档案库室安全检查制度

PAGE档案库室安全检查制度一、总则（一）目的为加强公司档案库室的安全管理，确保档案资料的完整性、准确性和保密性，防止档案损毁、丢失、泄密等安全事故的发生，特制定本安全检查制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库室，包括但不限于综合档案室、各部门专业档案室等。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全安全检查机制，提前发现并消除安全隐患，预防安全事故的发生。2.全面覆盖原则对档案库室的各个方面进行全面检查，包括设施设备、环境条件、档案管理流程等。3.责任明确原则明确各部门及人员在档案库室安全管理中的职责，确保安全检查工作落到实处。二、安全检查职责分工（一）档案管理部门1.负责制定档案库室安全检查计划，并组织实施定期和不定期的安全检查工作。2.对检查中发现的安全问题进行记录、分析，并提出整改措施和建议。3.督促相关部门和人员对安全隐患进行整改，跟踪整改情况直至隐患消除。（二）库室管理人员1.每日对档案库室进行日常巡查，检查档案存放状况、设施设备运行情况等，及时发现并报告安全问题。2.配合档案管理部门及其他相关部门进行安全检查工作，提供必要的协助和信息。3.负责档案库室的日常清洁、整理等工作，保持库室环境整洁、有序，符合安全要求。（三）其他相关部门1.根据档案管理部门的要求，配合做好涉及本部门档案的安全检查工作。2.对档案库室安全检查中涉及本部门的安全隐患问题，负责按照整改要求进行整改。三、安全检查内容（一）设施设备检查1.消防设施检查检查灭火器的压力是否正常，药剂是否过期，零部件是否完好。查看消火栓箱内设备是否齐全，阀门是否灵活，水带、水枪是否完好无损。检查火灾自动报警系统、自动喷水灭火系统是否正常运行，有无故障报警信号。确保消防通道畅通无阻，疏散指示标志、应急照明灯具完好有效。2.防盗设施检查检查门窗是否牢固，门锁是否完好，有无损坏或被撬迹象。查看监控设备是否正常工作，监控范围是否覆盖档案库室各个区域，录像资料是否保存完整。检查门禁系统是否正常运行，权限设置是否合理，人员进出记录是否完整。3.温湿度控制设备检查检查空调、除湿机、加湿器等温湿度调节设备是否正常运行，温湿度显示记录是否准确。确保库室内温湿度符合档案保存要求，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.电气设备检查检查照明灯具是否完好，有无损坏、漏电现象。查看插座、开关是否正常，有无过载、短路等安全隐患。检查电线电缆是否老化、破损，布线是否规范。确保档案库室配备的电器设备符合安全标准，无违规使用大功率电器等情况。（二）档案实体检查1.档案存放状况检查查看档案架、柜是否牢固，有无变形、损坏。检查档案存放是否整齐有序，分类是否准确，有无错放、乱放现象。查看档案是否有受潮、发霉、虫蛀等情况，发现问题及时采取措施处理。2.档案数量核对定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确无误，账实相符。对档案的出入库情况进行详细记录，包括档案名称、数量、出入库时间、经手人等信息。（三）安全管理制度执行情况检查1.人员出入管理检查档案库室是否严格执行人员出入登记制度，外来人员进入是否经过审批并登记相关信息。查看库室管理人员是否严格遵守工作纪律，不得擅自允许无关人员进入档案库室。2.档案借阅与归还管理检查档案借阅手续是否齐全，借阅人是否填写借阅申请表，经审批后借阅。查看档案归还时是否进行认真核对，确保档案完整无损归还入库。对逾期未归还的档案进行跟踪催还，防止档案丢失。3.档案整理与保管检查档案整理工作是否符合规范要求，分类标准是否统一，编号是否清晰。查看档案保管期限划分是否准确，有无超期保管或提前销毁档案的情况。确保档案库室采取必要的防护措施，如防虫、防霉、防火、防盗等，保障档案安全。（四）环境卫生检查1.库室清洁状况检查档案库室地面、桌面、档案架等是否清洁，无灰尘、杂物。查看门窗玻璃是否干净明亮，通风良好，无异味。2.卫生设施检查检查卫生间等卫生设施是否正常使用，无堵塞、漏水现象。确保垃圾桶等垃圾收集容器及时清理，保持库室环境整洁。四、安全检查频率（一）日常巡查库室管理人员每日对档案库室进行巡查，重点检查设施设备运行情况、档案存放状况、环境卫生等，及时发现并处理一般性问题。（二）定期检查1.档案管理部门每月组织一次全面的安全检查，对档案库室的设施设备、档案实体、安全管理制度执行情况等进行详细检查。2.公司每季度至少进行一次档案库室安全专项检查，由公司分管领导带队，相关部门人员参加，对档案库室安全管理工作进行全面评估。（三）不定期抽查根据工作需要，公司安全管理部门或其他相关部门不定期对档案库室进行抽查，重点检查安全隐患整改情况、特殊时期安全防范措施落实情况等。五、安全检查流程（一）检查准备1.制定检查方案根据检查类型和要求，档案管理部门提前制定详细的检查方案，明确检查内容、方法、人员分工等。2.准备检查工具准备好必要的检查工具，如灭火器检查仪、温湿度计、手电筒、记录表等。（二）实施检查1.按照检查方案，检查人员对档案库室进行逐一检查，认真记录检查情况。2.检查过程中，发现问题及时拍照、录像留存证据，并详细记录问题的位置、性质、影响程度等信息。（三）问题汇总与分析1.检查结束后，检查人员对检查中发现的问题进行汇总整理，形成安全检查问题清单。2.对问题进行分析，找出问题产生的原因，评估问题的严重程度和潜在风险。（四）整改措施制定与下达1.根据问题分析结果，档案管理部门提出针对性的整改措施和建议，明确整改责任部门、责任人及整改期限。2.以书面形式下达整改通知书，要求责任部门限期整改安全隐患问题。（五）整改跟踪与复查1.责任部门按照整改通知书要求组织实施整改工作，档案管理部门负责跟踪整改情况，及时协调解决整改过程中遇到的问题。2.整改期限届满后，档案管理部门组织对整改情况进行复查，确保安全隐患问题得到彻底整改。对整改不到位的，责令继续整改直至达到要求。六、安全检查记录与档案管理（一）记录要求1.安全检查记录应详细、准确、完整，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等信息。2.检查记录应采用统一的格式和标准，使用纸质或电子文档进行记录，便于查阅和存档。（二）档案管理1.建立安全检查档案，将每次安全检查的记录、整改通知书、整改报告等资料进行归档保存。2.安全检查档案应按照年度进行分类整理，妥善保管，保存期限不少于规定年限，以便日后查阅和追溯。七、奖励与处罚（一）奖励1.对在档案库室安全管理工作中表现突出，及时发现并排除重大安全隐患，避免安全事故发生的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括但不限于荣誉证书、奖金、晋升机会等，以激励全体员工积极参与档案库室安全管理工作。（二）处罚1.对违反档案库室安全管理制度，导致安全