事业单位档案归档制度

PAGE事业单位档案归档制度一、总则（一）目的为加强事业单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本事业单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则。归档的档案应真实反映本单位各项工作活动的实际情况，内容准确无误。3.完整系统原则。档案应保持其形成过程的原始性和完整性，按照一定的逻辑关系进行分类整理，形成系统的档案体系。4.便于利用原则。档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案的使用价值。二、档案归档范围（一）文书档案1.上级机关文件。包括上级机关发来的各类公文、指示、通知等。2.本单位文件。本单位制发的各类文件，如决定、决议、通知、报告、请示、批复等。3.会议文件。本单位召开的各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.人事档案。本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利等方面的文件材料。5.财务档案。本单位的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等文件材料。6.基建档案。本单位基本建设项目从立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目审批文件、设计图纸、施工文件、监理文件、竣工验收文件等。7.设备档案。本单位购置的各类设备的随机文件、安装调试文件、运行维护文件等。（二）科技档案1.科研项目档案。本单位承担的科研项目从立项到结题全过程形成的文件材料，如项目申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定文件等。2.产品档案。本单位生产的产品的设计图纸、工艺文件、质量检验文件、产品说明书等。3.技术合同档案。本单位签订的技术合同的文本、审批文件、履行情况记录等。（三）会计档案1.会计凭证。包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账等。3.财务会计报告。包括月度、季度、年度财务会计报告。4.其他会计资料。如银行对账单、税务申报表、审计报告等。（四）声像档案1.照片档案。本单位在工作活动中形成的具有保存价值的照片，包括工作照片、会议照片、活动照片等。2.录音档案。本单位在工作活动中形成的具有保存价值的录音资料，如会议录音、讲座录音等。3.录像档案。本单位在工作活动中形成的具有保存价值的录像资料，如工作录像、活动录像等。（五）电子档案1.办公自动化系统产生的电子文件。如电子公文、电子报表、电子合同等。2.业务系统产生的电子数据。如科研项目管理系统、财务管理系统、人事管理系统等产生的数据。3.其他电子文件。如电子邮件、电子文档等。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。3.对于重要的文件材料，应收集其相关的背景资料、补充材料等，以保证档案的完整性。（二）文件材料的整理1.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案应按照项目、专业、阶段进行分类整理，编制项目档案目录。3.会计档案应按照会计年度、保管期限进行分类整理，编制会计档案目录。4.声像档案应按照载体、内容进行分类整理，编制声像档案目录。5.电子档案应按照文件类型、时间、来源等进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行备份。（三）文件材料的装订1.文书档案应采用A4纸规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.科技档案、会计档案、声像档案等应根据其特点进行适当装订或装盒。（四）文件材料的编目1.归档文件应编制归档文件目录，目录应包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。2.项目档案应编制项目档案目录，目录应包括序号、项目名称、文件编号、文件题名、日期、保管期限等项目。3.会计档案应编制会计档案目录，目录应包括序号、档案名称、保管期限、起止日期、卷号、册数等项目。4.声像档案应编制声像档案目录，目录应包括序号、题名、日期、载体形式、保管期限等项目。（五）文件材料的装盒1.文书档案应装入档案盒，档案盒应采用无酸纸制作，盒脊应填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。2.科技档案、会计档案、声像档案等应根据其特点装入相应的档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标注相关信息。四、档案归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。（二）科技档案1.科研项目档案应在项目结题后三个月内完成归档工作。2.产品档案应在产品定型后及时归档。3.技术合同档案应在合同履行完毕后及时归档。（三）会计档案1.会计凭证应在年度终了后一个月内装订成册，并移交综合档案室保管。2.会计账簿、财务会计报告等应在年度终了后三个月内整理归档。（四）声像档案1.照片档案应在拍摄后及时冲洗、整理，并在一个月内归档。2.录音档案、录像档案应在录制后及时整理，并在三个月内归档。（五）电子档案1.办公自动化系统产生的电子文件应在办理完毕后及时归档。2.业务系统产生的电子数据应在系统数据更新后及时备份归档。五、档案保管期限（一）文书档案1.永久保管的档案：本单位制定的重要规章制度、年度总结、长远规划、机构演变、人事任免等文件材料。2.定期保管的档案：定期保管期限分为30年和10年。具体划分如下：30年保管的档案：本单位的一般性文件材料、会议文件、业务文件等。10年保管的档案：本单位的短期文件材料、临时性文件等。（二）科技档案1.永久保管的档案：本单位承担的重大科研项目、重点建设项目等形成的具有重要历史价值和科学价值的文件材料。2.定期保管的档案：定期保管期限分为30年和10年。具体划分如下：30年保管的档案：本单位承担的一般科研项目、建设项目等形成的文件材料。10年保管的档案：本单位承担的小型科研项目、临时性建设项目等形成的文件材料。（三）会计档案1.永久保管的数据：本单位的年度财务决算、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。2.定期保管的档案：定期保管期限分为30年和10年。具体划分如下：30年保管的档案：本单位的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等。10年保管的档案：本单位的月度、季度财务会计报告等。（四）声像档案1.永久保管的档案：本单位在重大活动、重要会议等形成的具有重要历史价值和文化价值的声像资料。2.定期保管的档案：定期保管期限分为30年和10年。具体划分如下：30年保管的档案：本单位在一般活动、会议等形成的声像资料。10年保管的档案：本单位在临时性活动、会议等形成的声像资料。（五）电子档案电子档案的保管期限应与相应纸质档案一致。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应由综合档案室牵头组织，相关业务部门参加，组成档案鉴定小组，对档案进行逐卷（件）鉴定。3.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报本单位分管领导审批。2.档案销毁清册应包括档案的题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等项目。3.档案销毁工作应在本单位分管领导的监督下进行，由综合档案室指定专人负责销毁，并在销毁清册上签字确认。4.严禁个人私自销毁档案。七、档案查阅与利用（一）查阅范围本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位保管的档案。外单位人员查阅本单位档案，应按照国家有关规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等项目，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅本单位档案，应持单位介绍信，注明查阅档案的名称、文号、日期、查阅目的等项目，经本单位分管领导签字同意后，到综合档案室查阅。查阅重要档案，还应经本单位主要领导签字同意。（三）查阅方式1.档案查阅应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.如需复印、摘录档案内容,应经综合档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用反馈查阅人员查阅档案后，应及时将档案归还综合档案室，并填写《档案利用效果登记表》，反馈档案利用情况。八、档案统计与移交（一）档案统计1.综合档案室应建立档案统计制度，