公司档案工作保密制度

PAGE公司档案工作保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的保密管理，确保公司档案信息的安全与完整，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案工作中涉及的保密管理活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家法律法规，依法开展档案保密工作。2.预防为主原则：采取有效措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.突出重点原则：对涉及公司核心机密、商业秘密等重要档案进行重点保护。4.严格责任原则：明确档案保密工作各环节的责任，对违规行为严肃追究责任。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组公司成立档案保密工作领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。领导小组负责全面领导公司档案保密工作，制定保密工作方针、政策和制度，审议重大保密事项，协调解决保密工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责公司档案工作的统筹规划、组织实施和监督检查：制定档案工作计划和规章制度，指导各部门做好档案收集、整理、保管、利用等工作。2.负责公司各类档案的集中统一管理：对公司形成的各种门类和载体的档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用，确保档案的完整与安全。3.负责档案保密制度的具体执行：建立健全档案保密管理制度，加强对档案管理人员的保密教育和培训，落实档案保密措施，防止档案信息泄露。4.负责对涉及公司机密、商业秘密等重要档案的管理：按照规定确定重要档案的密级，采取特殊的保密措施，严格限制查阅和使用范围。5.负责对档案信息系统的安全管理：保障档案信息系统的安全稳定运行，防止档案信息在传输、存储过程中被窃取、篡改或泄露。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交：按照公司档案管理要求，做好本部门各类文件材料的收集、整理工作，定期将应归档的档案移交公司档案管理部门，并对本部门档案的安全保密负责。2.负责对本部门员工进行档案保密教育：组织本部门员工学习档案保密制度，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规导致档案信息泄露。3.严格遵守档案查阅、借阅规定：在工作中如需查阅、借阅公司档案，应按照规定办理手续，不得擅自扩大查阅、借阅范围，不得私自复制、传播档案内容。（四）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责：严格遵守档案工作各项规章制度，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整与安全。2.严格遵守保密纪律：保守档案机密，不得向无关人员泄露档案内容，不得擅自提供、抄录、公布档案信息。3.加强档案保密设施建设：负责档案库房的安全管理，配备必要的保密设施设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案存放环境安全。4.定期对档案进行清查核对：及时发现和处理档案保管中的问题，确保档案账实相符。5.积极参加档案保密培训：不断提高自身业务水平和保密意识，掌握档案保密工作的新知识、新技能。三、档案的分类与密级划分（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等几大类。具体分类如下：1.文书档案：包括公司各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.科技档案：包括公司科研项目、技术研发、工程设计、设备档案等。3.财务档案：包括公司财务报表、会计凭证、账簿及其他财务资料。4.人事档案：包括员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利等档案材料。5.业务档案：包括公司市场营销、客户关系管理、合同协议、招投标文件等业务活动中形成的档案。（二）密级划分根据档案内容的重要程度和保密要求，将档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。1.绝密级档案：是指公司最重要的机密信息，一旦泄露将对公司的生存和发展造成极其严重的损害。如公司核心技术资料、重大商业决策、尚未公开的财务数据等。2.机密级档案：是指公司重要的机密信息，泄露后可能对公司的经营活动、经济效益、声誉等造成较大影响。如公司产品配方、客户名单、营销策略、重要合同协议等。3.秘密级档案：是指公司一般的保密信息，泄露后可能对公司造成一定的不利影响。如公司一般性文件、内部规章制度、普通业务资料等。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责档案收集工作：按照档案管理要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集范围应涵盖公司各项业务活动：包括但不限于行政管理、生产经营、技术研发、财务审计、人力资源等方面形成的文件、资料、图表、数据等。3.对重要会议、重大活动形成的档案：应及时进行收集整理，确保档案的真实性和完整性。会议记录、纪要、决议等文件应详细记录会议内容、讨论情况和决定事项；重大活动的档案应包括活动方案、筹备情况、现场照片、视频资料等。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准：对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，建立档案检索体系，便于档案的查找和利用。2.对纸质档案应进行装订、编页：去除金属物，确保档案整齐、牢固；对电子档案应进行规范命名、分类存储，建立备份制度，防止数据丢失。3.档案整理过程中应认真核对档案内容：确保档案信息准确无误，对不符合要求的档案应及时进行补充、修正或完善。五、档案的保管（一）档案库房管理1.档案库房应具备安全保密条件：选择安全可靠的地点，配备必要的安全设施设备，如防盗门窗、监控系统、报警装置等，确保档案库房的安全。2.档案库房应保持适宜的温度、湿度：安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，防止档案因温湿度不适而受损。3.档案库房应设置专门的存储区域：按照档案类别、密级等进行分区存放，便于档案的管理和查找。对绝密级档案应单独设立专柜存放，实行专人专管。4.档案库房应保持清洁卫生：定期进行清扫，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。同时，要做好防虫、防鼠工作，采取有效的防虫、防鼠措施，如放置驱虫药、鼠夹等。（二）档案存储介质管理1.对电子档案存储介质应进行严格管理：定期进行检查、维护和更新，确保存储介质的安全可靠。存储介质应标明档案内容、密级、存储日期等信息，并妥善保管。2.对重要电子档案应进行备份：采用多种存储介质进行备份，如磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点，防止因存储介质损坏或丢失导致档案信息丢失。3.