档案外包公司制度

PAGE档案外包公司制度一、总则（一）目的为规范本档案外包公司的运营管理，确保档案管理工作的高效、准确、安全，保护客户档案信息的机密性和完整性，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及与公司签订档案外包服务合同的所有客户。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案外包业务。2.保密性原则：对客户档案信息予以严格保密，防止信息泄露。3.准确性原则：确保档案整理、存储、检索等工作的准确性，保证档案信息真实可靠。4.高效性原则：优化业务流程，提高工作效率，为客户提供优质服务。二、档案管理流程（一）档案接收1.与客户签订档案外包服务合同后，明确档案交接的时间、地点、方式等细节。2.安排专人负责接收客户档案，接收时需对档案的数量、种类、完整性等进行详细清点和核对，并填写档案接收清单，双方签字确认。3.对于接收的电子档案，要确保其格式正确、数据完整，同时进行备份存储。（二）档案整理1.根据档案的性质、来源、时间等因素进行分类整理，制定科学合理的分类方案。2.对纸质档案进行编号、编目、装订等处理，确保档案整齐有序，便于查找和管理。3.对于电子档案，建立规范的命名规则和存储路径，进行元数据录入，提高检索效率。（三）档案存储1.设立专门的档案存储场所，确保存储环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.按照档案类别和保管期限，对档案进行分区存放，并建立清晰的标识。3.定期对存储的档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案损坏、丢失等问题。（四）档案检索1.建立完善的档案检索系统，提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索。2.确保检索系统的准确性和及时性，能够快速准确地定位所需档案信息。3.对检索结果进行记录和跟踪，方便后续查询和使用。（五）档案利用1.严格按照客户需求和相关规定提供档案查阅、借阅等服务，办理相应的手续。2.在档案利用过程中，对查阅、借阅的档案进行登记，记录利用时间、利用人、利用目的等信息。3.利用结束后，及时收回档案，并检查档案的完整性和安全性。（六）档案归还与销毁1.档案服务结束后，按照合同约定及时将档案归还给客户，并办理归还手续。2.对于客户不再需要的档案，根据客户要求和相关法律法规进行销毁处理，销毁过程要进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。三、人员管理（一）人员招聘1.根据公司业务需求，制定合理的人员招聘计划，明确招聘岗位、职责、任职要求等。2.通过多种渠道发布招聘信息，吸引具备档案管理专业知识和技能的人员应聘。3.对应聘人员进行严格的面试、笔试、背景调查等环节，确保录用人员符合公司要求。（二）人员培训1.为新员工提供入职培训，使其了解公司基本情况、规章制度、业务流程等。2.定期组织档案管理专业知识和技能培训，提高员工的业务水平和综合素质。3.鼓励员工参加外部培训和学习交流活动，不断更新知识结构，提升工作能力。（三）人员考核1.建立科学合理的人员考核制度，对员工的工作业绩、工作态度、专业技能等进行全面考核。2.考核周期分为月度、季度和年度，考核结果与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。3.对考核不合格的员工，进行相应的培训和辅导，如仍不能胜任工作，按照公司规定进行处理。（四）人员保密管理1.与员工签订保密协议，明确员工在档案管理工作中的保密义务和责任。2.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规导致客户档案信息泄露。3.对涉及客户档案信息的工作区域进行严格管理，限制无关人员进入。四、保密制度（一）保密范围1.客户的档案信息，包括但不限于文件内容、数据、图表、名单等。2.公司在业务开展过程中知悉的商业秘密、技术秘密等。3.公司内部的管理信息、运营数据等。（二）保密措施1.物理隔离措施：对档案存储场所、办公区域等进行合理规划，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.技术防护措施：采用加密存储、访问控制、数据备份等技术手段，保障档案信息安全。3.人员管理措施：加强对员工的保密教育和培训，签订保密协议，明确保密责任，对违反保密规定的行为进行严肃处理。（三）保密协议1.与客户签订保密协议，明确公司在档案外包服务过程中的保密义务和违约责任。2.