高中档案销毁制度

PAGE高中档案销毁制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案信息的安全与完整，规范高中档案销毁工作流程，依据国家相关法律法规及教育行业档案管理标准，特制定本制度。本制度旨在明确档案销毁的范围、程序、责任等，保障学校档案管理工作的科学性、规范性和严肃性，防止重要档案信息的不当流失或泄露。（二）适用范围本制度适用于本校高中阶段各年级、各部门形成的各类档案，包括但不限于教学档案、学生档案、行政档案、财务档案、后勤档案等。涵盖纸质档案、电子档案等多种载体形式。（三）基本原则1.合法性原则：档案销毁工作必须严格遵守国家法律法规，确保销毁行为合法合规，不得损害国家利益、学校利益和师生权益。2.保密性原则：在档案销毁过程中，要严格保护档案信息的保密性，防止档案内容泄露。对涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的档案，要采取特殊的保密措施。3.准确性原则：准确界定需要销毁的档案范围，避免误销重要档案。对档案的鉴定和销毁过程要进行详细记录，确保销毁工作的准确性和可追溯性。4.审批原则：档案销毁需经过严格的审批程序，未经批准不得擅自销毁档案。审批过程要明确各级责任，确保审批意见的严肃性和权威性。二、档案销毁范围（一）已过保管期限且无继续保存价值的档案1.依据国家档案保管期限规定及学校档案管理实际情况，确定各类档案的保管期限。对于已达到保管期限的档案，经鉴定确无继续保存必要的，可列入销毁范围。2.例如，高中毕业生的学籍档案，在学生毕业[X]年后，如无特殊情况（如涉及学历认证、司法调查等），可考虑销毁。教学计划、教案等档案，超过[X]年且已不再具有参考价值的，也可纳入销毁范围。（二）重复、无效或错误的档案1.因工作失误或其他原因形成的重复档案，如多份内容完全相同的文件、报表等，可予以销毁。2.经核实确属无效的档案，如已被新的文件替代且原文件不再具有效力的，以及存在严重错误且无法修正的档案，应进行销毁处理。3.例如，在招生工作中，因信息录入错误导致的错误录取名单档案，在确认错误并重新生成正确档案后，原错误档案应销毁。（三）根据学校发展需要，经认定无需保存的档案1.随着学校教育教学改革、管理模式调整等发展变化，某些特定时期形成的档案可能不再具有现实意义。学校可组织相关部门和人员进行综合评估，认定无需保存的档案，可进行销毁。2.例如，学校原有的某项临时性活动档案，活动结束后经过一段时间的观察，发现对学校后续发展无明显价值，且未涉及重要历史记录等，经评估后可予以销毁。（四）其他特殊情况需销毁的档案1.因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致档案损坏且无法修复，或档案载体严重老化、变质，已无法正常读取信息的，可进行销毁。2.对于涉及违反法律法规、学校规章制度等问题的档案，在相关问题处理完毕后，经学校研究决定，可依法依规进行销毁。三、档案销毁鉴定（一）鉴定组织成立档案销毁鉴定小组，成员包括学校档案管理部门负责人、各相关业务部门负责人、档案管理人员以及学校纪检监察部门人员等（具体人员构成可根据学校实际情况调整）。鉴定小组负责对拟销毁档案进行全面、细致的鉴定工作。（二）鉴定流程1.初步筛选：档案管理部门定期对库存档案进行清查，按照档案保管期限、类别等进行分类整理，初步筛选出可能需要销毁的档案清单。2.详细审查：鉴定小组对初步筛选出的档案进行逐一审查，查阅档案内容，结合学校实际情况和档案管理要求，判断档案是否符合销毁条件。审查过程中，要充分考虑档案的历史价值、现实用途、潜在影响等因素。3.集体讨论：鉴定小组召开专门会议，对审查结果进行集体讨论。各成员发表意见，对每一份档案是否销毁进行表决。表决结果需形成书面记录，由参会人员签字确认。4.结果公示：对于拟销毁的档案清单及鉴定结果，在学校内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，接受全校师生的监督，如有异议，可向档案管理部门或鉴定小组提出，鉴定小组应及时进行复核和解释。（三）鉴定标准1.法律标准：档案内容是否涉及违反法律法规，是否存在法律纠纷隐患等。对于涉及法律问题或可能引发法律风险的档案，应谨慎鉴定，确保销毁工作合法合规。2.学校发展标准：档案对学校当前及未来发展是否具有参考价值、借鉴意义或历史记录价值。如对学校教学改革、学科建设、师资培养等方面具有重要参考作用的档案，应予以保留；对学校发展无直接关联或已失去作用的档案，可考虑销毁。3.保密性标准：档案是否包含个人隐私、学校机密等敏感信息。对于涉及敏感信息的档案，在鉴定销毁时要采取严格的保密措施，防止信息泄露。四、档案销毁程序（一）销毁申请1.档案管理部门根据鉴定小组的鉴定结果，填写《高中档案销毁申请表》，详细注明拟销毁档案的名称、数量、类别、形成时间、保管期限、销毁原因等信息。2.将申请表提交至学校分管领导审批，分管领导应对申请表内容进行认真审核，签署审批意见。（二）审批1.学校分管领导审批通过后，申请表提交至学校校长办公会审议。校长办公会成员对档案销毁事项进行全面讨论，综合考虑学校整体利益、档案管理规定等因素，做出最终审批决定。2.校长办公会审批通过后，申请表返回档案管理部门，作为档案销毁工作的正式依据。（三）销毁实施1.档案管理部门根据审批意见，组织实施档案销毁工作。对于纸质档案，应选择具有资质的档案销毁服务机构进行销毁。销毁服务机构应具备专业的销毁设备和技术，能够确保档案被彻底销毁，无法恢复信息。2.在销毁现场，档案管理部门应安排专人负责监督，确保销毁过程符合规定要求。销毁完成后，监督人员应在销毁服务机构提供的销毁记录上签字确认。3.对于电子档案，应采用专业的数据清除软件对存储介质进行多次覆盖擦除处理，确保数据无法恢复。处理完成后，对存储介质进行物理销毁，如粉碎硬盘、格式化存储设备等。电子档案销毁过程也应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、操作人员、处理方式等。（四）销毁记录1.档案管理部门应建立完善的档案销毁记录档案，将每次档案销毁的相关信息进行详细记录，包括销毁申请表、审批文件、销毁服务合同、销毁记录（纸质档案和电子档案）等。2.销毁记录档案应妥善保管，保管期限与学校档案保管期限一致，以备后续查阅和审计。五、档案销毁监督与责任追究（一）监督机制1.学校纪检监察部门负责对档案销毁工作进行全程监督，确保销毁工作严格按照制度规定执行，防止出现违规操作、泄露信息等问题。2.定期对档案销毁工作进行检查，检查内容包括销毁程序的执行情况、销毁记录的完整性、销毁服务机构的资质及服务质量等。发现问题及时督促整改，对违规行为严肃处理。（二）责任追究1.对于在档案销毁过程中违反本制度规定的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。2.如因工作失误导致重要档案被误销，或因违规操作造成档案信息泄露，给学校或师生造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法依规追究其法律责任。3.对在档案销毁鉴定工作中存在故意隐瞒、弄虚作假等行为的鉴定小组成员，取消其鉴定资格，并给予相应的纪律处分。六、附则（一）解释权本制度由学校档案