档案灾害应急预案制度

PAGE档案灾害应急预案制度一、总则（一）目的为有效预防、及时控制和消除档案灾害对档案造成的损失，保障档案的安全与完整，特制定本应急预案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各类档案在面临自然灾害（如火灾、水灾、地震等）、人为灾害（如盗窃、故意破坏、误操作等）及其他突发紧急情况时的应急处置。（三）工作原则1.预防为主强化档案安全意识，建立健全档案安全防范机制，采取有效措施预防灾害发生，将灾害风险降到最低限度。2.快速反应一旦发生档案灾害，能够迅速启动应急预案，及时、准确地做出反应，采取有效措施进行处置，最大限度减少灾害损失。3.科学处置依据灾害的性质、程度和特点，运用科学的方法和手段进行处置，确保处置工作的有效性和专业性。4.保障重点优先保障重要档案、关键档案的安全，确保在灾害发生时能够迅速抢救和转移，避免重要档案信息丢失或损坏。二、应急组织机构及职责（一）应急指挥中心成立档案灾害应急指挥中心，由公司/组织高层领导担任总指挥，各相关部门负责人为成员。应急指挥中心负责全面领导和指挥档案灾害应急处置工作，决策重大事项，协调内外部资源。（二）应急处置小组1.抢险救援组由档案管理部门和安全保卫部门人员组成，负责在灾害现场实施抢险救援行动，抢救被困人员，保护档案实体安全。2.疏散转移组由行政部门、档案管理部门等相关人员组成，负责组织档案的疏散和转移工作，确保档案及时、有序地转移到安全地点。3.技术保障组由信息技术部门、档案管理部门技术人员组成，负责提供技术支持，保障档案信息系统的正常运行，防止档案数据丢失或损坏。4.后勤保障组由财务部门、物资管理部门等人员组成，负责提供应急处置所需的物资、设备、资金等后勤保障，确保应急工作顺利进行。5.事故调查组由公司/组织内部审计、监察等部门人员组成，负责对档案灾害事故进行调查，查明原因，确定责任，提出处理意见和改进措施。（三）各小组职责分工1.应急指挥中心职责全面领导和指挥档案灾害应急处置工作。制定和修订档案灾害应急预案。协调内外部资源，确保应急处置工作顺利进行。及时向上级主管部门和相关部门报告灾害情况。决策重大事项，如档案的抢救、转移、销毁等。2.抢险救援组职责迅速到达灾害现场，实施抢险救援行动。抢救被困人员，保护档案实体安全，防止档案受到进一步损坏。协助疏散转移组进行档案的疏散和转移工作。3.疏散转移组职责按照预定的疏散路线，组织档案的疏散和转移工作。确保档案在转移过程中的安全，避免档案丢失或损坏。将疏散转移后的档案妥善安置在安全地点，并进行登记和管理。4.技术保障组职责保障档案信息系统的正常运行，采取技术措施防止档案数据丢失或损坏。对受损的档案信息系统进行修复和恢复，确保数据的完整性和可用性。协助抢险救援组和疏散转移组进行与技术相关的工作，如提供照明、通讯设备等。5.后勤保障组职责提供应急处置所需的物资、设备、资金等后勤保障。采购和储备抢险救援、疏散转移、技术保障等所需的物资和设备，并确保其性能良好、数量充足。负责应急处置期间的生活保障和物资调配工作。6.事故调查组职责对档案灾害事故进行调查和分析，查明事故原因、经过和损失情况。确定事故责任，提出处理意见和建议。总结经验教训，提出改进措施和防范建议，完善档案灾害应急预案制度。三、预防与预警（一）预防措施1.档案安全设施建设按照国家相关标准和行业规范，建设符合档案安全保管要求的档案库房，配备防火、防水、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备。安装火灾自动报警系统、灭火系统、温湿度控制系统、防盗报警系统等，并确保其正常运行。2.档案整理与保管对档案进行科学分类、编号、编目，建立健全档案管理制度，确保档案整理规范、保管有序。定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案保管中存在的问题。对重要档案和易损档案采取备份、异地存储等措施，提高档案的安全性和可靠性。3.人员培训与教育加强档案管理人员的安全意识培训，提高其对档案灾害的防范意识和应急处置能力。定期组织档案灾害应急演练，使相关人员熟悉应急预案流程，掌握应急处置技能。对全体员工进行档案安全宣传教育，提高员工对档案保护的重视程度，防止因员工误操作或疏忽导致档案灾害发生。4.环境监测与评估对档案库房周边环境进行监测，及时掌握可能影响档案安全的因素，如地质灾害、气象变化等。定期对档案库房进行安全评估，发现安全隐患及时整改，确保档案库房环境符合安全要求。（二）预警机制1.预警信息收集建立多渠道的预警信息收集网络，包括气象部门、地震部门、安全保卫部门、档案管理部门等，及时收集可能引发档案灾害的信息。