在与员工签订的劳动合同或聘用协议中，明确保密条款，约定员工的保密责任和义务。3.保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。（四）保密监督与检查1.设立专门的保密管理岗位或人员，负责对公司保密制度的执行情况进行监督和检查。2.定期对档案管理工作进行保密检查，发现问题及时整改，确保保密制度的有效执行。对违反保密制度的行为进行调查和处理，追究相关人员的责任。五、安全制度（一）安全管理目标确保档案信息的安全存储和传输，防止因自然灾害、人为破坏、技术故障等原因导致档案信息丢失、损坏或泄露。（二）安全管理措施1.设施安全：档案存储场所应具备完善的防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期进行检查和维护。2.网络安全：加强对公司网络系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。3.数据安全：对档案数据进行定期备份，备份数据存储在不同的物理位置，确保数据的可恢复性。4.人员安全：加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识，规范员工的操作行为，防止因操作失误导致安全事故。（三）安全应急预案1.制定安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络故障、数据丢失等安全事故时的应急处理流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高公司应对安全事故的能力和效率。3.安全事故发生后，应及时采取措施进行处理，减少损失，并向上级主管部门和客户报告。六、质量控制制度（一）质量目标确保档案管理工作的质量符合国家相关法律法规和行业标准，满足客户需求。（二）质量控制标准1.档案整理标准：按照国家档案整理规范，对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案整理的规范性和准确性。2.档案存储标准：档案存储环境应符合安全、整洁、通风等要求，档案存放应有序、便于查找。3.档案检索标准：检索系统应准确、快速，能够满足客户对档案信息的检索需求。4.档案利用标准：提供档案利用服务时，应严格按照规定办理手续，确保档案的安全和完整。（三）质量控制措施1.建立质量检查制度，定期对档案管理工作进行质量检查，发现问题及时整改。2.加强对员工的质量培训，提高员工的质量意识和业务水平。3.引入客户反馈机制，及时了解客户对档案管理工作质量的意见和建议，不断改进服务质量。（四）质量考核与奖惩1.将质量控制指标纳入员工考核体系，并与员工的薪酬、晋升、奖励等挂钩。2.对在质量控制工作中表现突出的员工进行表彰和奖励，对质量不达标的员工进行批评和处罚。七、财务管理制度（一）财务预算1.根据公司业务发展规划和年度经营目标，编制年度财务预算，包括收入预算、成本预算、费用预算等。2.财务预算应经公司管理层审核批准后执行，并定期进行预算执行情况的分析和评估。（二）收入管理1.按照与客户签订的档案外包服务合同，及时、足额收取服务费用。2.对收入进行分类核算，确保收入数据的准确性和完整性。（三）成本管理1.加强对档案管理业务成本的控制，包括人员工资、设备采购、场地租赁等成本支出。2.建立成本核算制度，定期对成本进行核算和分析，优化成本结构，降低运营成本。（四）费用管理1.制定费用报销制度，明确费用报销的范围、标准、流程等。2.严格控制费用支出，对各项费用进行审核和审批，确保费用支出的合理性和合规性。（五）财务审计1.定期聘请专业审计机构对公司财务状况进行审计，确保财务报表的真实性和合法性。2.配合审计机构开展审计工作，提供必要的资料和信息，对审计发现的问题及时进行整改。八、合同管理制度（一）合同签订1.公司对外签订档案外包服务合同，应遵循合法、公平、平等、自愿、诚信等原则。2.合同签订前，由业务部门对合同条款进行审核，确保合同内容符合公司利益和业务要求。3.合同经公司法定代表人或授权代表签字盖章后生效，并及时归档保存。（二）合同履行1.合同签订后，各相关部门应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。2.建立合同履行跟踪机制，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.如因客观情况变化需要变更或解除合同，应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。2.合同变更或解除后，应及时对相关档案和资料进行清理和归档。（四）合同纠纷处理