保密档案制度梳理说明

PAGE保密档案制度梳理说明一、总则（一）目的为加强公司/组织保密档案管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及保密档案的部门、人员及相关业务活动。（三）基本原则1.保密性原则：严格保守档案信息秘密，防止信息被非法获取、使用或泄露。2.完整性原则：确保档案信息的真实、准确、完整，维护档案的原始面貌。3.合规性原则：遵守国家法律法规及行业标准，依法依规进行保密档案管理。二、保密档案的定义与范围（一）定义保密档案是指涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、敏感信息等，一旦泄露可能对公司/组织造成重大损害的档案资料。（二）范围1.商业秘密类公司/组织的客户信息，包括客户名单、联系方式、交易记录等。产品研发资料，如技术方案、设计图纸、工艺流程等。市场营销策略，如市场调研报告、营销计划、促销活动方案等。财务数据，如财务报表、预算计划、成本核算资料等。2.技术秘密类未公开的技术成果，包括专利技术、专有技术、技术诀窍等。技术研发过程中的实验数据、测试报告、技术文档等。3.敏感信息类公司/组织内部的人事信息，如员工薪资、绩效考核、人事任免等。重大决策过程中的相关文件、会议纪要等。涉及国家安全、公共安全等特殊领域的相关档案。三、保密档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善保密档案管理制度，并组织实施。2.对保密档案进行分类、编号、整理、归档，建立健全档案目录和索引。3.负责保密档案的存储、保管，确保档案的安全与完整。4.定期对保密档案进行清查、核对，及时发现和处理档案管理中的问题。5.按照规定的程序和权限，为有权限的人员提供保密档案查阅、借阅服务。（二）档案形成部门职责1.负责本部门保密档案的收集、整理、立卷，并及时移交档案管理部门。2.对本部门产生的保密档案进行密级鉴定，确定保密期限和知悉范围。3.在档案形成过程中，采取必要的保密措施，确保档案信息安全。4.配合档案管理部门做好保密档案的管理工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查。（三）保密工作管理部门职责1.负责监督检查保密档案管理制度的执行情况，对违反制度的行为进行查处。2.组织开展保密宣传教育活动，提高员工的保密意识和技能。3.协调解决保密档案管理工作中的重大问题，确保保密工作的顺利开展。（四）使用人员职责1.严格遵守保密档案管理制度，不得擅自泄露、传播、使用保密档案信息。2.在查阅、借阅保密档案时，应履行相应的审批手续，并妥善保管档案，不得转借他人。3.使用完毕后，及时归还保密档案，不得私自留存或复制。四、保密档案的密级划分与标识（一）密级划分根据保密档案的重要性和敏感性，分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级：是最重要的保密档案，一旦泄露会使公司/组织遭受极其严重的损害。2.机密级：是重要的保密档案，泄露会使公司/组织遭受较大损害。3.秘密级：是一般的保密档案，泄露会使公司/组织遭受一定损害。（二）标识方法在保密档案的封面、首页及存储介质上，应标明密级标识。标识采用特定的字体、颜色和符号，具体如下：1.绝密级：采用红色字体，在标识前加注“★”符号。2.机密级：采用蓝色字体，在标识前加注“▲”符号。3.秘密级：采用黑色字体，在标识前加注“●”符号。五、保密档案的存储与保管（一）存储环境1.应设立专门的保密档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁等安全设施。2.库房温度应保持在适宜范围内，相对湿度应控制在规定标准以内。3.库房内应配备必要的照明、通风设备，确保档案存储环境良好。（二）存储方式1.保密档案应分类存放，按照不同的密级、类别、年度等进行排列，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒、档案柜等进行存储，确保档案整齐有序。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管措施1.建立保密档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。2.定期对保密档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否相符，发现问题及时处理。3.对超过保管期限或已失去保存价值的保密档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。六、保密档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅人填写《保密档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、密级、查阅目的等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人提供相应的保密档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出指定场所。