档案管理应急处置制度

PAGE档案管理应急处置制度一、总则（一）目的为有效应对档案管理过程中可能出现的各种突发事件，保障档案的安全与完整，确保档案信息的正常利用，特制定本应急处置制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]各类档案的管理与应急处置工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）工作原则1.预防为主建立健全档案管理风险预警机制，加强日常管理与监控，提前防范可能引发档案安全事故的各类风险因素。2.快速反应一旦发生档案管理突发事件，应迅速启动应急响应机制，采取有效措施进行处置，最大限度减少损失和影响。3.科学处置依据突发事件的性质、规模和危害程度，运用科学合理的方法和手段进行应对，确保处置工作的有效性和专业性。4.责任追究明确各部门和人员在档案管理应急处置工作中的职责，对因工作不力导致事故扩大或造成严重后果的，依法依规追究相关责任。二、应急处置组织机构及职责（一）应急处置领导小组成立以公司分管领导为组长，档案管理部门负责人、相关业务部门负责人为成员的应急处置领导小组。其主要职责为：1.全面领导档案管理应急处置工作，制定应急处置策略和方针。2.协调各部门之间的工作，确保应急处置工作的顺利开展。3.及时向上级主管部门和相关政府部门报告突发事件情况，根据需要请求支援。4.对突发事件的处置结果进行评估和总结，提出改进措施和建议。（二）档案管理部门作为应急处置工作中的具体执行部门，负责制定和完善档案管理应急预案，组织开展应急培训与演练，在突发事件发生时，迅速采取措施保护档案安全，并及时向应急处置领导小组报告情况。其具体职责包括：1.负责档案库房、设备设施的日常巡查和维护，确保档案存储环境安全可靠。2.建立档案安全监控系统，实时监测档案管理情况，及时发现并预警潜在风险。3.制定档案数字化备份方案，定期对重要档案进行数字化备份，并妥善存储备份数据。4.在突发事件发生时，组织人员对档案进行抢救、转移、保护等应急处置工作，确保档案实体安全。5.配合相关部门对突发事件原因进行调查，提供档案管理方面的相关信息和资料。（三）相关业务部门在档案管理应急处置工作中，各相关业务部门应按照应急处置领导小组的统一部署，积极配合档案管理部门开展工作。其职责主要包括：1.负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整与准确。2.在突发事件发生时，及时提供与本部门档案相关的信息和线索，协助档案管理部门进行档案的查找和核实。3.根据应急处置工作需要，配合档案管理部门对档案进行转移、保管等工作。（四）应急处置工作小组根据应急处置工作的需要，设立若干应急处置工作小组，包括抢险救援组、信息联络组、后勤保障组、技术支持组等。各工作小组在应急处置领导小组的指挥下，各司其职，协同开展应急处置工作。1.抢险救援组由档案管理部门和相关业务部门的人员组成，负责在突发事件现场对档案进行抢救、转移和保护，防止档案受损。2.信息联络组负责收集、汇总和传递突发事件的相关信息，及时与应急处置领导小组、上级主管部门、相关政府部门以及其他有关单位进行沟通联络，确保信息畅通。3.后勤保障组负责提供应急处置所需的物资、设备、资金等保障，确保抢险救援、信息联络等工作的顺利进行。4.技术支持组由信息技术人员和档案管理专业人员组成，负责在突发事件发生时，对档案管理系统、数字化设备等进行维护和修复，保障档案信息的正常存储和利用。三、突发事件预防与预警（一）预防措施1.完善档案管理制度建立健全档案收集、整理、归档、保管、利用等各项管理制度，明确工作流程和标准规范，确保档案管理工作有章可循。2.加强档案安全防护设施建设配备必要的档案库房安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，定期检查维护，确保设施设备完好有效。3.强化人员安全意识培训定期组织档案管理人员和相关业务人员参加安全意识培训，提高其对档案安全重要性的认识，掌握基本的安全防范知识和技能。4.做好档案日常管理工作严格按照档案管理规定进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的质量；加强对档案库房的日常巡查，及时发现并处理存在的问题。