基本档案工作制度

PAGE基本档案工作制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为公司/组织各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及全体员工在档案形成、积累、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的各类档案，保证档案内容的完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的档案工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案工作制度和业务规范。2.负责收集、整理、保管、统计公司/组织的各类档案，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和业务能力。7.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案整理、鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常查阅和利用工作，按照规定程序办理档案借阅手续，确保档案的安全。三、档案的形成与收集（一）档案形成公司/组织各部门及员工在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，均应作为档案进行管理。（二）收集范围1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类档案包括市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、项目管理等业务活动中形成的各类文件、合同、协议、报表、图纸、技术资料等。3.财务管理类档案包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.人力资源管理类档案包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等方面的文件和资料。5.固定资产管理类档案包括固定资产购置、验收、使用、维护、报废等环节的文件和资料。6.声像档案包括公司/组织重大活动、会议、项目等的照片、录像、录音等资料。7.电子档案：包括公司/组织在信息化建设过程中形成的各类电子文件、数据、数据库等。（三）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照类别、时间顺序进行整理。3.对收集到的档案材料，应进行初步审核，确保材料的真实性、完整性和准确性。4.对于重要的、具有长期保存价值的档案材料，应一式多份进行备份，分别保存。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法及要求1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立档案编号系统，编制档案目录和索引。3.会计档案按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录。4.声像档案按照形成时间、内容等进行分类整理，标注相关信息，编制声像档案目录。5.电子档案按照文件类型、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，编制电子档案目录。（三）整理流程1.收集：各部门兼职档案员按照收集范围和要求，将本部门形成的档案材料收集齐全。2.分类：根据档案的类别和整理原则，对收集到的档案材料进行分类。3.装订：对需要装订的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，标注档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标注相关信息。五、档案的归档（一）归档时间1.文书档案应于次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理立卷，装订成册，在次年上半年移交档案管理部门归档。4.声像档案应在活动结束后一个月内完成整理归档工作。5.电子档案应定期进行归档，确保数据的安全性和完整性。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应按照规定的归档时间，将整理好的档案移交至档案管理部门，并填写档案移交清单。2.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的质量和数量符合要求。3.归档的档案应编制档案号，建立档案检索体系，便于档案的查找和利用。六、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、密集架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。档案柜、密集架应标注档案类别、编号等信息。3.根据档案的保管期限和重要程度，采取不同的保管措施。对重要档案应进行备份，异地存放。4.档案库房应严格控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间,相对湿度应保持在45%60%之间。5.加强档案库房的安全管理，配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施，定期进行检查和维护。6.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量准确无误。七、档案的利用（一）利用范围公司/组织内部员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：员工如需复制档案材料的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理人员应按照规定进行复制，并对复制件进行核对和盖章。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散等。②查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理部门，不得擅自转借他人。③外部单位查阅公司/组织档案的，应按照国家有关规定办理审批手续，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅过程中，不得擅自摘抄、复制、拍照、摄像等。如需摘抄、复制、拍照、摄像的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。鉴定标准应包括档案的内容、来源、时间、形式等方面。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对库存档案进行清查，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满或失去保存价值的档案，档案鉴定工作小组应提出销毁意见，报公司/组织领导审批。4.经批准销毁的档案，应编制档案销毁清单，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。（四）销毁要求1.销毁档案应采用安全、可靠的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。九、档案的统计与移交（一）统计档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。统计报表应定期报送公司/组织领导和上级主管部门。（二）移交1.公司/组织因机构调整、资产重组等原因，需要对档案进行移交的