草拟部门档案管理制度

PAGE草拟部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强本部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门各科室及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是指本部门在履行职能、从事业务活动过程中形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则本部门档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则档案应如实反映本部门工作活动的真实情况，确保档案内容的完整性和准确性。3.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本部门档案管理制度并组织实施。2.负责本部门各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各科室档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.积极开发档案信息资源，为部门工作提供档案信息服务。（二）各科室职责1.负责本科室在工作活动中形成的各种文件材料的收集、整理，并定期移交综合档案室。2.配备兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理。3.协助综合档案室做好档案的清查、核对等工作。（三）兼职档案员职责1.负责本科室文件材料的收集、整理、分类和装订等工作。2.按照档案管理要求，定期将本科室整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的清查、核对等工作。4.接受综合档案室的业务指导和培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作有关的文件、指示、通知等。2.本部门制定的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本部门召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本部门开展业务活动形成的文件材料，如项目申报材料、合同协议、技术文件、业务往来信函等。5.本部门的人事档案材料，包括员工履历表、工资变动表、考核材料、奖惩材料等。6.本部门的财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表等。7.本部门的设备档案材料，包括设备购置合同、说明书、验收报告等。8.本部门的声像档案材料，如照片、录音、录像等。9.其他与本部门工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应及时收集本科室在工作活动中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，禁止使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制归档文件目录，装订成册。2.人事档案的整理按照干部人事档案管理的有关规定进行整理，建立员工人事档案卷。3.财务档案的整理按照会计档案管理的有关规定进行整理，装订成册，编制会计档案目录。4.设备档案的整理按照设备档案管理的有关规定进行整理，建立设备档案卷，包括设备购置合同、说明书、验收报告等。5.声像档案的整理按照声像档案管理的有关规定进行整理，分类编号，注明拍摄时间、地点、内容等。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具，确保档案的安全存放。2.档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对国家和社会具有重要保存价值的档案，如本部门制定的重要规章制度、重大项目的文件材料等。3.长期保管的档案是指在相当长的时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案是指在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合本部门档案的实际情况，对档案进行鉴定。2.坚持全面的观点，从政治、经济、科学文化等方面综合考虑档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保档案鉴定工作的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各科室兼职档案员及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，确定其价值和保管期限。2.档案内容分析分析档案的内容，判断其对本部门工作的重要性和查考利用价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清册。2.销毁清册应包括档案的题名、文号、日期、保管期限、数量等内容。3.销毁清册经部门领导审批后，由综合档案室负责组织销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。3.按照上级档案管理部门的要求，及时报送档案统计报表。（二）移交工作1.各科室应按照档案管理规定，定期将本科室整理好的档案移交综合档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.综合档案室应认真核对移交的档案，确保档案的齐全、完整。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应遵守国家有关法律法规和本部门档案管理制度。2.服务大局原则档案利用应围绕本部门工作大局，为部门决策、业务工作等提供支持。3.方便快捷原则档案利用应简化手续，提高效率，方便利用者查阅、借阅档案。（二）利用范围1.本部门员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅本部门档案，须经本部门领导批准。（三）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，经综合档案室工作人员同意后，在指定地点查阅。2.借阅利用者因工作需要借阅档案，须填写借阅申请表，经部门领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，须填写复制申请表，经综合档案室工作人员审核后，按照规定的程序进行复制。（四）利用要求1.利