档案材料移送规范制度

PAGE档案材料移送规范制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，规范档案材料移送工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在档案形成、收集、整理、保管、利用及移送过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案材料应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性。2.完整性原则：全面收集、整理与公司业务相关的各类档案材料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案材料的记录应准确无误，数据、信息等应真实可靠。4.规范性原则：档案材料的形成、整理、保管和移送应遵循统一的标准和规范。5.及时性原则：档案材料应及时形成、收集和移送，避免积压和延误。二、档案材料的范围与分类（一）档案材料范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程，行政公文、会议纪要、工作计划与总结等。2.人力资源类：员工入职、离职、调动、晋升等人事档案，劳动合同、薪酬福利文件、培训记录、绩效考核资料等。3.财务审计类：财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料、资金往来记录等。4.业务经营类：市场调研报告、销售合同、采购合同、项目策划书、业务数据统计等。5.技术研发类：研发项目文档、技术方案、专利申请文件、产品设计图纸等。6.其他类：公司荣誉证书、资质证明、对外合作协议、法律诉讼文件等。（二）档案分类根据档案材料的性质和来源，按照以下分类方式进行整理：1.年度分类法：将档案按年度分开，便于按时间顺序查找和管理。2.组织机构分类法：按照公司内部的组织机构进行分类，明确各部门档案的归属。3.问题分类法：根据档案所反映的问题或主题进行分类，使相关档案集中在一起。三、档案材料的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门应明确档案形成的责任人，确保档案材料在业务活动过程中及时、准确地产生。2.档案形成应使用规范的书写材料和记录工具，保证字迹清晰、内容完整。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照规定进行备份。（二）档案收集职责1.各部门负责本部门档案材料的收集工作，指定专人负责定期收集、整理本部门产生的各类档案。2.对于涉及多个部门的档案材料，由主办部门负责牵头收集，并协调相关部门提供材料。3.公司办公室负责对各部门档案收集工作进行指导和监督，确保档案收集工作的顺利进行。（三）收集时间与频率1.日常业务活动中产生的档案材料，应在业务完成后[X]个工作日内收集齐全。2.定期形成的档案材料，如月度报表、季度总结等，应在规定时间后[X]个工作日内完成收集。3.对于重大项目或专项工作产生的档案材料，应在项目结束或工作完成后[X]个工作日内完成收集。四、档案材料的整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。2.编号：为每一份档案或一组档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶装等牢固的装订方式，确保档案整齐、美观。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上标明档案类别、年度、起止编号等信息。（三）电子档案整理1.命名：电子档案的文件名应规范，包含档案主题、日期、版本等关键信息。2.分类存储：按照电子档案分类方案，建立相应的文件夹结构，将电子档案存储在指定的服务器或存储设备上。3.元数据管理：为电子档案添加必要的元数据，如文件格式、大小、创建时间、修改时间等，以便更好地管理和利用。五、档案材料的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火设备、温湿度调节设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。2.档案保管期限的确定应依据国家有关法律法规和公司实际情况进行，确保档案既能满足公司业务需要，又不过度占用存储空间。（四）档案清查与盘点1.定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、状态良好。2.清查和盘点过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。六、档案材料的利用（一）利用原则1.遵循保密制度，确保档案信息不被泄露。2.按照规定的程序和权限进行档案利用，保证档案利用的合法性和规范性。（二）利用申请1.公司内部人员因工作需要利用档案时，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息。2.《档案利用申请表》经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。（三）利用审批1.档案管理部门对《档案利用申请表》进行审核，根据档案的密级和利用权限，确定是否批准利用申请。2.对于涉及重要机密或敏感信息的档案利用申请，需经公司分管领导审批。（四）利用方式1.档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅人员应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.如需借阅档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.复制档案应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记，复制件应与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。七、档案材料的移送（一）移送范围1.档案材料在公司内部不同部门之间的移送。2.档案向公司外部相关单位或部门的移送，如上级主管部门、政府部门、合作单位等。（二）移送程序1.内部移送移送部门填写《档案内部移送申请表》，注明移送档案的名称、数量、移送原因、接收部门等信息。《档案内部移送申请表》经移送部门负责人和接收部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据审批意见，办理档案移送手续，填写《档案内部移送清单》，双方签字确认。2.外部移送如需向公司外部移送档案，移送部门应填写《档案外部移送申请表》，详细说明移送档案的情况、移送原因、接收单位等信息。《档案外部移送申请表》经公司分管领导审批后，按照国家有关法律法规和接收单位要求，办理档案移送手续。档案管理部门应确保移送档案的合法性和完整性，并留存相关移送记录。（三）移送时间1.内部档案移送应在审批通过后的[X]个工作日内完成。2.外部档案移送应根据接收单位要求和公司审批意见，在规定时间内完成移送。（四）移送要求1.移送的档案应整理规范、齐全完整，符合档案管理的相关要求。2.对于涉及机密或敏感信息的档案移送，应采取必要的保密措施，确保档案信息安全。八、监督与检查（一）监督职责1.公司办公室负责对档案材料移送规范制度的执行情况进行监督检查。2.各部门负责人对本部门档案工作负有监督管理责任，确保本部门档案工作符合制度要求。（二）检查内容1.档案材料的形成、收集、整理、保管、利用及移送等环节是否符合本制度规定。2.档案管理人员的工作是否规范、认真，档案管理设备是否正常运行。3.档案的完整性、准确性和安全性是否得到保障。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案工作检查，对各部门档案管理情况进行评估。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，认真落实整改，并将整改情况