卫生城市档案制度

PAGE卫生城市档案制度一、总则（一）目的为加强卫生城市档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为卫生城市创建、管理和评估提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于参与卫生城市建设与管理的各级政府部门、企事业单位、社会组织以及相关工作人员在卫生城市创建、巩固、提升过程中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生城市档案工作实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性，避免分散保存导致的资料丢失或混乱。2.真实准确原则档案资料应如实反映卫生城市建设与管理工作的实际情况，确保内容真实、数据准确，严禁虚假信息录入档案。3.分类科学原则依据卫生城市工作的特点和档案管理的要求，对档案进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则加强档案安全防护，确保档案资料不被泄露、篡改或损坏，严格遵守国家有关保密法律法规，保障档案信息安全。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生城市档案管理制度、工作流程和标准规范。2.指导、监督和检查各部门的档案收集、整理、归档工作，确保档案工作符合要求。3.集中统一管理卫生城市建设与管理过程中形成的各类档案资料，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。5.负责档案查阅、借阅服务，为卫生城市工作提供档案信息支持。（二）各部门职责1.明确本部门档案管理责任人，负责本部门档案资料的收集、整理、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案资料的形成、积累和保管，确保档案资料的真实、完整、准确。3.积极配合档案管理部门的工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。三、档案分类与编号（一）分类标准1.综合管理类包括卫生城市创建工作规划、方案、总结、报告；上级有关卫生城市建设的文件、批示、会议纪要；卫生城市工作考核、评估资料；各类工作会议记录、简报等。2.环境卫生类涵盖城市道路清扫保洁、垃圾收集运输与处理、公共厕所管理、环境卫生设施建设与维护等方面的档案资料，如工作台账、检查记录、整改报告、设施建设图纸及相关合同等。3.环境保护类涉及空气质量监测数据、水污染防治措施及成效、噪声污染治理情况、固体废弃物污染防治等档案，包括监测报告（记录）、治理方案、验收资料等。4.食品卫生类包含食品生产经营单位卫生许可、监督检查记录、抽检报告、食品安全事故调查处理资料；食品卫生专项整治工作方案、总结等。5.公共场所卫生类如宾馆、饭店、商场、理发店、歌舞厅等公共场所的卫生许可、日常监督检查记录、检测报告、卫生管理制度及落实情况等档案。6.饮用水卫生类涉及城市供水单位卫生许可、水源水质监测报告、供水设施维护记录、二次供水卫生管理资料等。7.传染病防治类包括传染病疫情报告、防控措施落实情况、预防接种记录、消毒管理资料、医疗机构传染病防治工作监督检查记录等。8.健康教育与健康促进类如健康教育工作计划、活动记录、宣传资料、居民健康素养监测报告等。（二）编号规则1.采用层级编码方式，一级代码为档案分类代码，用大写字母表示，如“Z”代表综合管理类，“H”代表环境卫生类等。2.二级代码为大类下的中类代码，用两位数字表示，如“Z01”表示综合管理类中的创建规划，“H01”表示环境卫生类中的道路清扫保洁。3.三级代码为中类下的小类代码，用三位数字表示，如“Z01001”表示创建规划中的总体方案，“H01001”表示道路清扫保洁中的日常工作记录。4.四级代码为具体档案的流水号，用四位数字表示，从“0001”开始依次编号。例如：“H020010005”表示环境卫生类中垃圾收集运输与处理方面的第5份设施建设合同档案。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，明确档案收集范围和责任人，及时收集本部门在卫生城市建设与管理工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等。2.档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案资料的完整性和真实性。对于临时性或阶段性工作形成的档案，应在工作结束后及时收集归档。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具记录档案内容。（二）整理方法1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类，将同一类别的档案集中在一起，便于后续整理和管理。2.装订成册对于纸张较多的档案资料，应进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm。3.编目编号对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。同时，按照编号规则为每份档案赋予唯一的编号，并在档案封面、卷内目录、备考表等位置标注编号。4.编制页码对档案资料进行页码编制，确保页码连续、准确。页码应标注在每页纸张的右下角，正面为单数，背面为双数。五、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门档案管理人员在完成档案整理后，填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号、日期等信息，并签字确认。2.将整理好的档案连同档案移交清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门接收后，对档案进行核对，确认无误后在移交清单上签字，并将档案存入档案库房。（二）保管期限1.永久保管涉及卫生城市建设与管理的重要决策、法规性文件、全局性工作规划、总结、统计报表以及具有长远查考利用价值的档案资料，应永久保管。2.定期保管其他档案资料根据其重要程度和查考利用价值，确定保管期限为30年或10年。（三）保管要求1.档案库房建设档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案存放安全。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，并定期进行维护和检查。2.档案存放方式档案应分类存放于档案架或档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，标明档案的存放位置。3.档案数字化管理为提高档案利用效率，应对重要档案资料进行数字化处理，建立档案数据库。数字化档案应与纸质档案同步更新，确保数据的一致性和准确性。4.定期盘点档案管理部门应定期对档案进行盘点，检查档案的数量、质量和存放情况，发现问题及时处理。盘点结果应记录在案，并形成盘点报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并签字确认。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据查阅内容和档案密级进行审核，确定是否同意查阅。3.经审核同意后，档案管理人员根据查阅申请表提供档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意。4.查阅结束后，查阅人应及时归还档案资料，档案管理人员对档案进行核对，确认无误后办理归还手续。（二）借阅流程1.借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等信息，并签字确认。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。档案管理部门根据档案密级和借阅期限进行审核，确定是否同意借阅。3.同意借阅的，档案管理人员与借阅人签订档案借阅协议，明确双方的权利和义务，并提供档案资料。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案资料。如需延期借阅应提前办理续借手续。档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）查阅借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，严格按照国家有关保密法律法规进行管理，限制查阅和借阅范围。2.未经档案管理部门同意，任何人不得擅自查阅、借阅档案资料。3.档案查阅、借阅应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出库房。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确反映档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，分析其内容的重要性、时效性和查考利用价值，确定档案的保管期限和销毁意见。2.综合评估法考虑档案的形成部门、来源渠道、记录内容以及与其他档案的关联程度等因素，综合评估档案的价值，做出鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清单经档案