文献档案管理制度

PAGE文献档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司文献档案的管理，确保文献档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文献档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司文献档案由综合管理部门统一归口管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况。3.完整性原则：保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、文献档案的分类与编号（一）分类1.行政类档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，行政公文、规章制度等。2.人事类档案：员工入职、离职、调动、薪资福利、培训考核等相关材料。3.财务类档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.业务类档案：各类业务合同、项目文档、市场调研报告、客户资料等。5.技术类档案：产品研发资料、技术图纸、工艺文件、专利证书等。（二）编号1.编号规则采用“年度类别顺序号”的编号方式。年度：用四位数字表示，如“2023”。类别：用大写字母表示，如“A”代表行政类，“B”代表人事类等。顺序号：用三位数字表示，从“001”开始依次编号。2.示例2023A001表示2023年度行政类档案的第1份文件。三、文献档案的收集与整理（一）收集1.各部门应明确专人负责本部门文献档案的收集工作，确保档案及时、完整地形成。2.对于重要会议、活动等形成的文件，应在会议结束或活动完成后及时收集整理。3.员工离职时，所在部门应督促其将工作期间形成的档案资料移交完毕。（二）整理1.收集到的文献档案应按照分类要求进行初步分类。2.对每份档案进行核对，确保文件齐全、完整，签字盖章等手续完备。3.去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，使其整齐规范。4.按照编号规则对档案进行编号，并编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、保管期限等信息。四、文献档案的归档（一）归档时间1.一般档案应在次年上半年完成归档。2.重大项目档案、重要会议文件等应在项目结束或会议结束后一个月内归档。（二）归档流程1.整理好的档案由各部门档案管理人员填写《档案归档清单》，一式两份，一份随档案一同移交综合管理部门，一份留存本部门备查。2.综合管理部门档案管理人员按照档案类别和编号顺序对接收的档案进行核对、登记，建立档案台账。3.将档案装入档案盒，并在档案盒封面填写档案编号、名称、年度等信息，然后将档案盒存放入档案柜。五、文献档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管要求1.按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，查看是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。六、文献档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到综合管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案查阅，需经公司分管领导审批。3.外部单位查阅档案，必须持有单位介绍信，注明查阅内容和目的，经公司总经理审批后，由综合管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理人员应对查阅人员的身份、查阅时间、查阅内容等进行详细登记，查阅人员应在《档案查阅登记表》上签字确认。2.查阅档案时，查阅人员应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家法律法规和公司保密制度，不得将档案用于非工作目的或泄露给无关人员。2.如需将档案带出公司查阅，必须经公司领导批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。七、文献档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员参加。3.鉴定小组根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核，报公司领导批准后进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经批准后在指定地点进行销毁。3.销毁过程应有专人监督，确保档案彻底销毁，防止档案流失。八、文献档案管理的监督与考核（一）监督1.综合管理部门负责对公司文献档案管理工作进行日常监督检查，发现问题及时督促整改。2.定期对各部门档案管理工作进行抽查，检查档案收集、整理、归档、保管等环节的执行情况。（二）考核1.将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰奖励