人防工程档案保密制度

PAGE人防工程档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司人防工程档案的保密管理，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及人防工程档案管理的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.严格保密原则：对人防工程档案中的各类信息实行严格保密，防止信息被非法获取、篡改或泄露。2.合法合规原则：档案管理活动必须符合国家相关法律法规以及行业标准的要求。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，采取相应的保密措施。4.谁使用谁负责原则：档案使用人员对所使用档案的保密负责，确保在使用过程中不发生泄密事件。二、保密职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善人防工程档案保密制度，并组织实施。2.对人防工程档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和准确性。3.建立健全档案保密防护设施，如档案库房的安全防护设备、存储介质的加密管理等。4.定期对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平。5.对档案的查阅、借阅、使用等情况进行登记和监督，及时发现并处理泄密隐患。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案保密制度，认真履行保密职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案的安全。3.对档案的密级进行准确标识，按照规定的保管期限和保密要求进行管理。4.不得擅自将档案带出办公场所或将档案信息泄露给无关人员。5.在档案管理工作中发现泄密事件或隐患时，应及时报告并采取相应措施。（三）档案使用人员职责1.严格按照规定的程序查阅、借阅人防工程档案，不得擅自扩大使用范围。2.对所使用的档案妥善保管，不得转借他人，不得在非规定场所使用。3.不得擅自复制、摘抄、拍摄档案内容，如确需复制等，须经批准并履行相关手续。4.使用完毕后，应及时归还档案，不得留存、隐匿档案。5.对在使用档案过程中知悉的保密信息予以保密，不得泄露。三、档案的密级划分及标识（一）密级划分根据人防工程档案的内容重要性和敏感性，将档案分为绝密、机密、秘密三个密级。1.绝密级：涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。如人防工程的关键设计图纸、核心技术资料等。2.机密级：涉及重要机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案。如工程建设中的重要决策文件、关键技术参数等。3.秘密级：涉及一般机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。如工程建设中的一般性技术资料、项目进展报告等。（二）标识方法1.在档案封面、卷内目录、备考表等显著位置加盖相应的密级印章。2.电子档案在存储介质和文件名称中明确标注密级。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的与人防工程相关的文件、资料、图纸等收集齐全，移交档案管理部门。2.收集的档案应确保内容完整、准确，字迹清晰，载体完好。（二）整理规范1.档案管理人员按照档案分类方案对收集的档案进行分类整理，确保档案分类科学、合理。2.对每份档案进行编号、编目，编制检索工具，便于查找和利用。3.对电子档案要进行规范的命名和分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全和可检索性。五、档案的保管（一）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房内保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。（二）存储介质管理1.对存储人防工程档案的光盘、硬盘、磁带等存储介质进行严格管理。2.存储介质应进行加密处理，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放。3.对存储介质的使用、维护、报废等进行详细记录。（三）档案的定期检查1.档案管理部门定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、密级标识、存储介质状态等。2.对检查中发现的问题及时进行处理，如档案损坏的修复、存储介质的更换等。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅人防工程档案的，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等。2.申请表经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定场所。4.查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅人防工程档案的，须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，须办理续借手续。4.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、拍摄档案内容。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现问题，及时报告并追究责任。七、档案的复制与摘抄（一）复制规定1.确因工作需要复制人防工程档案资料的，须填写《档案复制申请表》，说明复制理由、内容、数量等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可复制。3.复制档案应使用档案管理部门指定的设备和方式，确保复制件与原件一致。4.复制件应加盖“复制件”印章，并注明复制日期、复制人等信息。（二）摘抄规定1.如需摘抄人防工程档案内容的，须填写《档案摘抄申请表》，注明摘抄范围、用途等。2.申请表经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准后，方可摘抄。3.摘抄人员应使用统一的摘抄纸张，摘抄内容应准确无误，并经档案管理人员核对。4.摘抄件应加盖“摘抄件”印章，并注明摘抄日期、摘抄人等信息。八、档案的销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且无保存价值的人防工程档案。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复且无保存必要的。3.按照法律法规规定需要销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门提出档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.销毁清单经所在部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监督销毁过程。4.销毁后，监督人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。九|保密监督与检查（一）监督机制1.公司建立保密监督机制，定期对人防工程档案保密制度的执行情况进行检查。2.设立保密监督岗位或指定专人负责保密监督工作，对档案管理各环节进行监督检查。（二）检查内容1.档案管理人员是否严格遵守保密制度，履行保密职责。2.档案的保管、查阅、借阅、复制、摘抄、销毁等环节是否符合规定程序。3.档案保密防护设施是否完好有效，存储介质管理是否规范。4.档案使用人员是否对保密信息予以保密。（三）问题处理1.对检查中发现的违反保密制度的行为，应及时责令整改，并视情节轻重给予相应的处罚。2.对因违反保密制度导致档案信息泄露的，依法追究相关人员的责任。十、保密教育与培训（一）教育内容1.国家有关保密法律法规和政策。2.公司人防工程档案保密制度。3.保密意识和技能培训，如保密防范措施、信息安全知识等。（二）培训方式1.定期组织保密专题培训，邀请专家或内部人员进行授课。2.发放保密学习资料，供员工自主学习。3.开展保密知识竞赛、案例分析等活动，增强员工的保密意识。（三）培训要求1.档案管理人员、档