档案泄密追究制度规定

PAGE档案泄密追究制度规定一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案信息安全，防止档案泄密事件的发生，保障公司/组织的合法权益和正常运营，特制定本档案泄密追究制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理人员、文件起草人员、审批人员、借阅人员、使用人员等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.预防为主原则：强化档案管理各环节的安全防范措施，注重源头治理，预防泄密事件的发生。3.责任明确原则：明确档案管理各环节中各岗位人员的保密责任，做到责任到人。4.及时追究原则：一旦发现档案泄密事件，及时启动追究程序，严肃处理相关责任人。二、档案管理职责与保密要求（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度、流程及规范，确保档案管理工作有序开展。2.组织实施档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案的完整性和准确性。3.建立健全档案安全防护体系，包括物理安全、信息安全等方面的措施，防止档案被篡改、丢失或泄露。4.定期对档案管理人员进行培训，提高其业务水平和保密意识。5.对档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责，确保档案信息安全。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、装订、上架等，保证档案存放有序，便于查找和利用。3.对档案的借阅、使用情况进行登记和跟踪，确保档案按时归还，不发生遗失、损坏等情况。4.加强对档案库房的管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。5.保守档案机密，不得私自泄露档案内容，严禁向无关人员谈论档案信息。（三）文件起草人员职责1.明确文件的密级，按照规定的格式和程序起草文件，确保文件内容准确、规范。2.在文件起草过程中，严格遵守保密规定，不得将涉及公司/组织机密的信息透露给无关人员。3.妥善保管起草过程中形成的草稿、修改稿等资料，按照档案管理要求及时归档。（四）审批人员职责1.在审批文件时，认真审查文件内容，对涉及公司/组织机密的文件要严格把关，防止因审批疏漏导致泄密。2.对审批过程中知悉的档案信息予以保密，不得擅自传播或使用。3.确保审批意见明确、准确，如有需要对文件内容进行修改或补充，应及时反馈给起草人员。（五）借阅人员职责1.按照规定的程序办理档案借阅手续，填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.严格遵守档案借阅规定，不得擅自将档案带出规定的借阅场所，不得转借他人。3.爱护借阅的档案，不得涂改、损坏、丢失档案，如需摘录或复制档案内容，应事先经档案管理部门同意，并按照规定的方式进行操作。4.在借阅期限届满后，及时归还档案，如有特殊情况需要延期，应提前办理续借手续。（六）使用人员职责1.对在工作中使用的档案信息严格保密，不得向无关人员泄露。2.按照规定的用途和范围使用档案信息，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。3.妥善保管使用过程中涉及的档案资料，不得随意丢弃或泄露给他人。三、档案保密措施（一）物理安全措施1.档案库房应具备完善的安全防护设施，如防盗门、防盗窗、监控设备等，确保库房安全。2.档案存放应分类分区，设置专门的存放架、柜，并定期进行检查和维护，保证档案存放安全。3.对档案库房的温湿度进行控制，配备相应的温湿度调节设备，防止档案因温湿度不适宜而受损。4.档案库房应保持整洁，严禁存放易燃、易爆、易腐蚀等物品，确保档案存放环境安全。（二）信息安全措施1.对档案信息进行加密存储，采用安全可靠的加密算法，确保档案数据在存储过程中的安全性。2.建立档案信息访问控制机制，根据人员的职责和权限，设置不同的访问级别，严格限制对档案信息的访问。3.定期对档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患，防止黑客攻击和恶意软件入侵。4.对档案管理系统的操作日志进行详细记录，包括操作时间、操作人员、操作内容等，以便在发生泄密事件时能够及时追溯和调查。5.加强对移动存储设备的管理，严禁在未经授权的设备上存储或传输档案信息，如需使用移动存储设备，应进行严格的安全检查和加密处理。（三）人员管理措施1.对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保人员具备良好的品德和职业道德，无违法违纪记录。2.与档案管理人员签订保密协议，明确其保密责任和义务，以及违反协议应承担的法律责任。3.定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务能力，培训内容包括法律法规、保密制度、安全防范措施等。4.在档案管理部门内部建立保密监督机制，对人员的保密工作情况进行定期检查和考核，对表现优秀的人员给予奖励，对违反保密规定的人员进行严肃处理。四、档案泄密事件的认定与处理（一）档案泄密事件的认定1.有下列情形之一的，认定为档案泄密事件：未经授权，将档案信息透露给公司/组织以外的人员。违反规定，擅自扩大档案信息的使用范围，导致信息泄露。因保管不善，致使档案遗失、损坏，造成档案信息泄露。在档案管理系统中违规操作，导致档案信息被非法获取或篡改。其他因故意或过失导致档案信息泄露的行为。2.档案泄密事件的认定应依据相关证据进行，包括但不限于文件记录、证人证言、系统操作日志、监控视频等。（二）档案泄密事件的报告1.一旦发现档案泄密事件，相关人员应立即向档案管理部门报告。档案管理部门接到报告后，应及时进行核实，并在[X]小时内向上级领导报告。2.报告内容应包括泄密事件的发生时间、地点、涉及的档案内容、泄密的可能途径、已采取的措施等。（三）档案泄密事件的调查1.成立专门的调查小组，负责对档案泄密事件进行调查。调查小组应由档案管理部门、法务部门、纪检部门等相关人员组成。2.调查小组应通过查阅资料、询问证人、现场勘查、技术分析等方式，全面收集证据，查明泄密事件的原因、过程和后果。3.在调查过程中，应保护被调查人员的合法权益，同时要求被调查人员如实提供相关信息，配合调查工作。（四）档案泄密事件的处理1.根据调查结果，对档案泄密事件的责任人进行责任认定。责任认定应综合考虑泄密事件的性质、情节、后果以及责任人的主观过错等因素。2.对于认定的责任人，视情节轻重给予相应的处罚，处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等。3.对因档案泄密事件给公司/组织造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。赔偿金额根据实际损失情况确定，包括但不限于直接经济损失、间接经济损失、因泄密导致的商业机会损失等。4.对于构成犯罪的档案泄密事件，将依法移送司法机关追究刑事责任。（五）档案泄密事件的整改1.针对档案泄密事件暴露出的问题，档案管理部门应会同相关部门制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，确保整改工作落实到位。2.整改措施应包括完善档案管理制度、加强人员培训、强化安全防范措施、优化档案管理流程等方面，以防止类似泄密事件再次发生。3.整改工作完成后，应进行复查，确保整改措施有效执行，档案管理工作得到进一步规范和加强。五、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案管理工作进行内部检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案保管状况、信息安全措施落实情况等。2.建立内部监督机制，鼓励员工对档案管理工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。3.对内部检查中发现的问题，应及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育或相应的处罚。（二）外部审计1.定期聘请专业的审计机构对公司/组织的档案管理工作进行审计，审计内容包括档案管理制度的健全性、执行的有效性、档案信息的安全性等。2.根据审计结果，及时发现档案管理工作中存在进一步改进和完善的方面，采取有效措施加以改进提高。3.将审计报告作为公司/组织档案管理工作决策的重要依据，推动档案管理工作