档案利用分析统计制度

PAGE档案利用分析统计制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的科学管理，充分发挥档案的作用，准确掌握档案利用情况，为公司/组织的决策、管理和业务活动提供有力支持，特制定本档案利用分析统计制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有档案的利用分析统计工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等各类档案。（三）基本原则1.准确性原则：档案利用分析统计数据应真实、准确、完整，如实反映档案利用的实际情况。2.及时性原则：及时收集、整理和分析档案利用数据，确保数据的时效性，为决策提供及时有效的依据。3.科学性原则：运用科学的方法和指标体系进行档案利用分析统计，提高统计工作的科学性和有效性。4.保密性原则：在档案利用分析统计过程中，严格遵守国家有关保密法律法规，保护档案信息的安全和隐私。二、档案利用分析统计工作的组织与职责（一）组织架构公司/组织设立档案利用分析统计工作领导小组，由档案管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案利用分析统计工作，审议重大统计事项，指导和监督统计工作的开展。档案管理部门负责具体实施档案利用分析统计工作，配备专职或兼职的统计人员，负责档案利用数据的收集、整理、分析和报告等工作。（二）职责分工1.档案管理部门制定档案利用分析统计工作方案和相关制度，明确统计范围、内容、方法和流程。建立健全档案利用统计台账，及时、准确地记录档案利用的各项信息。定期收集、整理和汇总档案利用数据，进行数据分析和统计报表的编制。开展档案利用情况的分析研究，撰写分析报告，为公司/组织提供决策参考。负责与其他部门的沟通协调，确保档案利用统计工作的顺利进行。2.各相关部门配合档案管理部门做好档案利用数据的收集工作，及时提供本部门档案利用的相关信息。协助档案管理部门开展档案利用情况的调查和分析，提供必要的支持和配合。根据档案利用分析统计结果，合理调整本部门的档案利用策略和工作安排。三、档案利用分析统计的内容与方法（一）档案利用统计内容1.档案利用人次：统计利用档案的个人或单位的数量。2.档案利用卷次：统计利用档案的卷数或件数。3.档案利用目的：分为查阅、借阅、复制等，统计不同利用目的的档案利用情况。4.档案利用时间：统计档案利用的时间分布，如年度、季度、月度等。5.档案利用部门：统计各部门利用档案的情况。6.档案利用效果：对档案利用后产生的经济效益、社会效益等进行评估和统计。（二）档案利用统计方法1.手工统计：对于部分纸质档案或利用频率较低的档案，可采用手工记录和统计的方式。2.计算机辅助统计：利用档案管理软件或专门的统计软件，对电子档案的利用情况进行自动统计和分析。3.抽样统计：对于档案数量较多、利用情况复杂的情况，可采用抽样统计的方法，选取一定比例的档案样本进行统计分析，以推断总体利用情况。（三）档案利用分析方法1.对比分析：将不同时期、不同部门、不同类型档案的利用情况进行对比，分析其变化趋势和差异原因。2.关联分析：分析档案利用与公司/组织业务活动、决策等之间的关联关系，找出档案利用的规律和特点。3.因素分析：探讨影响档案利用的各种因素，如政策法规、业务需求、档案质量等，为改进档案管理和利用工作提供依据。四、档案利用统计报表与报告（一）统计报表1.档案利用情况月报表：每月定期报送，反映当月档案利用的人次、卷次、利用目的等基本情况。2.档案利用情况季报表：每季度报送，在月报表的基础上，增加季度累计数据和分析指标，如利用趋势分析等。3.档案利用情况年报表：每年年终报送，全面总结当年档案利用工作的总体情况，包括年度利用人次、卷次、利用目的分布、部门利用情况、利用效果评估等，并与上一年度进行对比分析。（二）统计报告1.定期分析报告：根据统计报表数据，定期撰写档案利用情况分析报告，一般每季度或每半年撰写一次。报告内容应包括档案利用的总体情况、变化趋势、存在问题及建议等。2.专题分析报告：针对特定的档案利用主题或问题，开展专题分析研究，并撰写专题分析报告。如某项业务档案的利用情况分析、档案利用对公司/组织发展的影响分析等。3.综合分析报告：每年年终撰写综合分析报告，全面总结全年档案利用工作，对档案利用的整体情况进行综合评价，提出下一年度档案利用工作的目标、任务和措施建议。五、档案利用分析统计数据的管理与保密（一）数据管理1.档案利用分析统计数据应妥善保管，建立专门的数据存储介质和存储地点，确保数据的安全和完整。2.定期对统计数据进行备份，防止数据丢失或损坏。备份数据应异地存放，以应对突发情况。3.对统计数据进行分类整理，建立数据索引和目录，便于查询和使用。（二）数据保密1.严格遵守国家有关保密法律法规，对档案利用分析统计数据中的敏感信息进行保密处理。2.统计人员应严格履行保密职责，并签订保密协议。未经授权，不得擅自对外提供或泄露统计数据。3.在档案利用分析统计工作中，如需使用涉及保密的数据，应按照规定的审批程序进行申请和审批，并采取必要的保密措施。六、档案利用分析统计工作的监督与考核（一）监督检查1.档案利用分析统计工作领导小组定期对档案利用分析统计工作进行监督检查，确保统计工作的规范开展和数据的真实准确。2.检查内容包括统计制度的执行情况、统计数据的质量、统计报表和报告的报送及时性和准确性等。（二）考核评价1.建立档案利用分析统计工作考核评价机制，对档案管理部门和相关部门的统计工作进行考核评价。2.考核指标包括统计工作的完成情况、统计数据的质量、分析报告的质量和对公司/组织决策的支持作用等。3.根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改。七、附则