关注社会动态、行业信息等，获取与档案安全相关的潜在风险信息。2.预警信息分析与评估对收集到的预警信息进行分析和评估，判断其对档案安全的影响程度和可能性。根据分析评估结果，确定预警级别，并及时发布预警信息。3.预警发布与响应预警信息通过内部办公系统、短信平台、广播等方式及时发布给相关部门和人员。各部门和人员接到预警信息后，按照应急预案要求，立即采取相应的预防措施，做好应急准备工作。四、应急响应（一）灾害报告1.灾害发生后，现场人员应立即向本部门负责人报告，部门负责人接到报告后，应在第一时间向应急指挥中心报告。2.报告内容应包括灾害发生的时间、地点、灾害类型、受灾情况、已采取的措施等。（二）应急启动1.应急指挥中心接到灾害报告后，应立即启动档案灾害应急预案，组织各应急处置小组开展应急处置工作。2.各应急处置小组应在规定时间内到达灾害现场，按照职责分工开展工作。（三）现场处置1.抢险救援组迅速开展抢险救援行动，抢救被困人员，保护档案实体安全。使用适当的灭火设备、防护工具等，控制灾害蔓延，减少灾害损失。2.疏散转移组按照预定的疏散路线，组织档案的疏散和转移工作。对疏散转移的档案进行分类、登记，确保档案数量准确、信息完整。将疏散转移后的档案妥善安置在安全地点，安排专人负责看守。3.技术保障组保障档案信息系统的正常运行，采取技术措施防止档案数据丢失或损坏。对受损的档案信息系统进行紧急修复和数据恢复工作，确保档案信息的可用性。协助其他小组进行与技术相关的工作，如提供照明、通讯设备等。4.后勤保障组及时提供应急处置所需的物资、设备、资金等后勤保障。根据抢险救援、疏散转移等工作的需要，调配物资和设备，确保应急工作顺利进行。负责应急处置期间的生活保障和物资调配工作。（四）扩大应急如果档案灾害的危害程度超出本公司/组织的应急处置能力，应及时向上级主管部门和相关政府部门报告，请求支援，扩大应急响应范围。（五）应急结束当档案灾害得到有效控制，档案安全得到保障，应急处置工作完成后，由应急指挥中心宣布应急结束。五、后期处置（一）善后处理1.对受灾档案进行清理、修复和整理，尽可能恢复档案的原貌和完整性。2.对受损的档案设施设备进行维修和更换，确保档案库房及相关设施设备正常运行。3.对在应急处置过程中造成的人员伤亡和财产损失进行统计和评估，按照相关规定进行赔偿和抚恤。（二）调查与评估1.事故调查组对档案灾害事故进行全面调查，查明事故原因、经过和损失情况。2.对灾害应急处置工作进行评估，总结经验教训，分析应急预案的有效性和不足之处。3.根据调查和评估结果，提出改进措施和建议，完善档案灾害应急预案制度。（三）恢复重建1.根据调查评估结果和改进措施，制定档案恢复重建计划，逐步恢复档案工作的正常秩序。2.加强档案安全管理，完善档案安全设施建设，提高档案安全保障能力。六、应急保障（一）通信与信息保障1.建立健全应急通信联络机制，确保应急指挥中心与各应急处置小组、相关部门和人员之间的通信畅通。2.配备必要的通信设备，如对讲机、手机、卫星电话等，并定期进行维护和检查，确保其性能良好。3.建立档案灾害应急信息管理系统，及时收集、汇总、分析和发布灾害信息，为应急处置决策提供支持。（二）应急队伍保障1.加强应急队伍建设，定期组织培训和演练，提高应急队伍的业务素质和应急处置能力。2.明确应急队伍的职责分工，确保在灾害发生时能够迅速、有效地开展工作。3.与外部专业救援队伍建立合作关系，必要时请求支援。（三）物资与装备保障1.按照应急预案要求，配备充足的抢险救援、疏散转移、技术保障等所需的物资和设备，如灭火器、消防水带、防汛沙袋、照明设备、搬运工具等。2.设置专门的物资储备库，对物资和设备进行分类存放、标识管理，并定期进行检查、维护和更新，确保其性能良好、数量充足。3.建立物资采购和调配机制，确保在应急处置过程中能够及时、有效地提供物资保障。（四）经费保障1.设立档案灾害应急专项经费，纳入公司/组织年度预算，确保应急处置工作所需的资金。2.应急专项经费主要用于应急物资采购、设备维修、人员培训、演练、赔偿抚恤等方面的支出。3.加强对应急专项经费的管理和监督，确保经费使用合理、合规。七、培训与演练（一）培训1.制定档案灾害应急培训计划，定期组织档案管理人员、相关部门人员等进行培训。2.培训内容包括档案安全知识、应急预案、应急处置技能等，提高员工的档案安全意识和应急处置能力。3.采用多种培训方式，如课堂讲授、现场演示、模拟演练等，确保培训效果。（二）演练1.制定档案灾害应急演练计划，定期组织演练。演练频率根据实际情况确定，一般每年不少于一次。2.演练内容包括灾害报告、应急启动、现场处置、扩大应急、应急结束等环节，检验应急预案的可行性和有效性，提高各应急处置小组的协同作战能力和应急处置水平。3.演练结