公司档案调取管理制度

PAGE公司档案调取管理制度一、总则（一）目的为了规范公司档案的调取行为，确保档案的安全与完整，保障公司及相关人员的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的外部单位和个人在调阅公司档案时的管理。（三）基本原则1.合法性原则：档案调取行为必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求。2.安全性原则：确保档案在调取过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.必要性原则：档案调取应基于必要的工作需要，不得随意调取。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行档案调取申请，确保审批过程规范、透明。二、档案分类及调取权限（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等治理文件，行政公文、会议纪要等。2.人事档案：员工入职、离职、晋升、调岗等相关资料，劳动合同、薪资福利记录、培训档案等。3.财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务资料。4.业务档案：销售合同、采购合同、项目文档、客户资料、市场调研报告等与公司业务活动相关的档案。5.技术档案：研发项目资料、技术方案、专利文件、产品设计图纸等技术相关档案。（二）调取权限1.公司内部人员因工作需要，本部门员工可在其职责范围内调取相关档案。如需调取跨部门档案，应提前与相关部门沟通协调，并按照规定履行审批手续。部门负责人有权调取本部门及涉及本部门业务相关的档案。对于重要档案的调取，需报上级领导审批。公司高层管理人员根据工作需要，可调取各类档案，但需做好登记备案。2.外部单位和个人与公司有业务合作的单位，因合作项目需要调取相关业务档案的，应提交正式的调阅申请，并注明调阅目的、范围、时间等信息。经公司业务部门负责人审核，报公司分管领导审批后，方可调阅。司法机关、行政机关等因办案、执法等需要调取公司档案的，应出具相关法律文书或正式公函。公司收到后，按照规定流程进行审核，经公司法务部门确认并报公司主要领导批准后，予以配合提供档案。三、档案调取流程（一）内部人员调取流程1.申请：申请人填写《档案调阅申请表》，详细注明调阅档案的名称、类别、调阅目的、预计归还时间等信息，并签字确认。申请表应提交至所在部门负责人。2.部门负责人审核：部门负责人对申请进行审核，判断调阅档案是否与申请人工作相关，是否符合必要性原则。如审核通过，在申请表上签字批准。3.档案管理部门审批：申请人持经部门负责人批准的申请表，前往档案管理部门。档案管理部门对申请进行再次审核，确认档案是否可提供调阅，并对调阅时间、方式等进行安排。如同意调阅，在申请表上加盖档案管理部门印章。4.调阅档案：申请人凭申请表到档案库房调阅档案。档案管理人员应按照调阅申请表上注明的档案名称、类别等信息，准确提供档案，并做好档案交接登记，记录调阅人姓名、调阅时间、档案名称及数量等信息。5.归还档案：申请人应在预计归还时间内将档案归还至档案管理部门。档案管理人员在接收归还档案时，应仔细核对档案数量、完整性等，确认无误后，在档案交接登记表上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。（二）外部单位和个人调取流程1.申请：外部单位或个人应向公司业务部门提交《档案调阅申请表》，并附上相关证明文件（如合作协议、法律文书等）。申请表应详细说明调阅档案的用途、范围、时间等信息。2.业务部门初审：公司业务部门对调阅申请进行初步审核，核实申请单位或个人的身份及调阅目的的真实性、合理性。如初审通过，业务部门负责人在申请表上签署意见，并将申请表及相关证明文件一并提交至公司分管领导。3.分管领导审批：公司分管领导对调阅申请进行审批。对于涉及重要档案或敏感信息的调阅申请，分管领导应组织相关部门进行会审，综合评估调阅可能带来的风险。审批通过后，在申请表上签字批准。4.法务部门审核：公司法务部门对调阅申请及相关证明文件进行法律合规性审核。确认调阅行为符合法律法规要求，不存在法律风险。如审核通过，法务部门在申请表上加盖印章。5.档案管理部门审批：档案管理部门根据法务部门审核意见，对调阅申请进行最终审批。确定调阅档案的具体范围、提供方式、调阅时间等细节。如同意调阅，在申请表上加盖档案管理部门印章，并通知档案管理人员做好准备。6.调阅档案：外部单位或个人凭经审批的申请表到档案管理部门调阅档案。档案管理人员按照规定的调阅方式（如现场查阅、复印、扫描等）提供档案，并做好详细的调阅记录，包括调阅人身份信息、调阅时间、档案名称及数量、调阅方式等。调阅过程中，档案管理人员应全程监督，确保档案安全及调阅行为符合规定。7.归还档案：外部单位或个人应在规定的归还时间内将档案归还至档案管理部门。档案管理人员按照接收归还档案的流程进行核对、确认。如发现档案有任何问题，应及时与调阅方沟通，并按照公司相关规定进行处理。同时，将调阅档案的相关情况反馈至业务部门及法务部门备案。四、档案调取方式（一）现场查阅1.对于一般性档案，经审批同意后，调阅人可在档案管理部门指定的查阅地点进行现场查阅。2.档案管理部门应提供必要的查阅设施和环境，确保调阅人能够方便、安全地查阅档案。3.现场查阅时，档案管理人员应在场监督，调阅人不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。（二）复印/扫描1.对于调阅人需要留存档案内容的情况，经审批同意后，可进行复印或扫描。2.复印或扫描应使用档案管理部门指定的设备和纸张，确保复印件或扫描件清晰、完整。3.复印或扫描的档案材料应加盖档案管理部门“与原件核对无误”印章，并注明复印或扫描日期、份数等信息。（三）电子数据拷贝1.对于以电子数据形式存在的档案，在确保数据安全和符合相关规定的前提下，经审批同意后，可进行电子数据拷贝。2.拷贝的电子数据应进行加密处理，并在规定的存储介质上存储。存储介质应由档案管理部门统一提供，并做好登记备案。3.调阅人应按照档案管理部门的要求妥善保管拷贝的电子数据，不得擅自传播、修改或用于其他非规定用途。五、档案保密与安全管理（一）保密措施1.调阅档案的人员应严格遵守公司保密制度，对调阅过程中知悉的公司机密信息予以保密，不得向任何无关人员透露。2.档案管理部门应对调阅档案的场所、设备等进行定期检查，确保不存在信息泄露风险。3.在复印、扫描、拷贝档案时，应采取相应的保密措施，防止档案信息在传输、存储过程中被泄露。（二）安全管理1.档案管理人员应确保调阅档案的场所安全，防止无关人员进入。2.调阅档案时，应注意档案的保护，避免档案受到损坏、丢失等情况。如发现档案有损坏迹象，应及时采取措施修复或更换。3.对于归还的档案，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时追查原因并处理。4.在电子数据拷贝过程中，应严格按照操作规程进行，防止数据丢失、损坏或被恶意篡改。同时，应对拷贝的数据进行备份，以防止数据丢失。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案调取情况进行审计检查，核实调阅申请的合理性、审批流程的合规性以及档案归还情况等。2.档案管理部门应建立档案调取台账，详细记录每一次档案调取的相关信息，包括调阅人、调阅时间、档案名称、调阅目的、审批情况、归还时间等。定期对台账进行核对和分析，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供档案调取相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改，并将整改情况报告上级主管部门和相关监管机构。七、违规处理（一）内部人员违规处理1.对于违反本制度规定，未经审批擅自调取档案、超范围调阅档案、逾期不归还档案、泄露档案机密信息等行为的内部人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿相应损失。（二）外部单位和个人违规处理1.对于违反本制度规定，未经审批擅自调阅档案、超范围使用档案、泄露档案机密信息、损坏或丢失档案等行为的外部单位和个人，公司有权终止与其的合作关系，并依法追究