建设健全档案管理制度

PAGE建设健全档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改。3.完整性原则。全面收集和整理公司/组织在工作过程中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则。建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。根据工作需要，可在各部门指定兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案利用提供便利条件。4.负责档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对利用情况进行登记和统计。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化。6.对各部门兼职档案员进行业务指导和培训，定期检查各部门档案管理工作情况。7.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（三）兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅和利用工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。5.积极参加档案管理部门组织的业务培训和学习活动，提高档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复、合同协议、人事档案、财务报表等。业务经营类：市场调研、销售合同、客户资料、产品研发、生产工艺、质量检验、售后服务等方面的文件材料。基本建设类：工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。科研项目类：科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。声像档案类：照片、录音、录像等资料，记录公司/组织的重大活动、重要事件、工程建设等情况。2.员工个人在工作中形成的与公司/组织业务相关的具有保存价值的材料，如工作成果、调研报告、技术创新资料等，由员工本人整理后移交所在部门兼职档案员。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.对于重要文件和资料，应及时进行备份，防止因意外事件导致档案丢失。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。4.员工离职时，应将个人保管的与公司/组织业务相关的档案资料移交所在部门兼职档案员。（三）整理原则1.遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，编制档案目录。3.档案整理应做到分类科学、编号规范、排列有序、装订整齐。（四）整理方法1.文书档案的整理：按照年度—保管期限—机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册，并在每份文件首页加盖归档章。2.科技档案的整理：按照项目—阶段—文件类别进行分类，编制项目档案目录，对图纸等特殊载体档案进行单独整理和编号。3.会计档案的整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，编制会计档案目录，装订成册，并按照规定的保管期限进行保管。4.声像档案的整理：按照内容、时间顺序进行分类，编制声像档案目录，对照片、录音、录像等资料进行编号和标注说明。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找。2.对不同载体的档案应采取相应的保管措施，如纸质档案应装订成册，防止散失；电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并做好防磁、防潮、防火等工作。3.建立档案保管台账，对档案数量、种类、存放位置等进行详细记录，定期进行核对，确保账物相符。4.加强对档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备必要的安全防范设备，如监控系统、报警装置等，防止档案被盗、被抢、被篡改或遭受自然灾害等损失。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，对档案的价值进行评估，提出鉴定意见，编制档案鉴定报告。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，并在销毁清册上签字确认。4.严禁擅自销毁档案，对销毁过程中产生的音像资料等应妥善保存，以备查考。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应经公司/组织主管领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案内容。4.借阅人归还档案时，应确保档案的完整、无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（三）查阅与借阅登记1.档案管理部门应建立档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、期限等进行详细记录。2.查阅、借阅登记记录应妥善保管，以备查考。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公司/组织各部门提供便捷的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案管理软件，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复和安全防护机制，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案信息化管理工作，确保档案信息系统的正常运行。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入和更新档案信息。3.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止