村级财务档案管理制度

PAGE村级财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强村级财务档案管理，规范财务档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保财务档案的完整、准确、安全，充分发挥财务档案在村级经济管理中的作用，根据国家有关法律法规和财务制度，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内的所有财务活动所形成的档案管理，包括但不限于会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、合同协议、票据存根等各类财务资料。（三）管理原则1.统一管理原则：村级财务档案由专人负责统一收集、整理、保管，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：财务档案应如实反映村级财务活动的全过程，保证档案内容的真实性、完整性，不得篡改、伪造档案资料。3.安全保密原则：加强财务档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。同时，严格遵守保密规定，限制无关人员查阅档案。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索方法，便于档案的查询、调阅和利用，为村级财务管理和决策提供有效支持。二、档案管理职责分工（一）村委会职责1.负责组织领导村级财务档案管理工作，将档案管理纳入村级财务管理工作的重要内容，明确专人负责档案管理工作。2.监督财务档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查，及时解决档案管理工作中存在的问题。3.根据实际工作需要，提供必要的档案管理工作条件，包括档案保管场所、设备、经费等。（二）财务人员职责1.负责财务档案的日常收集、整理、装订、保管等工作，确保财务档案的及时、准确归档。2.按照档案管理要求，对财务档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。3.严格遵守档案保管制度，做好档案的安全防护工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时报告并采取措施进行处理。4.负责按照规定的程序和要求，为村级组织内部及外部相关单位和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和记录工作。（三）审计人员职责1.在开展村级财务审计工作过程中，负责对审计过程中形成的各类资料进行收集、整理，并及时移交档案管理人员统一保管。2.协助档案管理人员做好审计档案的分类、编号、编目等工作，确保审计档案的规范管理。3.根据工作需要，查阅审计档案，为后续审计工作提供参考和依据。三、财务档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证。原始凭证如发票、收据、报销单、借款单等；记账凭证应按照经济业务发生的时间顺序，根据审核无误的原始凭证编制。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产台账等各类账簿。3.财务报表：包括月度、季度、年度财务报表，以及相关的财务分析报告等。4.审计报告：包括村级财务审计、专项审计等各类审计报告。5.合同协议：涉及村级经济活动的各类合同、协议，如土地承包合同、租赁合同、工程项目合同等。6.票据存根：各类收款收据、发票存根等。7.其他财务资料：如财务预算、决算资料，财务审批文件，财务工作交接清单等。（二）收集要求1.财务人员应及时将财务活动中形成的各类资料进行收集，确保资料的完整性和及时性。2.收集的资料应真实、准确、完整，不得遗漏、涂改、伪造。对于不符合要求的资料，应及时补充或更正。3.对收集到的资料进行初步分类，区分不同类别和年度，便于后续整理工作。（三）整理方法1.会计凭证整理按照记账凭证的编号顺序，将原始凭证附在相应的记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对原始凭证进行分类整理，如按费用类别、业务类型等进行分类，确保同类原始凭证集中在一起。去除原始凭证上的金属物，如订书钉、回形针等，对纸张较大的原始凭证进行折叠，使其大小与记账凭证一致。每本凭证厚度应适中，一般以23厘米为宜，过多的凭证可分册装订，并在封面上注明册数和编号。装订凭证时，应使用棉线在左上角装订牢固，防止凭证散失。在凭证封面上填写年度、月份、凭证种类、起讫号码、起止日期以及凭证张数等信息，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。2.会计账簿整理拆除账簿中的空白页，在账簿启用表上加盖单位公章、会计主管人员和记账人员印章。对账簿进行编号，总账、明细账、日记账等应分别编号，编号应连续、清晰。在账簿扉页上填写账簿启用日期（包括年度、月份）、截止日期、页数、册次、记账人员、会计主管人员姓名，并加盖单位公章。对于活页式账簿，应在使用完毕后及时装订成册，并按照上述要求填写相关信息。3.财务报表整理将月度、季度、年度财务报表按照时间顺序排列，确保报表的连续性。在报表封面加盖单位公章、制表人、审核人、负责人印章，并注明报表所属年度、月份、单位名称等信息。对财务报表进行编号，便于查询和管理。4.其他财务资料整理合同协议应按照签订时间顺序排列，每份合同协议单独编号，并在封面注明合同名称、签订日期、甲方乙方、合同金额等关键信息。票据存根应按照票据种类和号码顺序整理，每本票据存根应在封面注明票据名称、起止号码、使用期间等信息。其他财务资料如财务预算、决算资料，财务审批文件，财务工作交接清单等，应根据资料的性质和内容进行分类整理，分别编号，并在封面注明资料名称、日期、来源等信息。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证、会计账簿、财务报表等主要财务档案的保管期限为[X]年。2.审计报告、合同协议、票据存根等其他财务资料的保管期限根据相关规定和实际需要确定，一般不少于[X]年。（二）保管场所1.设立专门的财务档案保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全保管。2.保管室内应配备必要的档案柜、货架等存放设备，按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保档案的完整、准确和安全。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.对电子财务档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和更新，防止数据丢失。3.严格限制无关人员进入档案保管室，档案管理人员离开保管室时应确保门窗关闭、设备断电等，防止档案丢失或损坏。4.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由村委会组织相关人员进行，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，经村委会负责人批准后，由专人负责销毁，并在销毁清册上签字确认。五、财务档案的利用（一）查阅与借阅1.本村内部人员查阅财务档案，需填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经村委会负责人批准后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记或抽取、撤换档案资料。2.外单位因工作需要查阅本村财务档案，应持有单位介绍信，并填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅范围、查阅时间等信息，经村委会负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅过程中，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、传播档案内容。3.本村内部人员借阅财务档案，需填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经村委会负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或抽取、撤换档案资料，借阅期满后应及时归还档案。4.外单位借阅本村财务档案，除按照上述外单位查阅档案的要求办理审批手续外，还应与本村签订保密协议，明确借阅人员的保密责任。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应严格遵守保密协议，不得擅自复制、传播档案内容，借阅期满后应及时归还档案。（二）档案利用登记1.建立《财务档案查阅借阅登记簿》，对每一次查阅、借阅档案的情况进行详细登记，包