档案用品保管使用制度

PAGE档案用品保管使用制度一、总则（一）目的为加强公司档案用品的管理，确保档案用品的妥善保管和合理使用，维护档案的真实性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案用品保管与使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.安全保密原则：强化档案用品的安全保护措施，防止档案信息泄露，保障档案的保密性和安全性。3.规范使用原则：明确档案用品的使用流程和规范，确保各类档案用品得到正确、合理的使用。4.节约高效原则：在保证档案管理工作质量的前提下，合理控制档案用品的采购、保管和使用成本，提高工作效率。二、档案用品的分类与范围（一）档案装具1.档案柜：包括木质档案柜、铁皮档案柜等，用于存放各类档案文件。2.档案架：分为开放式档案架和密集架，适用于不同规模和类型的档案存储需求。（二）档案整理用品1.文件夹：用于分类存放零散的档案文件，便于查找和管理。2.档案盒：有不同规格和材质，用于装订成册的档案或特定类型档案的集中存放。3.标签：包括纸质标签和电子标签，用于标识档案的类别、年度、保管期限等信息。4.装订材料：如订书钉、线绳、胶水等，用于将档案文件装订成册。（三）档案保护用品1.防虫药品：如樟脑丸、驱虫剂等，防止档案遭受虫害侵蚀。2.防霉防潮材料：如干燥剂、防潮纸等，保持档案存放环境的干燥，防止档案发霉。3.防火材料：如防火涂料、防火封堵材料等，确保档案存储场所的消防安全。（四）档案检索用品1.索引卡片：用于编制档案索引，方便快速查找档案信息。2.电子检索系统：包括档案管理软件、数据库等，实现档案信息的电子化检索和管理。（五）其他档案用品1.档案搬运工具：如推车、叉车等，便于档案的搬运和转移。2.清洁用品：如抹布、扫帚等，用于档案存储场所的日常清洁维护。三、档案用品的采购与验收（一）采购计划1.各部门根据档案管理工作的实际需求，每年定期编制档案用品采购计划，详细列出所需档案用品的名称、规格、数量等信息。2.采购计划应提交至档案管理部门审核，档案管理部门结合公司档案工作发展规划和现有档案用品库存情况，对采购计划进行合理性评估，并提出审核意见。（二）采购实施1.经审核通过的采购计划，由公司采购部门按照相关采购流程进行采购。采购过程中，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠且符合国家相关标准的供应商。2.采购合同应明确档案用品的规格、数量、质量标准、交货时间、售后服务等条款，确保采购活动的合法性和规范性。（三）验收标准1.档案用品到货后，由档案管理部门会同采购部门、质量检验部门等相关人员进行验收。2.验收内容包括档案用品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求和相关标准。对于不符合要求的档案用品，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。3.验收合格的档案用品，应填写验收报告，由验收人员签字确认后，方可办理入库手续。四、档案用品的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房用于存放档案用品，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度和湿度应控制在适宜范围内，一般温度为14℃24℃，相对湿度为45%60%。（二）库存管理1.档案用品应分类存放，按照档案装具、整理用品、保护用品、检索用品等类别划分不同的存储区域，并设置明显的标识牌。2.建立档案用品库存台账，详细记录档案用品的入库时间、名称、规格、数量、领用情况等信息，确保账物相符。3.定期对档案用品库存进行盘点，盘点周期一般为每年一次。盘点过程中，如发现账物不符情况，应及时查明原因，并进行相应的调整和处理。（三）保管措施1.对于易受潮的档案用品，如纸质档案盒、标签等，应存放在干燥通风的环境中，并可放置适量的干燥剂。2.防虫药品应放置在密封容器内，避免直接接触档案文件。同时，定期检查防虫药品的有效性，及时更换失效药品。3.档案装具应摆放整齐，保持通道畅通。对于密集架，应定期进行维护保养，确保其正常运行和使用安全。4.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，安装监控设备，确保档案库房24小时有人值守。五、档案用品的使用（一）使用流程1.各部门因工作需要领用档案用品时，应填写档案用品领用申请表，注明领用档案用品的名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.档案用品领用申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据库存情况进行审核，如库存充足，予以批准并发放档案用品；如库存不足，应及时通知采购部门进行采购。3.领用人员凭档案管理部门批准后的领用申请表到档案库房领取档案用品，并在档案用品领用登记表上签字确认。（二）使用规范1.档案整理人员在使用档案整理用品时，应按照档案整理的相关标准和规范进行操作，确保档案文件的分类、编号、装订等工作准确无误。2.档案保护人员在使用档案保护用品时，应严格按照规定的使用方法和剂量进行操作，避免对档案文件造成损害。3.档案检索人员在使用档案检索用品时，应熟练掌握电子检索系统和索引卡片的使用方法，及时更新和维护档案检索信息，确保档案信息检索的准确性和高效性。（三）使用记录1.建立档案用品使用记录台账，详细记录档案用品的领用时间、领用部门、领用人员、用途、归还时间等信息。2.使用记录应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要资料保存，以便日后查阅和统计分析。六、档案用品的归还与报废（一）归还1.档案用品使用完毕后，领用人员应及时将剩余的档案用品归还至档案库房，并办理归还手续。2.档案管理部门对归还的档案用品进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求领用人员照价赔偿。（二）报废1.对于已损坏无法继续使用或超过使用期限的档案用品，由档案管理部门定期进行清理和鉴定，填写档案用品报废申请表，注明报废档案用品的名称、规格、数量、报废原因等信息。2.档案用品报废申请表经部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行报废处理。3.报废的档案用品应进行集中销毁，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应作为档案长期保存。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案用品的保管和使用情况进行审计监督，检查采购、验收、保管、使用、归还、报废等环节是否符合本制度规定。2.档案管理部门应加强对自身工作的自查自纠，定期对档案用品的管理情况进行检查，及时发现和解决存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和人员，视情节轻重给予相应的批评教育、警告、罚款等处罚措施。2.如因违规行为导致档案信息泄露、档案损坏或