从化档案管理制度

PAGE从化档案管理制度一、总则（一）目的为加强从化地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于从化地区内本公司/组织各部门及所属单位形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则。档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则。确保档案的齐全、完整，涵盖公司/组织工作的各个方面和各个环节。4.保密性原则。对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.便于利用原则。档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置公司/组织设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员。档案管理部门可根据工作需要，设置档案库房、阅档室等工作场所。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本公司/组织的档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管、统计和鉴定公司/组织各部门及所属单位形成的各类档案。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。5.对档案的利用情况进行登记和统计，做好档案的借阅、归还等工作，确保档案的安全。6.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织全体员工的档案意识。8.参与公司/组织重大活动和重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和行业标准。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等。3.做好档案的保管工作，确保档案的安全，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和霉变。4.负责档案的查阅、借阅登记工作，按照规定办理档案借阅手续，及时催还借阅的档案。5.协助档案管理部门负责人开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录。6.参与档案数字化处理工作，负责电子档案的录入、审核和存储等工作。7.完成档案管理部门负责人交办的其他工作任务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，如章程、协议、批复文件等。2.公司/组织年度工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.公司/组织各类会议形成的文件材料，如会议通知、议程、纪要、决议等。4.公司/组织业务活动中形成的文件材料，如合同、协议、订单、业务报表等。5.公司/组织人事管理工作中形成的文件材料，如员工档案、招聘录用文件、考核奖惩文件等。6.公司/组织财务管理工作中形成的文件材料，如财务报表、会计凭证、审计报告等。7.公司/组织固定资产管理工作中形成的文件材料，如资产购置合同、清单、验收报告等。8.公司/组织科研、技术开发等工作中形成的文件材料，如项目申报书、研究报告、技术方案等。9.公司/组织对外宣传、文化建设等工作中形成的文件材料，如宣传资料、活动方案、照片、视频等。10.公司/组织与上级主管部门、政府部门、其他单位往来的文件材料，如请示、报告、函件等。（二）档案收集要求1.各部门及所属单位应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围的要求，认真收集各类档案材料，不得遗漏重要文件。3.对收集到的档案材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，确保档案材料的质量。4.档案收集人员应定期将收集到的档案材料移交档案管理部门，办理交接手续。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）档案整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类顺序装订成册，编制页码。填写档案盒封面、盒脊等信息，将装订好的文件材料装入档案盒。2.科技档案的整理按照项目、专业、阶段等进行分类。对每个项目的文件材料进行编号、编目，建立项目档案卷内目录。将项目文件材料按照分类顺序整理成册，编制页码。填写档案卷皮、卷内备考表等信息，将整理好的项目档案装入档案卷。3.会计档案的整理按照会计年度、保管期限进行分类。对会计凭证、账簿、报表等进行编号、编目，填写会计档案目录。将会计档案按照分类顺序装订成册，编制页码。填写会计档案封面、盒脊等信息，将装订好的会计档案装入档案盒。4.人事档案的整理按照员工类别、档案内容进行分类。对每份人事档案材料进行编号、编目，填写人事档案目录。将人事档案材料按照分类顺序整理成册，编制页码。填写人事档案卷皮、卷内备考表等信息，将整理好的人事档案装入档案卷。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应设置不同的功能区域，如档案存放区、阅档区、整理区、办公区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.对纸质档案应采用档案盒（卷）等形式进行保管，档案盒（卷）应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，定期进行检查和更新。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。5.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，防止档案丢失或损坏。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映公司/组织局部工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成的鉴定小组进行。3.对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁清册，经公司/组织领导批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保档案销毁彻底。5.档案销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录应保存备查。五、档案的利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.公司/组织员工因个人需要查阅本人档案。3.外单位因工作需要查阅公司/组织档案，须经公司/组织领导批准。（二）档案利用手续1.公司/组织内部各部门查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对档案查阅申请表进行审核，符合条件的，安排查阅，并提供必要的协助。3.公司/组织员工查阅本人档案，应填写档案查阅登记表，经档案管理部门核实身份后，方可查阅。4.外单位查阅公司/组织档案，应提交单位介绍信、查阅申请表等材料，经公司/组织领导批准后，档案管理部门按照规定办理查阅手续。（三）档案利用方式1.档案查阅人员应在档案管理部门指定的阅档室查阅档案，不得将档案带出阅档室。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、批注等。3.如需复印、拍照档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，办理归还手续。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门及所属单位应按照档案管理部门的要求，及时将形成的电子文件收集整理，并移交档案管理部门。2.电子文件应按照档案整理的原则和方法进行分类、编号、编目等整理工作。3.电子文件的格式应符合国家有关标准和公司/组织的规定，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列、磁带库等。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，定期进行检查和更新。3.电子档案存储设备应设置访问权限，严格控制电子档案的访问范围，确保电子档案的安全。4.档案管理人员应定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可用性。（三）电子档案的利用1.电子档案的利用应通过公司/组织内部的档案管理系统进行