公司档案借阅权限制度

PAGE公司档案借阅权限制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准，确保档案管理和借阅活动合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.权限明确原则：明确不同人员的档案借阅权限，杜绝违规借阅行为。4.高效服务原则：在确保安全保密的前提下，为公司业务开展提供高效的档案借阅服务。二、档案分类与借阅范围（一）档案分类公司档案分为文书档案、人事档案、财务档案、业务档案、工程档案等类别。（二）借阅范围1.文书档案：涉及公司规章制度、会议纪要、重要文件等，根据工作需要，相关人员可按权限借阅。2.人事档案：仅限人力资源部门及相关领导，在规定的业务范围内查阅借阅，严格保护员工个人隐私。3.财务档案：财务人员及经授权的审计、检查人员可按规定借阅，用于财务核算、审计等工作。4.业务档案：与具体业务相关的档案，业务部门人员在职责范围内借阅，以支持业务开展、项目推进等。5.工程档案：工程技术人员、项目管理人员等根据工程建设需要，在规定权限内借阅相关档案。三、借阅权限设定（一）普通员工1.因工作需要，可借阅与其工作职责相关的一般性档案。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需提前办理申请手续。（二）部门主管1.有权借阅本部门相关业务档案及部分通用档案。2.借阅期限可适当延长至[X]个工作日，特殊情况经审批可再延长。（三）公司中层管理人员1.在其职责范围内，可借阅涉及公司整体运营、管理等方面的档案。2.借阅期限根据实际工作需求确定，最长不超过[X]个工作日，如需长期借阅，需报公司高层批准。（四）公司高层管理人员1.可根据工作需要，全面借阅各类档案。2.借阅期限不受限制，但需确保档案及时归还和妥善保管。四、借阅申请与审批流程（一）申请借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。（二）审批1.普通员工的借阅申请，由部门主管审批。2.部门主管的借阅申请，由分管领导审批。3.中层管理人员的借阅申请，由公司总经理审批。4.高层管理人员的借阅申请，可直接进行借阅，但需在档案管理部门备案。（三）反馈审批通过后，档案管理部门应及时通知借阅人办理借阅手续。如申请未获批准，应向借阅人说明原因。五、借阅手续办理（一）登记借阅人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理登记手续，领取借阅档案。（二）签字确认借阅人需在《档案借阅登记表》上签字，明确借阅档案的相关信息及责任。（三）借阅凭证档案管理部门出具《档案借阅凭证》，注明借阅档案的详细内容、借阅期限等，交借阅人留存。六、借阅期限与归还（一）借阅期限借阅期限严格按照本制度规定执行，不得超期借阅。（二）归还借阅人应在规定的归还日期前，将借阅的档案完整无损地归还至档案管理部门。如需延期归还，必须提前办理续借手续。（三）催还临近归还日期，档案管理部门应提前向借阅人发出催还通知，提醒其按时归还档案。七、档案使用规范（一）妥善保管借阅人应妥善保管借阅的档案，不得随意涂改、损坏、丢失。如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门。（二）不得转借未经档案管理部门同意，借阅人不得将所借档案转借他人。（三）使用范围限定借阅人只能将档案用于申请时注明的目的，不得擅自扩大使用范围。（四）保密要求借阅人应对所借阅档案的内容严格保密，不得泄露给无关人员。涉及公司机密的档案，应严格按照公司保密制度执行。八、档案归还检查（一）检查内容档案管理部门在接收归还档案时，应仔细检查档案的完整性、准确性、保密性等。（二）问题处理如发现档案有缺失、损坏、信息泄露等问题，应立即查明原因，要求借阅人作出书面说明，并视情节轻重追究相应责任。九、特殊情况处理（一）档案丢失或损坏如借阅的档案丢失或损坏，借阅人应及时报告档案管理部门，并采取补救措施。同时，应根据公司规定承担相应的赔偿责任。（二）紧急借阅需求对于紧急工作需要借阅档案的情况，可特事特办，但必须在事后及时补办相关手续。（三）跨部门借阅涉及跨部门借阅档案的，需相关部门之间进行沟通协调，明确借阅目的和权限，确保档案借阅工作顺利进行。十、监督与考核（一）监督机制公司设立档案管理监督小组，定期对档案借阅权限制度的执行情况进行检查和监督。（二）违规处理对于违反本制度的借阅行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法依规追究相关人员的责任。（三）考核评价将档案借阅权限制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守制度、表现优秀的部门和个人给予表彰奖励。十一、培训与宣传（一）培训计划定期组织档案管理知识和借阅权限制度培训，提高员工的档案管理意识和操作技能。（二）宣传推广通过内部宣传渠道，广泛宣传档案借阅权限制