小米档案归档制度在哪

PAGE小米档案归档制度在哪总则目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案归档制度。本制度适用于小米公司各部门及全体员工。适用范围本制度适用于小米公司在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、记录等，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、市场营销文件、技术研发文件、生产管理文件等。基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.真实性原则：归档的档案必须是公司在实际工作中形成的真实文件、资料和记录，不得伪造、篡改。3.完整性原则：归档的档案应全面反映公司各项工作的历史过程和现状，保证档案的齐全、完整。4.准确性原则：归档的档案内容应准确无误，数据应真实可靠，字迹应清晰可辨。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止泄露。档案归档范围及分类行政管理档案1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司管理制度、工作计划、工作总结、会议纪要等。2.行政事务文件：包括公文处理、印章管理、证照管理、办公用品管理、车辆管理、安全保卫等方面的文件。3.资质荣誉文件：包括公司获得的各类资质证书、荣誉称号、奖励文件等。人力资源档案1.员工档案：包括员工个人基本信息、入职登记表、劳动合同、薪资福利记录、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录、离职手续等。2.人力资源规划文件：包括人力资源规划、招聘计划、培训计划、薪酬福利方案、绩效考核方案等。3.劳动关系文件：包括劳动争议处理文件、员工投诉处理文件等。财务档案1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账等。3.财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.财务审计报告：包括内部审计报告、外部审计报告等。5.税务文件：包括纳税申报表、税务发票、税务审计报告等。市场营销档案1.市场调研文件：包括市场调研报告、竞争对手分析报告、客户需求分析报告等。2.营销策划文件：包括营销策划方案（年度、季度、月度）、促销活动方案、广告宣传方案等。3.销售合同：包括销售订单、销售合同、销售协议等。4.客户档案：包括客户基本信息、客户购买记录、客户反馈意见等。5.市场活动文件：包括市场推广活动记录、展会活动记录、公关活动记录等。技术研发档案1.项目研发文件：包括项目立项报告、项目可行性研究报告、项目研发计划、项目技术文档（需求规格说明书、设计文档、测试文档等）、项目验收报告等。2.技术创新文件：包括专利申请文件、软件著作权登记文件、技术创新成果报告等。3.技术合作文件：包括技术合作协议、技术合作项目记录等。生产管理档案1.生产计划文件：包括生产计划、生产调度计划、物料需求计划等。2.生产工艺文件：包括生产工艺流程、操作规程、质量控制标准等。3.设备管理文件：包括设备台账、设备维护保养记录、设备维修记录、设备报废记录等。4.质量管理文件：包括质量检验报告、质量事故处理记录、质量管理体系文件等。5.供应链管理文件：包括采购订单、采购合同、供应商评估报告、库存管理记录等。档案归档要求文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应齐全、完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等。3.对于电子文件材料，应同时收集其对应的纸质文件材料，并确保两者内容一致。文件材料的整理1.收集的文件材料应按照档案分类标准进行分类整理，确保同一类文件材料集中在一起。2.整理文件材料时，应去除文件材料中的金属物（如订书钉、回形针等），并对破损的文件材料进行修复。3.对于电子文件材料，应按照一定的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，便于管理和查找。文件材料的归档1.整理好的文件材料应及时归档，归档时间不得超过文件形成后的一个月。2.归档的文件材料应填写档案目录，注明文件的名称、日期、编号、保管期限等信息，并将档案目录装订成册。3.对于电子文件材料，应将其存储在公司指定的存储设备上，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。档案的保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司管理制度、财务审计报告等重要文件。3.长期保管的档案主要包括公司的各类业务文件、员工档案等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括一般性的文件材料，保管期限为1年至10年。档案的密级划分1.档案的密级分为绝密、机密、秘密三级。2.绝密级档案是指涉及公司核心商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，一旦泄露将对公司造成重大损失。3.机密级档案是指涉及公司重要业务信息、客户信息等的档案，泄露后可能对公司造成较大损失。4.秘密级档案是指涉及公司一般业务信息的档案，泄露后可能对公司造成一定影响。档案查阅与利用查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到综合管理部查阅档案。2.公司外部人员因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、用途等信息，经公司综合管理部负责人签字同意后，方可查阅档案。3.查阅绝密级档案的，必须经公司总经理批准；查阅机密级档案的，必须经公司分管领导批准；查阅秘密级档案的，必须经所在部门负责人批准。查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，并按照查阅权限规定办理审批手续。2.综合管理部档案管理人员根据审批后的《档案查阅申请表》，为查阅人提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上登记查阅人姓名、查阅日期、查阅档案名称、查阅用途等信息。3.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。档案利用1.公司员工因工作需要利用档案的，应填写《档案利用申请表》，注明利用档案的名称、日期、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到综合管理部办理档案利用手续。2.公司外部人员因工作需要利用档案的，应持有单位介绍信，并填写《档案利用申请表》，注明利用档案的名称、日期、用途等信息，经公司综合管理部负责人签字同意后，方可利用档案。3.利用档案时，应按照档案管理人员的要求进行操作，不得擅自涂改、损毁档案。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。4.利用档案完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案利用登记表》上签字确认。档案的保管与保护档案保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，确保档案的安全保管。档案保管方式1.档案应按照档案分类标准进行分类存放，并建立相应的档案架、档案柜等保管设备。2.对于纸质档案，应采用竖放的方式进行存放，避免档案纸张变形。对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。档案保护措施1.严格遵守档案查阅和利用制度，防止档案的泄露和丢失。2.对档案进行定期的整理和修复，确保档案的字迹清晰、纸张完好。3.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入档案库房。4.对档案管理人员进行定期的培训，提高其档案管理业务水平和安全意识。档案的鉴定与销毁档案鉴定1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和密级。2.档案鉴定工作应由公司综合管理部牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值等因素，对档案进行全面、客观的鉴定。3.鉴定小组应出具鉴定报告，注明档案的名称、日期、保管期限、密级等信息，并提出鉴定意见。鉴定报告应经公司领导审批后生效。档案销毁1.对于已过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、日