档案设备设施维护制度

PAGE档案设备设施维护制度一、总则（一）目的为加强公司档案设备设施的管理，确保档案设备设施正常运行，保障档案的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与档案管理相关的设备设施，包括但不限于档案库房的温湿度调控设备、消防设备、防虫防霉设备、存储架、装订设备、扫描设备、计算机及存储系统等。（三）职责分工1.档案管理部门负责制定档案设备设施维护计划，并组织实施。定期检查档案设备设施的运行状况，及时发现并报告故障问题。协调相关部门对档案设备设施进行维修、保养和更新。2.使用部门负责本部门使用的档案设备设施的日常清洁、保管和简单维护。配合档案管理部门进行设备设施的维修、保养和检查工作，及时反馈使用过程中出现的问题。3.维修部门负责档案设备设施的专业维修和保养工作，按照维修计划和维修标准进行操作。提供技术支持和咨询服务，对档案设备设施的故障原因进行分析和诊断，提出改进措施和建议。4.采购部门根据档案管理部门的需求，负责档案设备设施的采购工作，确保所采购的设备设施符合相关标准和要求。对采购的档案设备设施进行验收，检查其质量、规格、性能等是否满足合同要求。二、档案设备设施的日常维护（一）档案库房设备设施1.温湿度调控设备每天定时检查温湿度调控设备的运行状态，记录库房内的温湿度数据。温湿度应符合国家档案保管的相关标准要求，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。定期清洁温湿度传感器，确保其测量准确。每季度对温湿度调控设备进行一次全面维护，包括检查压缩机、风机、滤网等部件，清理灰尘和杂物，添加制冷剂（如有需要），并对设备进行调试和校准。在高温、高湿季节或特殊情况下，加强对温湿度的监测，及时调整设备运行参数，确保库房温湿度稳定。2.消防设备每周对消防设备进行外观检查，包括灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统、火灾报警系统等，确保设备完好无损，标识清晰。每月对灭火器进行一次压力检查，如压力不足应及时维修或更换。每半年对消火栓进行一次试水检查，确保水枪、水带完好，阀门开启灵活，水压正常。每年对自动喷水灭火系统和火灾报警系统进行一次全面检测和维护，由专业消防检测机构进行检测，确保系统正常运行，功能完好。定期组织员工进行消防知识培训和灭火演练，使员工熟悉消防设备的使用方法和应急处置流程。3.防虫防霉设备定期检查防虫防霉设备的运行情况，如驱虫灯、防虫网等，确保设备正常工作。每季度对档案库房进行一次全面检查，查看是否有虫害或霉变迹象。如发现有虫害，应及时采取物理或化学方法进行防治，同时清理受虫害影响的档案。对于霉变档案，应根据霉变程度进行相应处理，如晾晒、消毒等。在档案入库前，对档案进行严格检查，防止携带虫卵或霉菌的档案进入库房。保持库房清洁卫生，定期打扫地面、擦拭货架，减少灰尘和杂物堆积，防止害虫滋生。4.存储架每天检查存储架的结构是否牢固，有无变形、损坏等情况。如有发现，应及时采取措施进行修复或更换，确保档案存储安全。定期清理存储架上的灰尘和杂物，保持档案存放环境整洁。对存储架进行标识管理，明确档案存放位置，便于查找和管理。根据档案数量和存储需求，合理调整存储架的布局，确保档案分类存放有序，便于存取。（二）档案处理设备设施1.装订设备使用前检查装订设备的电源、装订针、热熔胶等部件是否正常，如有问题及时维修或更换。每天工作结束后，清理装订设备上的纸屑、胶水残留等杂物，保持设备清洁。定期对装订设备进行保养，如给各部件添加润滑油，检查电路连接是否松动等。根据装订需求，调整装订设备的参数，如装订厚度、装订针间距等，确保装订质量符合要求。对装订后的档案进行检查，如发现装订不牢固、装订歪斜等问题，应及时返工处理。2.扫描设备每次使用扫描设备前，检查设备的连接是否正常，扫描软件是否安装正确，扫描参数设置是否合适。扫描过程中，注意观察扫描图像的质量，如发现图像模糊、有黑点或白点等问题，应及时调整扫描设备或重新扫描。