建立档案开放审核制度

PAGE建立档案开放审核制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案的开放审核工作，确保档案信息的合理利用与安全保密，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案开放审核的部门、岗位及相关业务流程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准，确保档案开放审核工作合法合规。2.安全保密原则：在保障档案信息合理利用的同时，确保档案信息不被泄露、篡改或非法获取，维护公司/组织的信息安全。3.分级分类原则：根据档案的重要性、敏感性等因素进行分级分类，实施差异化的审核标准和流程。4.高效便民原则：在确保审核质量的前提下，优化审核流程，提高审核效率，方便档案利用者获取所需信息。二、档案分类与分级（一）档案分类1.行政类档案：包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结等。2.业务类档案：涵盖公司/组织在各项业务活动中形成的文件、合同、报表、技术资料等。3.人事类档案：涉及员工的个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等资料。4.财务类档案：包含公司/组织的财务报表、账目、凭证、审计报告等。5.其他类档案：如声像档案、实物档案等特殊类型的档案。（二）档案分级1.绝密级档案：涉及公司/组织核心商业机密、重大决策信息、国家安全等高度敏感的档案，一旦泄露将对公司/组织造成极其严重的损失。2.机密级档案：包含重要业务数据、关键技术资料、内部战略规划等，泄露后可能对公司/组织的正常运营产生较大影响。3.秘密级档案：涉及一般性业务信息、普通人事资料、常规财务数据等，虽不属于核心机密，但仍需妥善保管，防止不当公开。4.公开级档案：经审核后可向社会公众或特定对象公开的档案，不涉及敏感信息。三、审核机构与职责（一）审核委员会成立档案开放审核委员会，由公司/组织高层管理人员、各相关部门负责人及档案管理专家组成。审核委员会负责统筹领导档案开放审核工作，审议重大档案开放事项，制定审核政策和标准，协调解决审核过程中的重大问题。（二）审核小组根据档案类别和业务需求，设立若干审核小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门代表及法律合规人员等。审核小组负责具体实施档案开放审核工作，对提交的档案开放申请进行初步审查、实地核实等，并提出审核意见。（三）各部门职责1.档案管理部门：负责档案的收集、整理、保管和提供利用工作，对档案开放申请进行初审，协助审核小组开展审核工作，建立档案开放审核台账，记录审核过程和结果。2.业务部门：负责本部门形成档案的开放审核申请提交，配合审核小组核实档案内容与业务实际情况，提供必要的业务解释和说明。3.法律合规部门：对档案开放申请进行法律合规审查，确保开放行为符合法律法规要求，防范法律风险。4.信息安全部门：负责审核档案开放申请中的信息安全风险，提出安全保密措施建议，监督档案开放过程中的信息安全保障工作。四、审核流程（一）申请受理档案利用者如需查阅、借阅或复制档案，应向档案管理部门提交《档案开放申请表》，详细说明申请事项、利用目的、所需档案内容等信息。档案管理部门对申请表进行初步审查，确认申请信息完整、准确后予以受理。（二）初审档案管理部门对受理的申请进行初审，根据档案的分类分级情况，判断是否属于公开级档案。对于公开级档案，初审人员可直接批准开放；对于非公开级档案，初审人员应填写初审意见，注明档案类别、级别、初步审核情况及建议提交审核小组进一步审查。（三）审核小组审查审核小组收到初审意见后，对档案开放申请进行全面审查。审查内容包括：1.利用目的合法性：核实利用者的利用目的是否符合法律法规及公司/组织规定，是否存在不当利用或泄露档案信息的风险。2.档案内容敏感性：对档案内容进行详细审查，判断其是否涉及敏感信息，是否可能对公司/组织造成不利影响。3.信息安全保障措施：评估档案开放过程中的信息安全保障措施是否完善，如是否采取加密传输、限制访问范围、专人监管等措施。4.业务关联性：确认档案内容与利用者的业务需求是否相关，是否为其开展工作所必需。审核小组审查过程中，可要求档案管理部门提供档案原件或相关补充材料，可向业务部门、法律合规部门、信息安全部门等相关人员咨询意见，必要时可实地核实档案情况。审核小组根据审查结果填写审核意见，明确是否批准档案开放申请，并说明理由。（四）审核委员会审议对于涉及绝密级、机密级档案的开放申请，以及审核小组认为存在重大争议或复杂情况的申请，审核委员会应进行审议。审核委员会成员根据审核小组提交的审核意见、相关部门的补充说明及实际情况进行讨论和决策。审议通过的申请，由审核委员会主任签署批准意见；未通过的申请，应明确原因并反馈给档案管理部门和利用者。（五）批准与通知档案管理部门根据审核委员会或审核小组的批准意见，向利用者发出《档案开放审批通知书》，明确批准的档案内容、利用方式、期限、安全保密要求等事项。对于不予批准的申请，应向利用者说明理由，并告知其申诉渠道。（六）档案提供与利用利用者凭《档案开放审批通知书》到档案管理部门办理档案提供与利用手续。档案管理部门按照批准的利用方式和期限，为利用者提供档案查阅、借阅或复制服务。在档案利用过程中，档案管理人员应监督利用者的行为，确保其遵守安全保密规定。（七）档案归还与注销利用期限届满后，利用者应及时将档案归还档案管理部门。档案管理部门对归还的档案进行核对，确认无误后办理注销手续。如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时采取措施进行处理，并追究利用者的责任。五、审核标准与要点（一）法律法规标准严格遵循国家法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等，确保档案开放审核工作不违反法律规定。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，严禁违规开放。（二）公司/组织内部规定依据公司/组织制定的各项规章制度，如保密制度、信息安全制度、档案管理制度等，审核档案开放申请。确保开放行为符合公司/组织内部管理要求，不损害公司/组织的利益和形象。（三）利用目的合理性审核利用者的利用目的是否正当、合理，是否与公司/组织的业务活动、公共利益相关。对于以非法目的、恶意获取或传播档案信息为目的的申请，坚决不予批准。（四）档案内容敏感性对档案内容进行细致分析，判断其敏感程度。对于涉及公司/组织核心竞争力、重大商业决策、内部机密技术等内容的档案，应严格控制开放范围；对于一般性业务信息，在确保安全保密的前提下，可适当放宽开放条件。（五）信息安全保障审查档案开放过程中的信息安全保障措施是否到位。包括是否对档案信息进行加密处理、是否限制访问权限、是否有专人负责监督等。确保在档案开放过程中，信息安全得到有效保护，不发生信息泄露、篡改等安全事故。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对档案开放审核工作进行自查，检查审核流程是否规范、审核意见是否合理、档案利用情况是否符合规定等。2.公司/组织内部审计部门不定期对档案开放审核工作进行审计，重点审查审核工作的合规性、公正性及档案信息安全情况。3.设立举报渠道，鼓励员工对档案开放审核过程中的违规行为进行举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，严肃处理违规人员。（二）外部监督积极接受上级主管部门、行业协会等外部机构的监督检查，按照要求及时提供档案开放审核工作的相关资料和情况说明。对于外部监督提出的意见和建议，应认真研究并积极整改，不断完善档案开放审核制度。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案管理人员、审核小组成员及相关业务部门人员参加档案开放审核业务培训，提高其业务水平和审核能力。培训内容包括法律法规、审核标准、审核流程、信息安全等方面的知识和技能。2.针对新入职员工或新涉及档案开放审核工作的人员，开展专门的入职培训和岗位培训，使其熟悉档案开放审核制度和工作要求。（二）宣传通过内部刊物、宣传栏、公司/组织网站等渠道，广泛宣传档案开放审核制度的目的、意义、流程和要求