怎样制作档案管理制度

PAGE怎样制作档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案管理人员应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得擅自篡改、伪造档案。3.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的安全与保密。严格限制档案的查阅范围，防止档案信息泄露。4.便于利用原则档案管理应遵循便于利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，满足公司/组织各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立公司/组织档案管理室，负责统筹管理公司/组织的各类档案。（二）档案管理室职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。4.档案查阅与利用负责办理档案查阅、借阅手续，按照规定提供档案信息服务，确保档案的合理利用。对档案查阅、借阅情况进行登记，及时跟踪档案的去向。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.档案统计与分析对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期向上级主管部门报送档案统计报表，并对档案管理工作进行分析总结，为公司/组织决策提供参考依据。7.档案信息化建设推进档案信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.档案业务指导对公司/组织各部门的档案管理工作进行业务指导，协助各部门做好档案的收集、整理、保管等工作，提高公司/组织整体档案管理水平。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作按照档案管理要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料进行收集、整理，初步分类后移交档案管理室。2.协助档案管理室做好档案的查阅和利用工作根据工作需要，为本部门及其他部门提供档案查阅、借阅的相关信息，并协助办理查阅、借阅手续。3.配合档案管理室做好档案的鉴定和销毁工作参与本部门档案的鉴定工作，提供有关档案价值的参考意见，对已到保管期限且无保存价值的档案，配合档案管理室进行销毁。4.接受档案管理室的业务指导积极参加档案管理室组织的档案业务培训和学习活动，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据公司/组织档案的形成领域和特点，将档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定以及各类会议文件、决议、纪要等。2.人事管理类档案涵盖员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等人事工作中形成的各类文件材料，员工个人档案等。3.财务管理类档案包含会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等财务工作相关档案。4.业务经营类档案涉及公司/组织业务活动中的各类合同、协议、订单、销售记录、市场调研报告、客户资料等。5.基本建设类档案如公司/组织基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。6.设备仪器类档案包括公司/组织购置的各类设备仪器的采购合同、说明书、操作手册、维护记录、维修档案等。7.科研项目类档案针对公司/组织开展的科研项目，收集整理项目立项申报书、研究方案、实验数据、研究成果报告等相关档案。8.声像电子类档案如公司/组织活动的照片、录像、录音资料，以及电子文件、数据库等。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每类档案进行编号。编号采用“大类代码+流水号”的方式，具体编号规则如下：行政管理类档案：代码为“XZ”，流水号从001开始依次编排。人事管理类档案：代码为“RS”，流水号从001开始依次编排。财务管理类档案：代码为“CW”，流水号从001开始依次编排。业务经营类档案：代码为“JY”，流水号从001开始依次编排。基本建设类档案：代码为“JS”，流水号从001开始依次编排。设备仪器类档案：代码为“SB”，流水号从001开始依次编排。科研项目类档案：代码为“KY”，流水号从001开始依次编排。声像电子类档案：代码为“SX”，流水号从001开始依次编排。例如，行政管理类档案中的第5份文件，编号为“XZ005”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。具体收集范围如下：行政管理类：各类公文、报告、通知、函件、会议文件、工作计划与总结、规章制度等。人事管理类：员工档案、招聘录用材料、培训记录、考核评价表、奖惩文件、劳动合同等。财务管理类：会计凭证、账簿、报表、财务分析报告、审计报告、税务申报资料等。业务经营类：合同协议、订单、销售合同、客户资料、市场调研报告、营销策划方案等。基本建设类：项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。设备仪器类：设备采购合同、说明书、操作手册、维护记录、维修报告、设备清单等。科研项目类：项目申报书、研究方案、实验记录、研究成果报告、专利申请文件等。声像电子类：公司/组织活动照片、录像、录音资料，电子文档、数据库等。2.收集要求各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。对于重要文件材料，应及时收集并移交档案管理室，不得积压或擅自留存。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，并确保其真实性、完整性和可读性。声像资料应注明拍摄时间、地点、内容等信息，并进行整理归档。（二）档案整理1.整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法行政管理类档案：按照文件的形成时间顺序进行排列，同一时间段内的文件按照重要程度或文号顺序排列，然后进行编目、装订。