每天工作结束后，关闭扫描设备电源，清理扫描平台上的灰尘和杂物。定期对扫描设备进行维护，如清洁光学镜头、检查传感器等，确保扫描设备的性能稳定。根据档案扫描任务的要求，及时备份扫描数据，防止数据丢失。对扫描数据进行整理和分类，建立相应的索引目录，便于查询和利用。3.计算机及存储系统每天开机前检查计算机硬件设备是否正常连接，如主机、显示器、键盘、鼠标等。开机后观察计算机运行状态，有无异常提示或故障现象。定期清理计算机内部灰尘，保持计算机通风良好。每季度对计算机系统进行一次病毒查杀和系统更新，确保系统安全稳定运行。对存储在计算机及存储系统中的档案数据进行定期备份，备份频率根据数据重要性和变化情况确定，一般每周或每月备份一次。备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。定期检查存储系统的存储空间使用情况，及时清理无用数据，确保有足够的存储空间用于存储档案数据。对存储系统进行维护和管理，如检查磁盘阵列、磁带库等设备的运行状态，确保数据存储安全可靠。三、档案设备设施的定期维护（一）维护周期1.档案库房设备设施温湿度调控设备、防虫防霉设备、存储架等每年进行一次全面维护。消防设备每年进行一次全面检测和维护，每月进行一次外观检查和部分功能测试。2.档案处理设备设施装订设备、扫描设备每半年进行一次全面维护。计算机及存储系统每季度进行一次全面维护，每月进行一次病毒查杀和系统更新。（二）维护内容1.档案库房设备设施温湿度调控设备对压缩机、风机、冷凝器、蒸发器等主要部件进行全面检查，清洗或更换滤网，检查电气控制系统是否正常。对设备的制冷、制热、除湿、加湿等功能进行测试和校准，确保设备运行效率和温湿度控制精度。检查设备的管道连接是否牢固，有无泄漏现象，如有需要进行密封处理。消防设备对灭火器进行维修、换药（药剂过期时）或重新充装，检查灭火器的喷管、压把等部件是否完好。对消火栓进行全面检查，包括阀门、水带、水枪等部件的维修和更换，测试消火栓的水压和出水情况。对自动喷水灭火系统进行喷头检查、报警阀组测试、水流指示器检查等，确保系统正常运行。对火灾报警系统进行探测器清洗、报警主机功能测试、线路检查等，保证系统灵敏可靠。防虫防霉设备检查驱虫灯的灯管是否正常发光，如有损坏及时更换。清理防虫网上的灰尘和杂物，确保通风良好。对库房内的防虫防霉药剂进行检查，如药剂不足应及时补充。检查药剂的有效期，如过期应及时更换。对库房的门窗、通风口等部位进行检查，确保密封良好，防止害虫和霉菌进入。存储架对存储架的整体结构进行检查，包括立柱、横梁、层板等部件，如有变形或损坏应进行修复或更换。对存储架的表面进行清洁和防锈处理，如涂抹防锈漆等，延长存储架的使用寿命。检查存储架的标识是否清晰，如有模糊或损坏应及时更换。2.档案处理设备设施装订设备对装订设备的机械部件进行全面检查，如传动齿轮、链条、轴承等，添加润滑油，确保运转顺畅。检查装订针的送料机构、热熔胶的加热和涂抹装置等是否正常，如有故障及时维修。对装订设备的电气控制系统进行检查，包括开关、按钮、指示灯等，确保操作正常。对装订设备的外观进行清洁和保养，去除污渍和锈迹，保持设备整洁。扫描设备对扫描设备的光学镜头进行清洁，使用专用清洁工具轻轻擦拭镜头表面，去除灰尘和污渍。检查扫描设备的传感器、传动部件等是否正常，如有松动或磨损应进行调整或更换。对扫描设备的软件进行升级，优化扫描参数设置，提高扫描图像的质量。检查扫描设备的接口连接是否良好，如USB接口、网络接口等，确保数据传输正常。计算机及存储系统对计算机的硬件设备进行全面检查，包括CPU、内存、硬盘、显卡等，清理灰尘，检查散热风扇是否正常运转。检查计算机的主板、电源等部件，查看有无电容鼓包、线路老化等问题，如有隐患及时处理。对存储系统进行数据完整性检查，如通过备份数据恢复测试等方式，确保数据可恢复。检查存储系统的存储介质，如磁盘、磁带等，查看有无损坏迹象，如有问题及时更换。四、档案设备设施的故障维修（一）故障报告1.