学校档案工作责任制度

PAGE学校档案工作责任制度一、总则（一）目的为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关档案工作的法律法规和行业标准，结合学校实际情况，制定本责任制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工在档案工作中的职责与行为规范。（三）档案工作原则学校档案工作遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。档案管理部门配备专业的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度和业务规范。2.负责学校各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管全校各部门形成的档案资料，确保档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。4.组织档案鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理，确保档案的质量和价值。5.负责档案的统计工作，及时准确地掌握档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供参考依据。7.对全校各部门的档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案工作培训，提高档案工作人员的业务素质。（三）各部门档案工作小组学校各部门应成立档案工作小组，并指定专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作。档案工作小组职责如下：1.负责本部门档案的日常收集、整理和保管工作，确保档案的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，定期将本部门的档案整理后移交学校档案管理部门。3.协助学校档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案资料。4.接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加档案工作培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围学校档案收集范围包括学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。具体包括：1.党群工作类：学校党组织、工会、共青团等组织形成的文件材料。2.行政管理类：学校行政机构形成的文件材料，如学校规划、工作计划、工作总结、会议纪要、规章制度等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、学生成绩、教学评估等文件材料。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、毕业生档案等。5.科研管理类：科研项目申报、立项、研究成果、学术论文等文件材料。6.财务管理类：财务预算、决算、会计凭证、报表等文件材料。7.后勤管理类：校园建设、物资采购、维修记录等文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围和要求，及时收集本部门形成的文件材料，确保档案的齐全、完整。2.对重要活动、重大事件形成的文件材料，应实行现场收集，确保文件材料的真实性和原始性。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、编号、编目、装订等环节。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作、行政管理、教学管理、学生管理、科研管理、财务管理、后勤管理等类别。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所学校档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，以满足档案保管的需要。（三）档案上架档案整理完毕后，应及时上架保管。上架时应按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌，对学校有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。（五）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值标准，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法鉴定小组应根据档案的保管期限、内容、价值等因素，对档案进行逐卷审查，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报学校主管领导批准后予以销毁。（四）销毁程序档案销毁应严格按照规定程序进行。销毁前，应将拟销毁档案在学校内部公示一定期限，无异议后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案的统计（一）统计内容档案统计内容包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等。（二）统计方法档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案进行统计，并将统计结果上报学校主管领导。统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报统计数据。（三）统计分析档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，了解档案工作的现状和发展趋势，为档案工作决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确利用和安全。（二）利用范围学校档案利用范围包括学校内部各部门、教职员工以及校外单位和个人因教学、科研、管理、查考等需要查阅、借阅档案。（三）利用手续1.校内人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.校外单位和个人查阅、借阅档案，应持有单位介绍信或个人有效证件，填写档案利用申请表，经学校主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。（四）利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应限期归还，不得转借他人；复制档案应经档案管理部门同意，并按照规定收取复制费用。（五）利用监督档案管理部门应加强对档案利用的监督，对利用档案的情况进行登记，发现问题及时处理。对违反档案利用规定的行为，应依法依规追究责任。八、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守学校档案工作规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等，确保档案工作的正常开展。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质，掌握档案管理的新技术、新方法。4.严格遵守档案保密制度，确保档案信息的安全，不得泄露档案机密。5.协助学校各部门做好档案工作，提供业务指导和咨询服务。6.完成学校领导和档案管理部门交办的其他档案工作任务。（二）各部门档案工作人员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，确保档案的齐全、完整。2.按照学校档案管理部门的要求，及时将本部门的档案整理后移交学校档案管理部门。3.协助学校档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案资料。4.接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加档案工作培训。九、档案工作考核与奖惩（一）考核内容学校对各部门档案工作进行年度考核。考核内容包括档案工作组织建设、制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管状况、档案利用效果等方面。（二）考核方式考核采用自评与互评相结合的方式进行。各部门应在每年年底对本部门档案工作进行自评，并将自评报告报学校档案管理部门。学校档案管理部门组织相关人员对各部门档案工作进行互评，综合评定各部门档案工作成绩。（三）奖励措施对档案工作成绩突出的部门和个人，学校给予表彰和奖励。奖励方式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升等。