数字档案查询利用制度

PAGE数字档案查询利用制度一、总则（一）目的为了规范公司数字档案的查询利用行为，确保数字档案的安全与完整，充分发挥数字档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工对公司数字档案的查询利用活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保数字档案查询利用工作合法合规。2.安全保密原则：加强数字档案的安全管理，防止档案信息泄露、篡改或丢失，保障公司的商业秘密和信息安全。3.高效便民原则：在确保安全保密的前提下，简化查询利用流程，提高工作效率，为公司员工提供便捷的服务。4.分级管理原则：根据数字档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的查询利用权限。二、数字档案的定义与分类（一）定义数字档案是指公司在各项工作活动中形成的，具有保存价值的，以数字形式存储的文字、图表、图像、音频、视频等各种类型的信息记录。（二）分类1.行政类档案：包括公司的规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政文件等。2.业务类档案：涵盖公司各类业务活动中产生的合同协议、业务报表、项目文档、客户资料等。3.财务类档案：如会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.人事类档案：包含员工的个人简历、入职离职手续、绩效考核记录、培训档案等。5.其他类档案：指除上述类别之外的其他具有保存价值的数字档案，如声像档案、荣誉档案等。三、数字档案查询利用的流程（一）申请1.填写申请表：申请人需填写《数字档案查询利用申请表》，详细注明查询利用的档案名称、内容、用途、查询利用时间等信息。2.提交申请：将申请表提交至所在部门负责人审核签字，部门负责人应根据工作需要对申请进行认真审核，确保申请的合理性和必要性。（二）审批1.初审：档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行初审。初审主要审查申请的档案是否属于本部门管理范围，申请用途是否明确合理等。2.审批：对于涉及重要或敏感档案的查询利用申请，需经档案管理部门负责人、公司分管领导审批。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖公章。（三）查询利用1.指定专人办理：档案管理部门根据审批结果，指定专人负责办理档案查询利用事宜。办理人员应严格按照规定的流程和权限进行操作，不得擅自扩大查询利用范围。2.提供查询利用服务：办理人员在符合安全保密要求的前提下，为申请人提供数字档案的查询利用服务。查询利用方式可根据档案的类型和实际情况，采用在线查询、拷贝、打印、借阅等形式。（四）归还1.及时归还：借阅的数字档案使用完毕后，申请人应及时归还档案管理部门。归还时，办理人员应对档案的完整性和保密性进行检查，确保档案无损坏、无丢失、无信息泄露。2.注销申请：档案归还后，档案管理部门应在申请表上注明归还日期，并注销该申请记录。四、数字档案查询利用的权限管理（一）权限设置依据根据数字档案的重要性、敏感性以及不同岗位的工作职责，设置相应的查询利用权限。权限设置应遵循最小化原则，确保工作人员只能获取其工作所需的档案信息。（二）具体权限划分1.普通员工：可查询利用与其工作相关的一般性数字档案，如本人的人事档案、所在部门的业务文档等。如需查询其他部门或重要敏感档案，需按照申请流程进行审批。2.部门负责人：有权查询利用本部门的各类数字档案，并可根据工作需要审批本部门员工的档案查询利用申请。对于涉及跨部门的重要档案查询利用申请，需提交公司分管领导审批。3.公司分管领导：可查询利用公司范围内的各类数字档案，对涉及重要决策、重大项目等关键档案的查询利用申请进行最终审批。4.档案管理部门工作人员：在履行档案管理职责的前提下，可按照规定的权限查询利用相关数字档案，但不得擅自将档案提供给无关人员。（三）权限变更与调整员工岗位变动、职责调整或其他原因需要变更查询利用权限时，所在部门应及时通知档案管理部门。档案管理部门根据实际情况，对其权限进行相应的变更与调整，并做好记录。五、数字档案的安全管理（一）存储安全1.硬件设施保障：配备高性能的服务器、存储设备等硬件设施，确保数字档案存储环境的稳定性和可靠性。定期对硬件设备进行检查、维护和更新，防止因硬件故障导致档案数据丢失。2.数据备份：建立完善的数据备份机制，定期对数字档案进行备份。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或云端存储，以防止因自然灾害、人为破坏等原因造成数据丢失。备份数据应定期进行恢复测试，确保备份数据的可用性。（二）访问安全1.身份认证：采用安全可靠的身份认证技术，如用户名和密码、数字证书、指纹识别等，确保只有授权人员能够访问数字档案系统。2.权限控制：严格按照权限管理规定，对不同人员的访问权限进行精细控制。定期对用户权限进行审查，及时清理不必要的权限，防止权限滥用。3.审计监控：建立数字档案访问审计系统，对所有的查询利用操作进行详细记录。审计记录应包括操作时间、操作人员、操作内容等信息，以便及时发现和处理异常操作。（三）保密管理1.人员培训：加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容应包括国家保密法律法规、公司保密制度、数字档案安全保密知识等。2.保密协议：与接触数字档案的员工签订保密协议，明确员工在档案查询利用过程中的保密义务和责任。对违反保密协议的行为，依法追究其法律责任。3.保密措施：在数字档案查询利用过程中，采取必要的保密措施，如对涉及敏感信息的档案进行加密处理、限制拷贝和打印范围等。严禁在未采取保密措施的情况下，通过互联网等公共网络传输数字档案。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查：档案管理部门定期对数字档案查询利用情况进行自查，检查档案查询利用流程是否规范、权限管理是否严格、安全保密措施是否落实等。对自查中发现的问题，及时进行整改。2.公司内部审计：公司内部审计部门定期对数字档案查询利用工作进行审计，重点审查档案查询利用的合规性、安全性和效益性。对审计中发现的违规行为，提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督积极配合国家有关部门的监督检查，按照要求提供相关数字档案查询利用情况的报告和资料。对外部监督检查中提出的问题，认真整改落实，并及时反馈整改情况。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自查询利用数字档案。2.超越权限查询利用数字档案。3.泄露数字档案信息。4.因保管不善导致数字档案丢失、损坏或篡改。5.违反数字档案安全保密规定，造成不良后果。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的违规行为，给予批评教育，责令其改正。2.警告处分：对违反规定的员工，视情节轻重给予警告处分，并在公司内部进行通报批评。3.经济处罚：对因违规行为给公司造成