人事管理类档案：按照员工个人档案的内容结构进行整理，包括员工基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况等，分别装入档案盒，并进行编号和编目。财务管理类档案：会计凭证按照月份和编号顺序装订成册，账簿按照年度和类别进行整理，报表按照年度和月份进行排列，然后进行编目。业务经营类档案：合同协议按照合同编号顺序排列，订单按照订单日期和客户名称进行整理，销售合同按照销售时间和产品类别进行排列，客户资料按照客户名称和联系方式进行整理，然后进行编目。基本建设类档案：按照项目建设阶段进行整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等，分别装入档案盒，并进行编号和编目。设备仪器类档案：按照设备仪器的型号和购置时间进行整理，设备采购合同、说明书、操作手册等文件装入设备档案袋，维护记录、维修报告等文件按照时间顺序排列，然后进行编目。科研项目类档案：按照项目研究阶段进行整理，包括项目申报书、研究方案、实验记录、研究成果报告等，分别装入档案盒，并进行编号和编目。声像电子类档案：照片按照拍摄时间和内容进行分类整理，录像、录音资料按照录制时间和主题进行分类整理，电子文件按照文件类别和时间顺序进行整理，然后进行编目。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.建筑要求档案库房应具备良好的保温、隔热、防潮、防虫、防盗等性能，采用防火、防潮、防虫、防盗等材料进行装修。库房内地面应平整、光洁，便于清洁和排水。3.设施配备档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等。档案柜应符合档案保管要求，具有防火、防潮、防虫等功能。密集架应便于档案的存放和检索，具有良好的稳定性和安全性。防火设备应包括灭火器、消防栓、自动喷水灭火系统等，确保档案库房的消防安全。防潮设备应包括除湿机、通风设备等，控制库房内的湿度。防虫设备应包括防虫剂、防虫网等，防止虫害对档案的破坏。防盗设备应包括门禁系统、监控系统、报警系统等，确保档案库房的安全。温湿度控制设备应能够实时监测库房内的温度和湿度，并进行自动调节，使库房内的温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。（二）档案保管措施1.分类存放档案应按照分类编号顺序进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.标识清晰档案柜、密集架等存放设备应标明档案类别、编号范围等信息，便于档案管理人员快速定位档案。3.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，及时发现并处理问题。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。4.温湿度管理档案库房应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温度和湿度。根据温湿度变化情况，及时采取相应的调节措施，确保库房内的温湿度符合档案保管要求。5.防火防盗档案库房应配备必要的防火、防盗设备，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。档案管理人员应熟悉防火、防盗知识，掌握火灾、盗窃等突发事件的应急处理方法。6.防虫防霉档案库房应采取防虫防霉措施，如放置防虫剂、定期通风换气等。对易受虫害、霉变的档案，应采取特殊的保管措施，如密封包装、低温保存等。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理查阅手续。2.外部查阅外单位人员因工作需要查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织主管领导签字同意后，到档案管理室办理查阅手续。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，不得将档案交予外单位人员自行查阅。（二）查阅手续1.填写申请表查阅人员应填写《档案查阅申请表》，详细说明查阅档案的原因、内容和时间范围。2.审批申请表经所在部门负责人或公司/组织主管领导审批签字后，交档案管理室。3.登记档案管理室对查阅申请进行登记，记录查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅档案管理人员根据查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。5.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室，档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（三）利用方式1.复印对于需要复印的档案，查阅人员应填写《档案复印申请表》，经审批后，由档案管理人员按照规定进行复印。复印后的档案应加盖档案管理室印章，注明复印日期和份数。2.借阅对于需要借阅的档案，查阅人员应填写《档案借阅申请表》，经审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在借阅的档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理室负责人、各部门兼职档案员以及相关业务专家组成。鉴定工作小组负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定标准根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。档案鉴定标准应综合考虑档案的来源、内容、形式、时间等因素，确定档案的保管期限。一般情况下，档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司章程、制度、重要会议文件、决议、纪要，公司/组织设立、变更、注销等相关文件，重大项目建设文件，重要设备仪器档案，重要科研项目档案等。2.长期保管的档案凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为[X]年。如一般性会议文件、决议、纪要，年度工作计划与总结，人事档案，财务档案，业务经营档案等。3.短期保管的档案凡