干部各类档案归档制度

PAGE干部各类档案归档制度一、总则（一）目的为加强公司干部各类档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部的各类档案归档管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司干部各类档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映干部的工作经历、政治表现、业务能力等情况，严禁虚假信息录入档案。3.完整系统原则：档案应全面收集干部在各个方面的相关材料，保持档案的完整性和系统性，能够全面、客观地展现干部的全貌。4.安全保密原则：档案管理部门要采取必要的安全保密措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏，维护干部档案的安全性和保密性。二、档案分类及归档范围（一）人事档案1.履历材料：干部个人基本情况登记表、履历表、自传等。2.自传材料：干部撰写的自传及对自传的修改补充材料。3.鉴定、考核、考察材料：干部定期考核、年度考核、专项考核等形成的鉴定材料，以及在重大事件、关键时刻表现的考察材料。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历学位证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。5.政审材料：政治历史情况审查、出国（境）政审等形成的材料。6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报、团组织关系材料等。7.奖励材料：各级各类奖励的审批表、荣誉证书等。8.处分材料：受到党纪政纪处分的决定、调查报告、本人检讨等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、职务任免文件、出国（境）审批表等。10.其他可供组织参考的材料：如健康体检表、残疾证明等。（二）业务档案1.工作计划与总结：干部个人年度工作计划、季度工作计划、工作总结等。2.工作业绩材料：项目成果报告、工作成果证明、业务竞赛获奖证书等。3.业务培训记录：参加各类业务培训的课程表、培训心得、考试成绩等。4.业务会议记录：参加业务会议的会议纪要、发言材料等。5.业务往来文件：与上级部门、下级单位、合作伙伴等的业务往来函件、合同协议等。6.业务调研材料：开展业务调研形成的调研报告、数据统计分析等。（三）廉政档案1.廉政承诺书：干部签署的廉政承诺书。2.廉洁自律情况报告：干部定期提交的廉洁自律情况报告。3.廉政谈话记录：与干部进行廉政谈话的记录。4.违纪违法情况材料：涉及干部违纪违法问题的调查处理材料。（四）其他档案根据公司实际情况和工作需要，可设立其他专项档案，如干部培训档案、干部考核档案等，具体归档范围由档案管理部门根据实际情况确定。三、档案收集（一）收集渠道1.干部本人提交：干部应按照档案管理部门的要求，定期主动提交个人相关材料。2.各部门报送：公司各部门应及时将涉及本部门干部的相关材料整理报送至档案管理部门。3.组织人事部门提供：组织人事部门负责提供干部任免、考核、奖惩等相关材料。4.其他部门或单位提供：因工作需要，其他部门或单位应及时向档案管理部门提供涉及公司干部的相关材料。（二）收集要求1.及时性：各部门和干部本人应及时收集、整理相关材料，并按时报送至档案管理部门，确保档案材料的时效性。2.完整性：收集的档案材料应齐全完整，能够全面反映干部的工作经历、政治表现、业务能力等情况。3.真实性：档案材料必须真实可靠，严禁伪造、篡改档案材料。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类及归档范围，对收集到的档案材料进行分类。2.排序：在每一类档案中，按照材料形成的时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：对每一份档案材料进行编号、登记，编制目录，注明材料名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固。（三）整理要求1.整理人员应熟悉档案管理业务，严格按照整理方法和要求进行操作。2.整理过程中要认真核对档案材料，确保材料的准确性和完整性。3.整理后的档案应达到分类科学、排列有序、编目规范、装订整齐的要求。五、档案归档（一）归档时间1.人事档案：干部新入职、职务变动、年度考核等形成的档案材料，应在相关事项办理完毕后一个月内归档。2.业务档案：每月末，各部门应将当月形成的业务档案材料整理报送至档案管理部门归档。3.廉政档案：涉及干部廉政方面的材料，应在相关事项处理完毕后及时归档。4.其他档案：根据档案形成的时间和实际情况，由档案管理部门确定归档时间。（二）归档程序1.档案整理人员将整理好的档案材料移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收人员对移交的档案材料进行核对，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照档案分类及编号顺序，将档案材料装入档案盒，并在档案盒上注明档案类别、编号、年度等信息。4.将档案盒存放在档案库房的指定位置，并建立档案存放索引。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，保证档案的安全保管。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。3.按照档案保管期限的要求，对档案进行分类存放，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅等情况。七、档案查阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅干部档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.因工作需要，上级主管部门或其他单位查阅干部档案，需出具单位介绍信，并经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。3.干部本人查阅自己的档案，需填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.按照查阅权限，将申请表提交至相应的审批人进行审批。3.审批通过后，查阅人员持审批后的申请表到档案管理部门办理查阅手续。4.档案管理部门工作人员根据查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。5.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案材料归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）查阅要求1.查阅人员必须严格遵守档案查阅制度，爱护档案材料，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏。2.查阅档案时，严禁将档案带出档案管理部门。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并注明出处。3.查阅人员对查阅过程中涉及的档案内容要严格保密，不得泄露给无关人员。八、档案借阅（一）借阅权限1.公司内部人员借阅干部档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。2.因工作需要，上级主管部门或其他单位借阅干部档案，需出具单位介绍信，并经公司主要领导批准后，由档案管理部门办理借阅手续。3.干部本人一般不得借阅自己的档案，如有特殊情况需要借阅，需经档案管理部门负责人批准，并严格按照借阅要求进行管理。（二）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息。2.按照借阅权限，将申请表提交至相应的审批人进行审批。3.审批通过后，借阅人员持审批后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，领取档案借阅证。4.档案管理部门工作人员根据借阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在借阅证上注明档案名称、借阅期限等信息。5.借阅人员借阅完毕后，应及时将档案材料归还档案管理部门，并办理归还手续，交回档案借阅证。（三）借阅要求1.借阅人员必须严格遵守档案借阅制度，按时归还档案。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅人员要妥善保管档案材料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。3.借阅人员在借阅期间如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。九、档案保密（一）保密措施1.档案管理部门应与档案管理人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。4.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。（二）保密要求1.档案管理人员在工作中要严格遵守保密纪律，不得私自谈论、传播档案内容。2.未经批准，任何人不得擅自将档案带出档案管理部门或泄露给无关人员。3.对违反保密制度的行为，要依法依规追究相关人员的责任。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由档案管理部门负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，确定保管期限。（二）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，填写《档