对存储有档案信息的计算机设备：应设置必要的安全防护措施，如安装防火墙、杀毒软件等，防止计算机病毒、黑客攻击等对档案信息造成破坏。同时，要定期对计算机设备进行维护和保养，确保设备正常运行。（三）档案保管期限1.公司档案保管期限分为永久、长期和短期：永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为15年以下。2.档案保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定：在档案整理过程中，档案管理人员应按照规定对档案保管期限进行标注，并在档案保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案：应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、密级等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时：档案管理人员应在场监督，查阅人员只能在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。3.查阅绝密级档案：必须经公司总经理批准，并在档案管理部门指定的专人陪同下查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照、记录档案内容。4.查阅机密级档案：需经公司分管领导批准，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。5.查阅秘密级档案：由所在部门负责人批准，查阅人员应妥善保管档案，查阅完毕后及时归还档案管理部门。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案：应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、密级、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅档案时：借阅人员应向档案管理人员出具本人有效身份证件，并在《档案借阅登记簿》上签字登记。档案管理人员应按照借阅申请表的内容，将档案交借阅人员当面核对清楚后借出。3.借阅绝密级档案：必须经公司总经理批准，并办理严格的借阅手续。借阅人员应将档案存放在安全可靠的地方，不得转借他人，借阅期限届满后应及时归还档案管理部门。4.借阅机密级档案：需经公司分管领导批准，借阅人员应妥善保管档案，不得擅自扩大借阅范围，不得在借阅期间对档案进行复制、传播等行为。5.借阅秘密级档案：由所在部门负责人批准，借阅人员应按时归还档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（三）档案复制规定1.因工作需要复制档案：应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、档案名称、密级、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.复制绝密级档案：必须经公司总经理批准，并在档案管理部门指定的专人监督下进行复制。复制份数应严格控制，复制件应与原件具有同等的保密要求。3.复制机密级档案：需经公司分管领导批准，复制人员应按照规定进行复制，并对复制件的安全保密负责。4.复制秘密级档案：由所在部门负责人批准，复制件应妥善保管，不得随意传播。复制完成后，复制人员应将复制申请表、复制件等一并交档案管理部门存档。七、档案的传递与交接（一）档案传递1.档案传递应通过安全可靠的方式进行：如专人送达、机要通信、邮政特快专递等，确保档案在传递过程中的安全保密。2.传递档案时：应填写《档案传递登记表》，注明档案名称、密级、数量、传递日期、传递方式、接收单位等信息，并由传递人员和接收人员签字确认。3.传递绝密级档案：必须由专人负责传递，并采取严格的保密措施，如密封包装、专人护送等，确保档案安全送达目的地。4.传递机密级档案：应选择安全可靠的传递方式，传递过程中要注意保密，防止档案信息泄露。5.传递秘密级档案：可采用一般的传递方式，但也要确保档案的安全，传递人员应妥善保管档案，不得擅自拆封、泄露档案内容。（二）档案交接1.档案管理人员工作变动时：应办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，详细列出交接的档案名称、数量、密级、保管期限等信息，并由交接双方签字确认。2.交接档案时：交接双方应认真核对档案内容，确保档案的完整与准确。如发现档案有问题，应及时查明原因并进行处理。3.交接过程中：档案管理部门负责人应在场监督，确保交接工作的顺利进行。交接手续完成后，交接清单应一式三份，分别由交接双方和档案管理部门留存。八、档案的保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司建立档案保密监督检查机制：定期对各部门档案保密工作进行检查，及时发现和纠正存在的问题，确保档案保密制度的有效执行。2.档案管理部门负责对公司档案保密工作进行日常监督检查：对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节进行检查，发现问题及时督促整改。3.各部门应定期对本部门档案保密工作进行自查：发现问题及时采取措施进行处理，并将自查情况报告档案管理部门。（二）检查内容与方式1.档案保密监督检查内容包括：档案管理制度执行情况、档案保管条件、档案查阅借阅手续、档案信息安全等方面。2.检查方式可采用定期检查与不定期抽查相结合：定期检查每年不少于[X]次，不定期抽查根据工作需要随时进行。检查过程中，可通过查阅档案、查看现场、询问相关人员等方式进行。（三）问题处理与整改1.对检查中发现的问题：档案管理部门应及时下达《档案保密检查整改通知书》，要求责任部门限期整改。责任部门应认真分析问题原因，制定整改措施，并将整改情况及时报告档案管理部门。2.对违反档案保密制度的行为：应按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究责任。对因工作失误或疏忽导致档案信息泄露的，要视情节轻重给予相应的纪律处分；对故意泄露档案信息的，要依法追究法律责任。九、档案的销毁（一）销毁范围1.对保管期限届满且已失去保存价值的档案：应按照规定进行销毁。销毁范围包括文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等各类档案。2.对因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的档案：经鉴定后可进行销毁。3.对涉及公司机密、商业秘密等重要档案：在保密期限届满后，经公司批准可进行销毁，但必须采取严格安全的销毁方式，确保档案信息无法恢复。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对拟销毁的档案进行鉴定：组织相关人员对档案的保存价值进行评估，确定是否符合销毁条件。鉴定工作应形成鉴定报告，注明档案名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息。2.对符合销毁条件的档案：应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、密级、销毁原因等信息，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行：如焚烧、粉碎、电子数据擦