学校档案调阅管理制度

PAGE学校档案调阅管理制度一、总则（一）目的为了加强学校档案的管理，规范档案调阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位及个人因工作需要调阅学校档案的相关活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案调阅工作合法合规。2.坚持档案调阅的必要性和合理性原则，凡与工作无关的调阅申请不予批准。3.保障档案的安全，调阅过程中要采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密。4.提高档案利用效率，在确保档案安全的前提下，为调阅人员提供便捷、高效的服务。二、档案调阅的申请与审批（一）申请1.校内各部门、各单位因工作需要调阅档案，应填写《档案调阅申请表》，详细注明调阅档案的名称、年度、保管期限、调阅目的、调阅时间等内容。2.个人因学习、研究等特殊原因需要调阅档案，须经所在部门或单位同意，并由本人填写《档案调阅申请表》，注明调阅档案的具体情况及调阅理由。（二）审批1.《档案调阅申请表》由申请人所在部门或单位负责人签署意见后，提交学校档案管理部门。2.档案管理部门对调阅申请进行审核，重点审查调阅目的是否正当、调阅范围是否合理、调阅时间是否符合规定等。对于符合要求的申请，由档案管理部门负责人批准；对于不符合要求的申请，应及时退回并说明理由。3.涉及重要档案或机密档案调阅的，须经学校分管领导批准。三、档案调阅的流程（一）预约1.调阅申请经批准后，调阅人员应提前与档案管理部门预约调阅时间。预约时应明确调阅的具体日期、时间段及调阅档案的数量等信息。2.档案管理部门根据调阅申请和预约情况，合理安排调阅场地和工作人员，确保调阅工作顺利进行。（二）调阅1.调阅人员应按照预约时间到达档案管理部门，在工作人员的指引下办理调阅手续。调阅人员需出示有效身份证件，并在《档案调阅登记簿》上签字确认。2.工作人员根据调阅申请，提供相应的档案，并对调阅档案进行清点、核对，确保档案数量准确、内容完整。3.调阅人员应在指定的调阅场地内进行查阅，不得擅自将档案带出调阅场地。如需复印、拍照等，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可进行。复印、拍照等操作应符合档案管理的相关规定，确保档案的原始信息不被篡改。（三）归还1.调阅结束后，调阅人员应及时将档案归还档案管理部门。归还时，工作人员应对档案进行认真检查，确保档案无损坏、无丢失、无泄密等情况。2.调阅人员在《档案调阅登记簿》上填写归还时间，并签字确认。四、档案调阅的限制与要求（一）限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等重要档案，严格限制调阅范围和调阅人员，未经学校批准，不得擅自调阅。2.档案原件原则上不得外借，确因工作需要必须外借的，须经学校分管领导批准，并办理严格的外借手续，限期归还。外借期间，档案管理部门应定期跟踪档案的使用情况。（二）要求1.调阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.调阅人员应遵守调阅场地的管理制度，保持安静、整洁，不得在调阅场地内吸烟、饮食、大声喧哗等。3.调阅人员在调阅过程中发现档案存在问题或疑问，应及时向档案管理部门工作人员反映，不得擅自处理。五、档案调阅的安全管理（一）场地安全1.档案调阅场地应具备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全。2.调阅场地应保持整洁、通风良好，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性等物品。（二）人员安全1.档案管理部门工作人员应具备一定的安全意识和应急处理能力，熟悉档案调阅流程和安全规定。2.在调阅过程中，工作人员应密切关注调阅人员的行为举止，发现异常情况及时采取措施，确保档案和调阅人员的安全。（三）信息安全1.严格控制档案调阅过程中的信息传播，调阅人员不得将档案内容泄露给无关人员。2.对于涉及重要信息的档案调阅，应采取加密、屏蔽等技术手段，防止信息被非法获取或传播。六、档案调阅的监督与检查（一）内部监督1.学校档案管理部门应建立健全内部监督机制，定期对档案调阅工作进行自查，发现问题及时整改。2.档案管理部门工作人员应严格遵守档案调阅管理制度，对调阅过程进行全程监督，确保调阅工作规范、有序进行。（二）外部监督1.接受学校内部审计部门的监督检查，审计部门有权对档案调阅工作进行审计，检查调阅手续是否齐全、调阅流程是否合规、档案管理是否安全等情况。2.接受上级主管部门和相关档案管理部门的监督指导，对提出的意见和建议应认真落实，不断改进档案调阅管理工作。七、违规处理（一）对于违反本制度规定的调阅行为，档案管理部门应及时制止，并视情节轻重给予批评教育或相应的处罚。（二）对于因调阅人员违规操作导致档案损坏、丢失、泄密等情况的，调阅人员应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（三）对于档案管理部门工作人员在档案调阅管理工作中存在的违规行为，学校将视情节轻重给予相应的纪律处分；造成严