使用部门在发现档案设备设施出现故障后，应立即停止使用，并及时向档案管理部门报告。报告内容包括故障设备设施的名称、型号、故障现象、发生时间等。2.档案管理部门接到故障报告后，应详细记录故障信息，并安排维修人员进行现场检查。维修人员应在接到通知后的[X]小时内到达现场（特殊情况除外）。（二）维修流程1.维修人员到达现场后，对故障设备设施进行详细检查，分析故障原因，确定维修方案。2.对于简单故障，维修人员应立即进行维修，维修完成后进行测试，确保设备设施正常运行，并填写维修记录。3.对于复杂故障或无法当场修复的故障，维修人员应及时向档案管理部门汇报，并提出维修建议和所需的维修时间。档案管理部门根据维修建议，协调相关部门和资源，安排维修工作。4.在维修过程中，如需更换零部件，维修人员应使用符合质量要求的原厂正品零部件或经档案管理部门认可的替代品。更换零部件后，应做好记录，包括零部件名称、型号、更换时间等。5.维修完成后，维修人员应再次对设备设施进行全面测试，确保设备设施各项性能指标符合要求。测试合格后，维修人员应向档案管理部门提交维修报告，说明故障原因、维修过程、更换零部件情况及测试结果等。6.档案管理部门对维修报告进行审核，确认维修工作完成后，通知使用部门恢复使用档案设备设施。使用部门在使用过程中如发现问题，应及时反馈给档案管理部门，维修人员应及时进行处理，直至设备设施完全正常运行。（三）维修记录1.维修人员应详细记录每次档案设备设施的维修情况，包括故障发生时间、故障现象、维修时间、维修人员姓名、维修内容、更换零部件清单等。维修记录应使用统一的表格进行填写，字迹清晰，内容完整。2.维修记录应妥善保存，作为档案设备设施维护档案的重要组成部分。档案管理部门应定期对维修记录进行整理和归档，以便查阅和统计分析。通过对维修记录的分析，可以总结档案设备设施的故障规律，为制定预防性维护措施提供依据。五、档案设备设施的更新与报废（一）更新1.当档案设备设施出现严重故障，经多次维修仍无法正常运行，或其性能已无法满足档案管理工作的需求时，档案管理部门应及时提出设备设施更新申请。2.更新申请应包括更新设备设施的名称、型号、数量、更新原因、预算金额等内容，并附上详细的技术参数和性能要求。申请经相关部门审核批准后，由采购部门负责采购。3.新采购的档案设备设施到货后，档案管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括设备设施的规格、型号、数量、外观质量、性能指标等是否符合合同要求。验收合格后，方可投入使用。同时，应对新设备设施进行登记和建账，纳入档案设备设施管理体系。（二）报废1.如果档案设备设施已达到规定的使用年限，或因技术进步、损坏严重无法修复等原因，确已失去使用价值，档案管理部门应及时组织鉴定，提出报废申请。2.报废申请应填写《档案设备设施报废申请表》，详细说明设备设施的名称、型号、购置时间、报废原因等，并附上相关证明材料，如设备设施的损坏照片、维修记录等。3.报废申请经相关部门审核批准后，档案管理部门应按照规定进行资产核销处理。对报废的档案设备设施进行登记造册，注明报废日期、报废方式等信息，并将其妥善保管或进行统一处理（如变卖、拆解等）。处理过程中应做好记录，确保资产处置合规、安全。六、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案设备设施使用人员和维护人员的培训，提高其操作技能和维护水平。培训内容包括档案设备设施的操作规程、维护保养知识、安全注意事项等。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、实际操作等多种形式，确保培训效果。培训结束后，应对培训人员进行考核，考核合格后方可继续从事相关工作。3.对于新购置的档案设备设施，档案管理部门应及时组织使用人员进行专门培训，使其熟悉设备设施的性能特点、操作方法和注意事项，确保正确使用设备设施。（二）考核1.档案管理部门应建立档案设备设施使用人员和维护人员的考核制度，定期对其