档案史志工作各项制度

PAGE档案史志工作各项制度一、总则（一）目的为加强公司档案史志工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案史志资源，为公司的发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案史志工作中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案史志应如实反映公司各项活动和历史发展进程，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与公司相关的各类档案史志资料，保证资料的完整性。3.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的档案史志严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：档案史志的管理应便于查询、利用和维护，提高工作效率。二、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，行政公文、规章制度、工作计划与总结等。2.人事档案：员工入职、离职手续文件，劳动合同，薪酬福利资料，培训记录，绩效考核档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料，资金往来记录等。4.业务档案：各类业务合同、项目文档、市场调研资料、客户信息等。5.技术档案：研发项目资料、技术方案、工艺流程、产品图纸等。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.对于重要活动、项目等产生的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内整理并移交至档案管理部门。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司档案资料全部移交，档案管理部门负责核对接收。（三）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行分类、编号，并编制档案目录。档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.对纸质档案进行装订、编页，去除金属物，破损或褪色的档案应进行修复或复制。3.电子档案应按照规范的命名规则进行命名，并存储在安全的存储介质上，同时建立电子档案索引。（四）档案归档1.整理后的档案应及时归档，按照档案类别和时间顺序排列上架。2.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、名称、编号、来源等信息，便于查询和统计。（五）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的档案应及时修复或复制。3.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。（六）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及机密信息的档案，需经公司分管领导批准。3.档案查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记备案。4.外单位人员查阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后，按照规定程序查阅。（七）档案鉴定与销毁1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，经公司分管领导审核，总经理批准后进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在监销人员的监督下进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程应记录在案。三、史志编纂（一）史志编纂计划1.根据公司发展规划和历史研究需要，制定史志编纂计划，明确编纂内容、范围、时间安排等。2.史志编纂计划应征求各部门意见，确保编纂内容全面、准确反映公司历史。（二）资料收集1.成立史志编纂工作小组，负责资料的收集、整理和编纂工作。2.通过查阅档案、采访当事人、实地调研等方式，广泛收集与公司历史相关的资料。3.对收集到的资料进行甄别、筛选，确保资料的真实性和可靠性。（三）史志编纂1.按照史志编纂的规范和要求，对收集的资料进行分类、整理和分析，确定编纂框架和内容结构。2.编写史志初稿，内容应包括公司概况、发展历程、重大事件、重要人物、企业文化等。3.初稿完成后，组织内部评审，广泛征求意见，对初稿进行修改完善。（四）审核与批准1.史志编纂工作小组将修改后的史志送审稿提交公司分管领导审核。2.分管领导审核通过后，报公司总经理批准。经批准后的史志作为公司正式的历史资料存档。（五）史志发布与传播1.根据公司需要，将史志印刷成册，发放给公司内部员工、合作伙伴等，作为了解公司历史和文化的重要资料。2.在公司内部网站、宣传栏等平台发布史志相关内容，扩大史志的传播范围。四、人员职责（一）档案管理人员职责1.负责公司档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、利用等。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案管理人员进行培训和指导，提高其业务水平。4.定期对档案管理工作进行总结和汇报，及时发现和解决问题。（二）史志编纂人员职责1.负责史志编纂资料的收集、整理和分析工作。2.按照史志编纂计划和要求，编写史志初稿，并进行修改完善。3.参与史志的审核和发布工作，确保史志内容准确、规范。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、完整。2.协助档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和配合。五、监督与考核（一）监督检查1.公司设立档案史志工作监督小组，定期对各部门档案史志工作进行监督检查。2.监督检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作情况，以及史志编纂计划的执行情况。3.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案史志工作考核评价机制，对各部门和相关人员的档案史志工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工作质量、史志编纂工作进度和质量、人员职责履行情况