科研单位档案保密制度

PAGE科研单位档案保密制度一、总则（一）目的为加强科研单位档案的保密管理，确保科研档案的安全与完整，维护科研单位的合法权益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本科研单位全体员工以及参与科研项目的合作单位、第三方机构等相关人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规，依法开展档案保密工作。2.预防为主原则：强化保密意识，采取有效措施，预防档案信息泄露事件的发生。3.突出重点原则：对涉及国家机密、商业秘密和关键技术的档案进行重点保护。4.严格规范原则：明确保密职责，规范保密流程，确保档案保密工作有章可循、严谨有序。二、档案保密工作组织与职责（一）保密工作领导小组成立以单位主要领导为组长，各部门负责人为成员的档案保密工作领导小组。负责全面领导和决策档案保密工作，审定档案保密制度、工作计划和重大事项，协调解决档案保密工作中的重大问题。（二）保密工作机构设立专门的档案保密管理部门或指定专人负责档案保密日常工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案保密法律法规和本单位保密制度。2.制定和完善档案保密工作具体措施和操作规程。3.组织开展档案保密宣传教育和培训工作。4.对档案的形成、收集、整理、保管、利用、销毁等环节进行保密监督检查。5.负责处理档案保密违规事件，及时向上级报告。（三）各部门职责1.档案形成部门负责本部门科研档案的收集、整理和初步保密审查，确保档案的真实性和完整性。对涉及保密的档案，按照规定进行标识和密级划分，并及时移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案保密工作的相关检查和整改。2.档案利用部门在利用档案时，严格遵守档案保密规定，履行审批手续，不得擅自扩大利用范围。对使用后的档案及时归还档案管理部门，并做好使用记录。发现档案有保密问题或损坏情况，及时报告档案管理部门。3.其他部门协助档案管理部门做好档案保密工作，对本部门涉及的档案信息保密负责。配合档案保密工作的宣传教育和培训活动，提高员工保密意识。三、档案保密范围与密级划分（一）保密范围1.国家法律法规规定的涉及国家安全和利益的科研档案。2.本单位承担的科研项目中尚未公开的技术资料、数据、研究成果等。3.涉及本单位商业秘密的档案，如科研项目合作协议、财务数据、市场策略等。4.其他经单位认定需要保密的档案。（二）密级划分1.绝密级：涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.机密级：涉及国家重要机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案。3.秘密级：涉及国家一般机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。（三）密级确定与变更1.档案形成部门在档案产生时，根据其内容和性质，提出密级初步意见，报档案保密管理部门审核。2.档案保密管理部门会同相关业务部门进行综合评估，确定密级，并在档案上作出明显标识。3.档案密级根据实际情况需要变更时，由档案形成部门提出申请，经档案保密管理部门审核，报保密工作领导小组批准后进行变更。四、档案保密管理措施（一）档案形成与收集1.科研项目负责人和参与人员应妥善保管在项目实施过程中形成的各类文件资料，按照档案管理要求及时整理、归档。2.对涉及保密的文件资料，应在显著位置标注密级，并采取加密存储、专人保管等措施。3.在对外交流合作、参加学术会议等活动中形成的档案，带回单位后应及时进行保密审查和归档。（二）档案整理与保管1.档案管理部门对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。2.按照档案密级和保管期限，设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设备。3.对电子档案要进行加密存储，并定期备份，存储介质应异地存放。严格控制电子档案的访问权限，采用身份认证、加密传输等技术手段保障安全。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理并报告。（三）档案利用1.本单位员工因工作需要查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅目的、范围、时间等，经所在部门负责人和档案保密管理部门审批后，方可查阅或借阅。2.对涉及绝密级档案的查阅、借阅，须经单位主要领导批准。3.查阅档案应在指定地点进行，档案管理人员现场监督。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。确需复制的，应按照审批权限办理相关手续。4.借阅档案应严格遵守借阅期限，按时归还。借阅人员应对档案的安全和保密负责，不得转借他人或擅自扩大利用范围。（四）档案传递1.档案在单位内部传递时，应通过机要渠道或专人护送，确保档案安全。传递过程中要严格登记，明确交接双方责任。2.对外发送涉及保密档案时，应按照国家有关保密规定进行包装和标识，并通过机要通信、专人递送等安全方式传递。严禁通过普通邮政、快递等方式传递绝密级档案。（五）档案销毁1.对已失去保存价值或保密期限已满的档案，由档案形成部门提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、密级、销毁原因等。2.档案保密管理部门会同相关业务部门对销毁申请进行审核，报保密工作领导小组批准。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程要进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、档案名称和数量等。销毁记录应保存一定期限。五、档案保密监督与检查（一）监督检查机制1.建立定期的档案保密监督检查制度，档案保密管理部门每年至少组织一次全面检查，各部门每季度进行自查。2.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案保管条件、档案利用审批手续、保密措施落实情况等。（二）违规处理1.对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。2.对因违反档案保密制度导致档案信息泄露，给单位造成损失的，依法追究相关人员的法律责任。3.对及时发现并制止档案保密违规行为，避免或减少损失的人员，给予表彰和奖励。六、档案保密宣传教育与培训（一）宣传教育1.定期开展档案保密宣传活动，通过内部刊物、宣传栏、网络平台等多种形式，宣传档案保密法律法规和单位保密制度，提高员工保密意识。2.在新员工入职培训、科研项目启动培训等活动中，增加档案保密知识内容，使员工了解档案保密工作的重要性和基本要求。（二）培训1.根据不同岗位需求，制定档案保密培训计划，定期组织员工参加培训。培训内容包括档案保密法律法规、保密制度、保密技术与技能等。2.对涉及档案保密工作的关键岗位人员，如档案管理人员、科研项目负责人等