高校科技档案管理制度

PAGE高校科技档案管理制度一、总则（一）目的为加强高校科技档案管理，有效保护和利用科技档案资源，服务学校教学、科研和社会发展，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在教学、科研、学科建设、社会服务等活动中形成的具有保存价值的科技档案，包括纸质档案、电子档案及其他载体形式的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则高校科技档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.全程管理原则对科技档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行有效管理，实现档案工作与科研工作的紧密结合。3.安全保密原则确保科技档案的安全，防止档案信息泄露，严格执行国家保密制度，保障国家和学校的利益。二、管理体制与职责（一）管理体制学校设立档案管理部门，负责全校科技档案的统筹管理。各学院、科研机构及相关部门设立兼职档案员，负责本部门科技档案的收集、整理和初步归档工作，接受学校档案管理部门的业务指导和监督。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校科技档案管理制度并组织实施。2.负责全校科技档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。3.指导各部门科技档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.参与学校重大科研项目和重要活动的档案管理工作，确保档案的完整与准确。5.推进科技档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。（三）兼职档案员职责1.负责本部门科技档案的日常收集、整理和积累工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交学校档案管理部门归档。3.协助学校档案管理部门开展档案的清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理情况。4.宣传档案工作的重要性，提高本部门人员的档案意识。三、科技档案的形成与收集（一）形成要求1.科研项目负责人、课题组成员及相关工作人员应将科技活动中形成的各类文件材料及时归档，确保档案的真实性和原始性。2.科技文件材料应字迹清晰、图表准确、签署完备，采用耐久性强的书写材料和载体。（二）收集范围1.科研项目立项阶段：项目申请书、可行性研究报告、任务书、开题报告等。2.研究实验阶段：实验方案、实验记录、测试报告、调研资料、数据处理结果等。3.成果总结阶段：研究报告、学术论文、专著、知识产权申报材料（专利、软件著作权等）、成果鉴定材料、奖励申报材料等。4.科研管理活动中形成的文件材料，如科研计划、科研经费管理文件、科研项目验收文件等。（三）收集时间1.科研项目在研究过程中，形成的阶段性成果文件材料应及时收集归档。2.科研项目完成后，项目负责人应在规定时间内将全部档案材料整理齐全，移交学校档案管理部门归档。四、科技档案的整理（一）整理原则遵循科技档案的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按科研项目分类以科研项目为单元，将项目研究过程中形成的各类文件材料进行集中整理。一个科研项目的档案作为一个独立的保管单位，按照项目研究阶段和文件材料的性质进行分类。2.按学科分类在按科研项目分类的基础上，可根据学校的学科设置，进一步对科技档案进行二级分类，便于从学科角度进行检索和利用。（三）编号规则为便于管理和检索，对科技档案进行编号。编号应具有唯一性，能够准确反映档案的类别、项目名称、年度等信息。编号格式可采用“学科代码项目编号年度顺序号”，例如：“08092019012020001”，其中“0809”为学科代码，“201901”为项目编号，“2020”为年度，“001”为顺序号。（四）装订与编目1.对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。2.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查找和利用。五、科技档案的归档（一）归档要求1.兼职档案员应按照整理要求，将本部门的科技档案进行系统整理，编制移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交学校档案管理部门。2.档案移交时，应确保档案材料齐全、完整，整理规范，编号准确，目录清晰。（二）归档时间1.科研项目完成后，一般应在三个月内完成归档工作。2.对于重大科研项目或有特殊要求的项目，应根据实际情况及时归档。（三）归档程序1.兼职档案员向学校档案管理部门提交档案移交清单。2.学校档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，如发现问题，及时通知兼职档案员补充或更正。3.经核对无误后，双方在移交清单上签字确认，完成档案归档手续。六、科技档案的保管（一）保管场所1.学校档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应安装必要的安全设施，如消防设备、监控设备、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列有序，并建立相应的索引标识，便于查找。2.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，进行备份，并按照电子文件管理要求进行分类存储和管理。同时，定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.对重要的科技档案，可采用异地备份的方式，以防止自然灾害、意外事故等造成档案损失。（三）档案保管期限1.科技档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、科学价值或涉及国家机密的档案；长期保管的档案一般为在较长时间内对学校教学、科研和管理工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案为在较短时间内有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。3.档案保管期限的划分应根据国家有关规定和学校实际情况，由档案管理部门会同相关业务部门共同确定。（四）档案清查与统计1.定期对科技档案进行清查，每年至少一次，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案动态信息，并向上级主管部门报送相关统计报表。七、科技档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格按照国家法律法规和学校相关规定提供档案利用服务，确保档案利用工作合法合规。2.方便快捷原则优化档案利用流程，提高服务效率,为利用者提供便捷的服务。3.安全保密原则在提供档案利用服务过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关科技档案。2.校外单位因工作需要，经学校批准，可查阅、借阅本校科技档案，但涉及国家机密和知识产权保护的档案，应严格按照国家有关规定办理审批手续。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅室查阅科技档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。查阅时，利用者应遵守查阅室的管理制度，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅因特殊情况需要借阅科技档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，并按照学校规定的审批权限报相关领导审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（四）利用登记档案管理部门应对科技档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计分析。八、科技档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和学校档案保管期限规定为依据，对科技档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的形成背景、历史价值、现实利用价值以及保存状况等方面进行综合分析判断。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门和专家组成的档案鉴定小组，负责对科技档案进行鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，文件材料的内容是否准确反映科技活动的真实情况。2.档案的保管期限，根据档案的重要性、历史价值和现实利用价值，重新审定档案的保管期限。3.档案的密级，对涉及国家机密和学校敏感信息的档案，重新确定其密级。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制销毁清单，清单应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.销毁清单经档案管理