5.建立档案备份与恢复机制定期对重要档案进行备份，采用多种存储介质和存储方式，确保备份数据的安全可靠；制定档案恢复预案，定期进行演练，确保在需要时能够快速恢复档案数据。（二）预警机制1.风险监测档案管理部门应建立档案管理风险监测体系，通过日常巡查、设备监控、数据分析等方式，对档案管理过程中的各类风险因素进行实时监测。2.预警分级根据风险监测结果，对可能引发档案管理突发事件的风险进行预警分级，分为一般预警、较重预警、严重预警和特别严重预警四个级别。3.预警发布与处置当监测到风险达到预警级别时，档案管理部门应及时发布预警信息，并采取相应的处置措施。对于一般预警，由档案管理部门自行组织整改；对于较重预警，应及时报告应急处置领导小组，由领导小组协调相关部门进行处置；对于严重预警和特别严重预警，应立即启动应急预案，并向上级主管部门和相关政府部门报告。四、突发事件应急处置（一）火灾事故应急处置1.一旦发生火灾，现场人员应立即拨打火警电话“119”报警，并迅速报告应急处置领导小组。2.抢险救援组应立即组织人员使用灭火器、消火栓等消防器材进行灭火，同时将档案转移至安全区域。3.在消防人员到达之前，应采取有效的通风措施，排除烟雾，防止人员窒息。4.火灾扑灭后，应对受损档案进行清理和抢救，对可修复的档案进行修复，对无法修复的档案进行登记和备案。（二）水灾事故应急处置1.当发生水灾时，应迅速切断档案库房的电源，防止触电事故发生。2.抢险救援组应及时组织人员对档案进行转移，优先转移重要档案和易受损档案。3.利用排水设备对库房内的积水进行排除，对被水浸泡的档案进行清理和晾晒，采取冷冻干燥、真空干燥等技术手段进行抢救。4.在水灾过后，对档案库房进行全面检查和维修，确保库房设施设备正常运行。（三）盗窃事故应急处置1.发现档案被盗后，应立即保护现场，禁止无关人员进入，并及时报告应急处置领导小组和公安机关。2.信息联络组应配合公安机关开展调查工作，提供相关线索和资料，协助公安机关尽快破案。3.对被盗档案进行详细登记，统计被盗档案的种类、数量、内容等信息，评估被盗档案可能造成的影响。4.根据调查结果和评估情况，采取相应的补救措施，如对重要档案进行重新备份、对涉及商业机密或个人隐私的档案进行保密处理等。（四）系统故障事故应急处置1.当档案管理系统出现故障时，技术支持组应立即进行排查和诊断，确定故障原因。2.对于一般性故障，应及时进行修复，确保系统尽快恢复正常运行；对于较为严重的故障，应启动系统应急处置预案，切换至备用系统或采取其他应急措施，保障档案信息的正常查询和利用。3.在系统故障期间，应安排专人对档案利用情况进行记录和统计，待系统恢复正常后及时进行补录和整理。4.对系统故障原因进行深入分析，总结经验教训，采取措施加强系统的维护和管理，防止类似故障再次发生。（五）其他突发事件应急处置对于其他可能影响档案安全与完整的突发事件，如地震、雷击、战争等，应根据事件的性质和特点，参照上述相关应急处置措施进行妥善处理。在处置过程中，要充分考虑档案的特殊性，采取有效措施保护档案安全，减少损失。五、后期处置（一）损失评估突发事件处置结束后，由应急处置领导小组组织相关部门对事件造成的损失进行评估，包括档案实体损失、信息资源损失、设施设备损坏等方面的损失。评估结果应形成书面报告，作为后续处理工作的依据。（二）恢复重建根据损失评估结果，制定档案管理恢复重建计划，明确恢复重建的目标、任务、措施和时间要求。组织力量对受损档案进行修复、补充和完善，对受损的设施设备进行维修或更新，确保档案管理工作尽快恢复正常。（三）调查总结对突发事件的发生原因、经过、处置过程及结果进行全面调查，总结经验教训。针对事件暴露出来的问题，对应急处置制度、预案、措施等进行修订和完善，进一步提高档案管理应急处置能力。（四）责任追究对在突发事件应急处置工作中存在失职、渎职等行为的部门和人员，按照公司相关规定进行责任追究。对于因违法违规行为导致突发事件发生或造成严重后果的，依法追究其法律责任。六、培训与演练（一）培训计划档案管理部门应制定年度应急处置培训计划，定期组织档案管理人员和相关业务人员参加应急处置培训。培训内容包括档案安全法律法规、应急预案、应急处置技能等方面的知识。（二）培训方式培训方式可采用集中授课、现场演示、模拟演练等多种形式，确保培训效果。同时，鼓励员工自主学习应急处