查阅完毕后，及时归还档案，并在《保密档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.借阅人填写《保密档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、密级、借阅期限、用途等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为借阅人办理借阅手续，发放保密档案，并要求借阅人签字确认。4.借阅人应妥善保管借阅的保密档案，不得转借他人或擅自扩大知悉范围。借阅期限届满后，应及时归还档案。如需延期借阅，应重新办理审批手续。（三）查阅与借阅限制1.绝密级保密档案原则上不得查阅和借阅，确因工作需要查阅的，须经公司/组织主要领导批准。2.机密级保密档案查阅和借阅，须经部门负责人和档案管理部门负责人批准。3.秘密级保密档案查阅和借阅，须经部门负责人批准。七、保密档案的传递与交换（一）传递方式1.纸质保密档案传递应通过机要通信、专人送达等方式进行，确保档案安全。2.电子保密档案传递应采用加密传输、存储介质拷贝等方式，并对传输过程进行记录。（二）交换程序1.涉及保密档案交换的部门或人员，应填写《保密档案交换申请表》，注明交换档案名称、密级、交换目的等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，组织双方进行保密档案交换，并对交换过程进行监督。4.交换双方应在规定的时间和地点进行交换，交接完毕后，双方签字确认。（三）传递与交换限制1.禁止通过普通邮政、快递等方式传递绝密级保密档案。2.在保密档案传递与交换过程中，应严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。八、保密档案的复制与摘录（一）复制程序1.复制保密档案须填写《保密档案复制申请表》，注明复制档案名称、密级、复制份数、用途等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，指定专人进行复制，并对复制过程进行监督。4.复制完成后，复制件应加盖“保密档案复制专用章”，并按照规定进行登记和保管。（二）摘录程序1.摘录保密档案须填写《保密档案摘录申请表》，注明摘录档案名称、密级、摘录内容范围、用途等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，指定专人进行摘录，并对摘录过程进行监督。4.摘录完成后，摘录件应加盖“保密档案摘录专用章”，并按照规定进行登记和保管。（三）复制与摘录限制1.绝密级保密档案原则上不得复制和摘录，确因工作需要复制的，须经公司/组织主要领导批准。2.机密级保密档案复制和摘录，须经部门负责人和档案管理部门负责人批准。3.秘密级保密档案复制和摘录，须经部门负责人批准。九、保密档案的销毁（一）销毁范围1.超过保管期限且已失去保存价值的保密档案。2.因工作失误或其他原因形成的重复、多余的保密档案。3.按照规定应予以销毁的其他保密档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对保密档案进行清理，提出销毁意见，填写《保密档案销毁申请表》，注明销毁档案名称、密级、数量、销毁原因等内容。2.将申请表提交所在部门负责人审核，经批准后报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门根据审批意见，组织实施保密档案销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并对销毁过程进行记录。4.销毁完成后，由档案管理部门、保密工作管理部门等相关人员共同签字确认销毁情况。（三）销毁监督1.保密工作管理部门负责对保密档案销毁工作进行监督检查，确保销毁工作符合规定要求。2.销毁过程中应邀请公司/组织内部审计、监察等部门人员进行现场监督，防止档案信息泄露。十、保密档案管理的监督与检查（一）监督检查内容1.保密档案管理制度的执行情况，包括档案的存储、保管、查阅、借阅、传递、交换、复制、摘录、销毁等环节。2.保密档案管理人员的履职情况，是否严格遵守保密规定和操作规程。3.各部门对保密档案管理工作的重视程度，是否采取有效措施确保档案信息安全。（二）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门和保密工作管理部门定期对保密档案管理工作进行全面检查，发现问题及时整改。2.不定期抽查：对重点部门、重点岗位的保密档案管理工作进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对保密档案管理工作中的突出问题或重要事项，开展专项检查，深入查找原因，提出改进措施。（三）违规处理1.对违反保密档案管理制度的部门和个