档案印章安全管理制度

PAGE档案印章安全管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案印章的安全管理，确保档案印章的正常使用和安全存放，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案印章使用和管理过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保档案印章管理活动合法合规。2.安全保密原则：强化档案印章的安全保护措施，防止印章被盗用、冒用或泄露，确保公司机密信息安全。3.专人专管原则：明确档案印章管理责任人，实行专人负责，确保责任落实到位。4.规范使用原则：严格规范档案印章的使用流程，确保印章使用的准确性和严肃性。二、档案印章的分类及管理职责（一）档案印章分类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法人章：由公司法定代表人使用，用于特定的法律文件或重要事项的签署。3.部门印章：各部门根据工作需要设立的印章，用于本部门相关文件的处理。4.专用印章：如财务专用章、合同专用章等，用于特定业务领域的文件签署。（二）管理职责1.综合管理部门负责制定和完善档案印章安全管理制度，并监督制度的执行情况。统一负责公司各类档案印章的刻制、启用、废止和销毁等管理工作。定期对档案印章的使用情况进行检查和统计，发现问题及时督促整改。2.档案印章保管人负责档案印章的日常保管，确保印章存放安全。严格按照规定流程审核印章使用申请，对不符合规定的申请予以拒绝。详细记录印章使用情况，包括使用时间、用途、使用人等信息。3.印章使用人按照规定填写印章使用申请表，明确使用印章的文件名称、用途、使用范围等信息。在使用印章时，必须在印章保管人的监督下进行，确保印章使用的真实性和合法性。使用完毕后，及时将印章归还保管人，并在使用记录上签字确认。三、档案印章的刻制与启用（一）刻制1.公司因工作需要刻制档案印章时，由综合管理部门统一提出申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.申请刻制档案印章时，需提供详细的印章样式、规格、用途等信息，并确保印章内容符合法律法规和公司规定。（二）启用1.新刻制的档案印章启用前，综合管理部门应进行登记备案，记录印章的名称、编号、刻制时间、启用时间等信息。2.印章保管人在收到新印章后，应认真核对印章的样式、规格、内容等是否与申请一致，并在《档案印章启用登记表》上签字确认。3.启用档案印章时，应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、管理要求等事项，确保全体员工知晓。四、档案印章的保管（一）保管要求1.档案印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管设施内，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、被抢或丢失。2.保险柜应设置密码和钥匙，密码应定期更换，钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。3.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章带出办公场所，如因工作需要确需带出的，必须经公司领导批准，并办理相关登记手续，在使用过程中必须有专人陪同，确保印章安全。（二）保管人员职责1.印章保管人应定期对保管的印章进行检查，查看印章是否完好无损，如有损坏或丢失应及时报告并采取相应措施。2.负责保持印章存放环境的整洁和卫生，防止印章因受潮、生锈等原因影响正常使用。3.对印章的使用情况进行监督，确保印章使用符合规定流程，对违规使用印章的行为有权制止并向上级报告。五、档案印章的使用（一）使用流程1.申请：印章使用人需填写《档案印章使用申请表》，详细注明使用印章的文件名称、用途、使用范围、使用时间等信息，并签字确认。2.审核：申请表提交后，由相关部门负责人或授权审批人进行审核，审核内容包括申请事项是否符合公司规定、文件内容是否真实合法等。审核通过后，在申请表上签字批准。3.用印：印章保管人在收到经审核批准的申请表后，核对申请信息与文件内容是否一致，无误后在指定位置加盖印章，并在《档案印章使用登记簿》上详细记录印章使用情况。4.登记：印章使用完毕后，印章使用人应及时将申请表和相关文件归还印章保管人，印章保管人对使用情况进行再次核对后，在《档案印章使用登记簿》上签字确认。（二）使用范围1.公司公章主要用于对外签订合同、协议、出具重要文件、办理各类资质证书、营业执照年检等重要事项。2.法人章主要用于特定的法律文件签署、银行账户预留印鉴等。3.部门印章主要用于本部门内部文件的处理，如发文、通知、报告等。4.专用印章应严格按照其特定的业务范围使用，不得超出规定范围使用。（三）禁止使用情况1.未经公司领导批准，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖档案印章。2.严禁将档案印章借给其他单位或个人使用。3.严禁在与公司业务无关的文件或事项上加盖档案印章。六、档案印章的停用与废止（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用档案印章时，由综合管理部门提出申请，经公司领导审批后办理停用手续。2.停用的档案印章应及时收回，并在《档案印章停用登记表》上进行登记，注明停用原因、停用时间等信息。（二）废止1.对于不再使用或已损坏无法修复的档案印章，由综合管理部门提出废止申请，经公司领导审批后进行废止处理。2.废止的档案印章应采取销毁等措施，防止印章被非法使用。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由相关人员签字确认。七、档案印章的交接与挂失（一）交接1.档案印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前向综合管理部门报告，并办理印章交接手续。2.交接双方应在《档案印章交接登记表》上详细记录印章的名称、编号、数量、交接时间、交接双方签字等信息，确保交接清楚、责任明确。3.交接过程中，应由综合管理部门派人监交，确保交接工作的顺利进行。（二）挂失1.发现档案印章丢失或被盗后，印章保管人应立即向综合管理部门报告，并采取相应的防范措施，如通知相关部门停止使用该印章、向公安机关报案等。2.综合管理部门应及时发布印章挂失通知，声明该印章作废，并在公司内部进行通报，防止因印章丢失造成公司损失。3.根据挂失情况，及时办理印章的重新刻制、启用等手续，并对相关责任人进行调查处理。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.综合管理部门应定期对档案印章的管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、使用记录是否完整等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自使用档案印章、违规保管印章、造成印章丢失或被盗等行为，公司将视情节轻重，对