要会议纪要、决议，重大项目立项报告、可行性研究报告，财务审计报告、重要合同等。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为16年至50年。主要包括一般性会议纪要、决议，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，行政公文、函件，财务报表、账簿，市场调研报告、分析报告，生产工艺文件、操作规程，质量检验报告、记录，设备维护保养记录、档案等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限为5年至15年。主要包括一般性的文件材料备份，临时性的工作计划、总结，短期的财务报表、账簿，一般性的市场宣传资料，临时性的生产调度记录等。（四）档案鉴定1.综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案鉴定工作应由综合管理部门牵头，组织相关部门的负责人和档案管理人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的保管期限和销毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制销毁清单，经公司分管领导批准后，由综合管理部门指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表的内容，对查阅申请进行审核，确定是否符合查阅条件。对于符合条件的申请，应提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案应在综合管理部门指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅机密档案、重要档案时，应严格遵守保密规定，查阅人员不得泄露档案内容。如需摘抄、复印或摘录档案内容，应经公司分管领导批准。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表的内容，对借阅申请进行审核，确定是否符合借阅条件。对于符合条件的申请，应提供相应的档案，并在档案借阅登记簿上记录借阅时间、借阅人、借阅内容、预计归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向综合管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前向综合管理部门提出申请，经批准后方可延期。逾期未归还的，综合管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅或借阅的目的、内容、时间等信息，并提供单位介绍信或相关证明材料。2.公司综合管理部门应根据外单位的申请，进行审核，并报公司分管领导批准。经批准后，外单位查阅或借阅档案应按照公司内部人员查阅或借阅的规定办理手续。3.外单位查阅或借阅档案时，公司应指定专人陪同，查阅或借阅人员不得擅自将档案带出公司。如需复印或摘录档案内容，应经公司综合管理部门同意，并按照规定进行登记。4.外单位查阅或借阅机密档案、重要档案时，应严格遵守保密规定，查阅或借阅人员不得泄露档案内容。如需摘抄、复印或摘录档案内容，应经公司分管领导批准，并签订保密协议。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，为公司档案管理决策提供依据。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅人次、借阅人次、利用效果等。统计报表应准确、及时、完整，并按照规定报送公司领导和相关部门。3.档案管理人员应认真做好档案统计数据的收集、整理和分析工作，对统计数据进行审核和核对，确保统计数据的真实性和可靠性。（二）移交工作1.公司各部门应在每年年底前，将本部门当年形成的档案整理完毕，并移交综合管理部门。移交时，应填写《档案移交清单》，注明档案的类别、数量、年度等信息，双方签字确认。2.综合管理部门档案管理人员应认真核对移交清单上的档案信息，对不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行整改。3.档案移交后，综合管理部门应按照档案管理的要求，对档案进行整理、分类、编号、装订等工作，并妥善保管。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司各部门及员工提供便捷的档案查阅和利用服务，促进公司各项工作的开展。3.加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全和保密，防止档案信息泄露和被非法篡改。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。数字化扫描应按照档案整理的要求进行，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、分类、编号、编目、存储、检索、利用、统计、鉴定、销毁等全过程的信息化管理。档案管理信息系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全和保密。3.电子档案管理：建立电子档案管理制度，规范电子档案的形成、收集、整理、存储、利用、保管等环节的管理。电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，确保电子档案的元数据完整、准确，并与纸质档案建立对应关系。同时，应定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，明确档案信息化安全管理的责任和要求，加强对档案管理信息系统的安全防护。2.对档案管理信息系统的