体育档案管理制度

PAGE体育档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司体育档案的科学管理，有效保护和利用体育档案资源，为公司体育事业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各类体育活动相关档案的管理，包括但不限于体育赛事组织、运动员管理、体育设施建设与维护等方面形成的档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：体育档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映体育活动的实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.分类科学原则：按照体育档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则：采取必要的安全防护措施，确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和体育工作的正常秩序。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善体育档案管理制度，并组织实施。2.集中收集、整理、保管公司体育活动中形成的各类档案资料，建立健全档案目录和检索体系。3.对体育档案进行分类、编号、装订、编目等基础工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向公司内部各部门提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。6.负责对到期档案进行鉴定和销毁工作，严格履行审批手续。7.开展体育档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和利用水平。（二）体育活动相关部门职责1.负责本部门体育活动档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时归档和妥善保管。3.在体育活动结束后，按照档案管理部门的要求，提供完整、准确的档案材料，协助做好档案的整理和编目工作。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定办理相关手续。（三）公司领导职责1.重视体育档案管理工作，将其纳入公司整体管理工作范畴，加强对档案管理工作的领导和指导。2.审核批准体育档案管理工作的重要制度、工作计划和重大事项，确保档案管理工作与公司体育事业发展相适应。3.协调解决体育档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设施设备等条件。三、档案收集（一）收集范围1.体育赛事类赛事策划方案、组织实施方案、竞赛规程、参赛队伍名单、比赛日程安排、成绩册等。赛事现场照片、视频资料、新闻报道、宣传资料等。赛事总结报告、表彰奖励文件等。2.运动员管理类运动员个人基本信息表、注册材料、转会合同等。运动员训练计划、训练记录、成绩统计、伤病情况记录等。运动员比赛表现评估、荣誉证书、获奖记录等。3.体育设施建设与维护类体育设施建设项目立项文件、规划设计图纸、施工图纸、竣工验收报告等。体育设施维护保养计划、维修记录、设备采购合同、设备清单等。体育场馆安全检查记录、应急预案等。4.体育活动组织与参与类公司内部体育活动策划方案、活动通知、参与人员名单、活动照片、活动总结等。公司参加外部体育活动的报名材料、参赛成绩、活动反馈等。5.其他相关类体育工作会议纪要、领导批示、重要文件等。与体育工作相关的对外交流合作协议、文件等。体育科研成果、学术论文、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集整理本部门体育活动中产生的各类档案资料，确保档案的完整性和准确性。2.档案收集应做到全面、及时，不得遗漏重要文件和资料。对于电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。3.收集的档案资料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体进行记录。（三）收集时间1.体育赛事结束后一周内，赛事组织部门应将赛事相关档案资料收集整理完毕，并移交档案管理部门。2.运动员管理相关档案资料应每月定期收集整理，于次月上旬移交档案管理部门。3.体育设施建设与维护项目完成后，项目负责部门应在验收合格后半个月内将相关档案资料移交档案管理部门。4.其他体育活动结束后，活动组织部门应在活动结束后三天内将档案资料收集整理完毕，并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照体育档案的内容和性质，分为体育赛事档案、运动员管理档案、体育设施建设与维护档案、体育活动组织与参与档案、其他相关档案五大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分，如体育赛事档案可分为赛事策划、赛事组织、赛事成绩、赛事宣传等小类；运动员管理档案可分为运动员基本信息、训练管理、比赛成绩、荣誉奖励等小类。（二）编号规则1.采用“年度+类别代码+流水号”的编号方式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别代码：按照分类标准，用大写英文字母表示各类档案，如“SS”表示体育赛事档案，“YD”表示运动员管理档案，“SJ”表示体育设施建设与维护档案，“HY”表示体育活动组织与参与档案，“QT”表示其他相关档案。4.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年体育赛事档案中的第一份文件编号为“2023SS0001”。（三）装订要求1.纸质档案应按照一定顺序进行装订，一般采用左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.对于文件页数较多的，可采用三孔一线或胶装等方式装订。3.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目。2.题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的年月日，保管期限应按照规定确定，密级应根据档案内容的保密程度标注。3.档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和管理。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的体育档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等，并定期进行检查和维护。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.按照档案的类别和保管期限，进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，编号清晰。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。4.对于重要的体育档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.体育档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司体育事业发展规划、重要的体育赛事文件、运动员重大荣誉档案等。3.长期保管的档案期限为1050年，主要包括一般性的体育赛事档案、运动员管理档案、体育设施建设与维护档案等。4.短期保管的档案期限为110年，主要包括临时性的体育活动档案、一般性的文件材料等。5.保管期限的确定应根据档案的重要性、历史价值和现实利用需求等因素综合考虑，并严格按照规定执行。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对体育档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查处理。3.清查结果应形成报告，报公司领导和相关部门，并对存在的问题提出整改措施和建议。六、档案利用（一）查阅服务1.公司内部各部门因工作需要查阅体育档案的，应填写《体育档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅用途等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（二）借阅服务1.因特殊情况需要借阅体育档案的，借阅人应填写《体育档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过两周，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、摘录档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行认真检查，如发现问题应及时处理。（三）档案统计1.档案管理部门应建立体育档案利用统计制度，定期对档案的查阅、借阅情况进行统计分析。2.统计内容包括查阅和借阅的档案数量、类别、利用目的、利用部门等信息。3.通过档案统计分析，了解档案的利用需求和利用规律，为档案管理工作的改进和优化提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对体育档案进行鉴定，一般每五年进行一次全面鉴定。2.价值评估原则：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素，综合评估档案的价值。3.审慎销毁原则：对于经过鉴定确无保存价值的档案，应严格按照规定履行审批手续，审慎进行销毁，确保档案信息的安全。（二）鉴定组织1.成立体育档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。2.鉴定工作小组负责对体育档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档