档案管理新旧制度对比

PAGE档案管理新旧制度对比一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，适应公司发展需要，特制定本档案管理新旧制度对比文档。本制度旨在明确新旧制度在档案管理各方面的差异，以便公司员工更好地理解和执行档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调各部门档案工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。（四）定义1.档案：指公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。2.档案管理部门：指公司设立的专门负责档案管理工作的部门，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.归档：指各部门将办理完毕、具有保存价值的文件材料按照规定的时间、范围和要求移交档案管理部门的过程。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.旧制度负责制定公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，定期对档案进行整理、分类、编目、装订等工作。建立档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定提供档案利用服务。对到期档案进行鉴定和销毁，提出档案保管期限的调整意见。2.新制度负责制定和完善公司档案管理制度体系，确保制度符合国家法律法规和行业标准要求。运用信息化手段，搭建公司档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和在线利用。加强对各部门档案工作的指导和监督，定期开展档案工作检查和评估。组织开展档案业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。负责档案数据的备份和安全存储，制定档案安全应急预案，确保档案数据的安全。（二）各部门职责1.旧制度负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全、完整。按照档案管理部门的要求，及时将本部门应归档的文件材料移交档案管理部门。严格遵守档案查阅、借阅制度规定，履行审批手续，按时归还档案。2.新制度明确各部门档案管理责任人，负责本部门档案工作的具体组织和实施。加强对本部门电子文件的管理，确保电子文件的格式规范、元数据完整，并按照规定进行电子文件的归档。配合档案管理部门开展档案数字化工作，提供必要的档案原件进行扫描等处理。积极参与档案管理部门组织的档案工作培训和交流活动，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.旧制度反映公司行政管理、党群工作、经营管理、生产技术等方面活动的文件材料。公司与外部单位签订的合同、协议、章程、纪要等文件。公司重要会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议等。公司员工的人事档案、工资档案、奖惩档案等。2.新制度在旧制度收集范围基础上，增加对公司数字化转型过程中产生的各类电子数据、信息系统日志等档案的收集。关注公司业务拓展和创新过程中形成的新型文件材料，如项目策划书、创新成果报告等。将公司在社交媒体平台上发布的具有一定影响力和保存价值的信息纳入收集范围。（二）收集要求1.旧制度各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。对重要文件材料应进行备份，防止原件丢失或损坏。2.新制度强调电子文件的实时收集和动态管理，各部门应在业务活动结束后及时将电子文件移交档案管理部门或进行在线归档。电子文件应采用符合国家标准的格式存储，确保其可读性和可利用性。对于收集的文件材料，应进行元数据的采集和整理，元数据应准确反映文件的形成背景、来源、内容等信息。（三）整理方法1.旧制度按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类等。对每一类文件材料进行编号、编目，编制目录索引，便于查找和利用。对纸质文件进行装订，保持文件的整齐、牢固。2.新制度在传统分类基础上，进一步细化分类标准，如经营管理类可分为市场营销、财务管理、人力资源管理等子类别。运用档案管理信息系统，实现档案整理的自动化和智能化，通过系统对档案进行分类、编号、编目等操作，并生成电子目录。对于电子文件，按照文件的主题、时间、来源等进行分类整理，同时建立电子文件之间的关联关系，方便用户进行多角度查询和利用。四、档案的保管（一）保管期限1.旧制度档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要是反映公司重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的文件材料。长期保管的档案保管期限为16年至50年，短期保管的档案保管期限为15年以下。2.新制度对档案保管期限进行了优化调整，明确永久保管的档案范围进一步细化，包括公司设立、变更、注销等重要文件，以及涉及公司核心知识产权、重大权益等方面的文件。长期保管期限调整为10年至30年，短期保管期限调整为10年以下。同时，增加了对一些时效性较强的档案的保管期限规定，如某些项目文件的保管期限根据项目周期确定。（二）保管条件1.旧制度档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等设施设备，如灭火器、防盗门、防虫药、除湿机、防鼠板等。档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。2.新制度加强档案库房的智能化建设，安装温湿度传感器、空气质量监测设备等，实现对库房环境的实时监测和自动调控。采用先进的档案存储设备，如密集架、光盘库、磁带库等，提高档案存储空间利用率。建立档案数字化存储备份中心，对重要档案进行异地备份存储，确保档案数据的安全性和可靠性。（三）档案的清点与检查1.旧制度定期对档案进行清点，每年至少清点一次，确保档案数量准确、存放位置正确。对档案库房进行定期检查，检查档案保管状况、设施设备运行情况等，发现问题及时处理。2.新制度利用档案管理信息系统，实现对档案数量和存储位置的实时监控和动态管理，提高清点工作的效率和准确性。增加对档案数字化存储数据的定期检查和维护，确保数据的完整性和可读性。加强对档案安全风险的评估和预警，定期开展档案安全检查和应急演练，提高应对突发事件的能力。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.旧制度公司内部人员查阅档案需填写查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。借阅档案需填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.新制度员工可通过档案管理信息系统在线申请查阅档案，系统自动根据权限进行审批，审批通过后可在线查阅相关档案。借阅档案可通过系统提交借阅申请，经审批后，档案管理部门可根据实际情况提供电子档案或纸质档案借阅服务。对于电子档案借阅，可设置在线阅读、下载等权限，并记录借阅行为。优化借阅期限规定，根据档案的性质和利用需求，合理确定借阅期限，最长不超过[X]天。对于重要档案，可实行限时借阅制度，并加强跟踪管理。（二）档案的复制1.旧制度因工作需要复制档案的，需填写复制申请表，经档案管理部门负责人审批后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制档案应保证内容完整、清晰，不得擅自更改档案内容。2.新制度员工可在档案管理信息系统中申请档案复制，系统根据审批结果提供在线复制或线下复制服务。对于在线复制，系统可自动生成水印，注明复制时间、申请人等信息。加强对档案复制的管理，记录复制行为，并对复制后的档案进行跟踪监控，防止未经授权的传播和使用。（三）档案利用的监督与统计1.旧制度档案管理部门对档案利用情况进行登记，定期统计档案查阅、借阅、复制等数量，并向上级领导汇报。对档案利用过程中发现的问题及时进行处理，如发现档案丢失或损坏，应及时查明原因并采取补救措施。2.新制度利用档案管理信息系统，实时记录和统计档案利用情况，生成详细的利用报表，为公司决策提供数据支持。加强对档案利用行为的监督，通过系统对异常利用行为进行预警，如频繁查阅敏感档案、长时间占用档案等，及时进行调查和处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.旧制度定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保管期限、价值等进行鉴定。鉴定小组根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值，提出鉴定意见。2.新制度引入专业的档案鉴定机构或专家参与档案鉴定工作，提高鉴定的科学性和准确性。利用大数据分析技术，对档案的利用频率、重要性等进行量化分析，为鉴定工作提供参考依据。在鉴定过程中，充分考虑公司业务发展和法律法规变化对档案价值的影响，及时调整鉴定标准和方法。（二）销毁程序1.旧制度经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，报公司领导审批。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。销毁清册应永久保存，以备查考。2.新制度对于拟销毁的档案，在档案管理信息系统中进行