档案审查工作制度汇编

PAGE档案审查工作制度汇编一、总则（一）目的为加强公司档案审查工作的规范化、科学化管理，确保档案的真实性、完整性和有效性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的审查工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案审查工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，对档案内容进行客观、公正的审查，不受任何主观因素干扰。3.全面细致原则：对档案的各个方面进行全面审查，不放过任何细节，确保档案质量。4.及时高效原则：在规定时间内完成档案审查工作，提高工作效率，不影响档案的正常使用和流转。二、档案审查的内容与标准（一）文件材料的完整性审查1.检查档案中是否包含应有的各类文件，如请示、批复、合同、协议、报告、报表等。2.核实文件的正文、附件、签字、盖章等是否齐全，确保文件的完整性。（二）文件材料的准确性审查1.审查文件内容是否真实，数据是否准确，逻辑是否清晰。2.核对文件中的日期、名称、编号、金额等关键信息是否准确无误。（三）文件材料的规范性审查1.文件格式是否符合公司规定，如字体、字号、排版等。2.语言表达是否规范，用词是否恰当，语法是否正确。3.签字、盖章是否符合公司的签字盖章流程和权限规定。（四）档案整理的规范性审查1.档案分类是否合理，是否符合公司档案分类方案。2.编号是否连续、准确，目录是否清晰、完整。3.装订是否整齐、牢固，纸张是否完好无损。三、档案审查的流程（一）档案形成部门自查1.档案形成部门在文件材料形成后，应按照档案审查的内容与标准进行自查。2.自查合格后，填写《档案自查登记表》，并将档案提交至档案管理部门。（二）档案管理部门初审1.档案管理部门收到档案形成部门提交的档案后，进行初审。2.初审内容包括档案的完整性、准确性、规范性等方面。3.初审合格的档案，进入复审环节；初审不合格的档案，退回档案形成部门进行整改。（三）复审1.对于重要档案或存在疑问的档案，由档案管理部门组织相关部门进行复审。2.复审人员应根据档案审查的内容与标准，对档案进行全面审查，并提出复审意见。3.复审合格的档案，进行归档；复审不合格的档案，再次退回档案形成部门进行整改。（四）终审1.对于涉及公司重大事项或重要决策的档案，由公司分管领导进行终审。2.终审人员应根据档案审查的内容与标准，对档案进行最终审查，并签署终审意见。3.终审合格的档案，进行归档；终审不合格的档案，由档案形成部门重新整改后再次提交审查。四、档案审查的责任分工（一）档案形成部门责任1.负责本部门文件材料的收集、整理、自查工作，确保文件材料的完整性、准确性和规范性。2.对自查不合格的档案进行整改，直至符合档案审查要求。3.配合档案管理部门的初审、复审和终审工作，提供必要的说明和解释。（二）档案管理部门责任1.制定档案审查工作制度和流程，组织实施档案审查工作。2.对档案形成部门提交的档案进行初审、复审，提出审查意见。3.负责终审档案的汇总、整理和归档工作，建立档案审查记录档案。（三）相关部门责任1.根据档案管理部门的要求，参与重要档案或存在疑问档案的复审工作，提供专业意见和建议。2.配合档案管理部门做好档案审查工作中的协调和沟通工作。（四）公司领导责任1.对涉及公司重大事项或重要决策的档案进行终审，签署终审意见。2.对档案审查工作进行监督和指导，确保档案审查工作的顺利开展。五、档案审查的记录与存档（一）档案审查记录的内容1.档案名称、编号、形成部门、形成时间等基本信息。2.审查人员名单、审查时间、审查意见等。3.整改情况记录，包括整改措施、整改时间、整改结果等。（二）档案审查记录的保存1.档案审查记录应采用纸质和电子两种形式保存，保存期限为[具体期限]年。2.纸质档案审查记录应按照档案管理的要求进行整理、装订和归档；电子档案审查记录应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（三）档案审查存档的要求1.经过审查合格的档案，应按照公司档案管理的规定进行存档。2.档案存档应确保档案的安全、完整，便于查询和利用。六、档案审查的监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案审查监督小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括相关部门的代表。2.监督小组定期对档案审查工作进行检查，发现问题及时督促整改。3.接受公司内部员工和外部审计、监察等部门的监督，对提出的意见和建议及时进行处理。（二）考核办法1.将档案审查工作纳入公司绩效考核体系，对档案形成部门和档案管理部门进行考核。2.考核内容包括档案审查工作的完成情况、档案质量、整改情况等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对未完成档案审查工作任务或档案质量不符合要求的部门和个人进行批评和处罚。七、档案审查工作的信息化管理（一）建立档案审查信息系统1.利用信息技术手段，建立档案审查信息系统，实现档案审查工作的信息化管理。2.档案审查信息系统应具备档案录入登记、审查流程跟踪、审查意见记录、整改情况反馈等功能。（二）电子档案审查1.对于电子档案，应采用专业的档案管理软件进行审查，确保电子档案的真实性、完整性和安全性。2.电子档案审查应遵循与纸质档案审查相同的内容与标准，审查合格的电子档案应进行备份和存储。（三）信息化管理的优势1.提高档案审查工作效率，减少人工操作环节，缩短审查周期。2.便于档案审查记录的保存和查询，提高档案管理的科学性和规范性。3.实现档案审查工作