公司印章档案管理制度

PAGE公司印章档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章档案管理，规范印章的使用、保管及档案保存，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的印章档案管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保印章档案管理合法合规。2.安全保密原则：确保印章的安全存放，防止印章被盗用、冒用，保护公司机密信息。3.规范操作原则：明确印章使用流程和档案管理要求，确保各项操作规范有序。4.责任追究原则：对违反印章档案管理制度的行为进行责任追究。二、印章分类及管理职责（一）印章分类1.公司公章：代表公司对外行使权力的重要标志。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或需要法定代表人签字确认的场合。3.财务专用章：用于公司财务相关业务，如票据开具、资金收付等。4.合同专用章：专门用于签订各类合同。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于部门内部文件及业务往来。（二）管理职责1.综合管理部门负责制定、修订和完善印章档案管理制度。统筹协调印章档案管理工作，监督检查制度执行情况。负责公司各类印章的刻制、启用、废止等审批工作。2.印章保管部门负责印章的日常保管，确保印章存放安全。按照规定流程办理印章的使用手续，做好使用登记记录。3.使用部门根据工作需要，按照规定程序申请使用印章。对印章使用的真实性、合法性负责，确保印章使用符合公司规定和业务要求。4.档案管理部门负责印章档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作。建立健全印章档案目录索引，确保档案资料完整、可查。三、印章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息。2.申请表需经部门负责人签字确认，并报公司综合管理部门审核。（二）审批流程1.综合管理部门对申请表进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称及用途的规范性等。2.审核通过后，报公司分管领导审批。3.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章等）的刻制，需经公司法定代表人批准。（三）刻制与备案1.经审批同意后，由综合管理部门统一安排印章刻制工作，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模，由综合管理部门留存备案。同时，将印章的相关信息（如印章名称、编号、刻制日期、启用日期等）录入公司印章管理系统。3.新印章启用前，综合管理部门应发布印章启用通知，明确印章的使用范围、保管要求等事项。四、印章的保管（一）保管原则1.专人专管原则：各类印章应指定专人负责保管，保管人员不得擅自委托他人代管。2.安全存放原则：印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.双人保管原则：对于重要印章（如公章、财务专用章等），实行双人保管制度，由两名保管人员分别掌握不同的开启方式或钥匙，确保印章使用安全。（二）保管要求1.公章保管人员应将公章存放在公司保险柜内，保险柜钥匙由保管人员专人保管，不得随意放置或转借他人。2.法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章的保管人员，应妥善保管印章，并做好日常检查工作，确保印章无损坏、无遗失。3.部门章保管人员应将部门章存放在部门指定的安全地点，并做好登记备案工作。部门章使用后，应及时归还保管人员。4.印章保管人员因出差、请假等原因需要临时移交印章时，应填写《印章移交登记表》，明确移交时间、移交人、接收人及移交印章名称等信息，并经部门负责人批准。接收人应按照规定对印章进行妥善保管，待移交人返回后及时办理归还手续。五、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外签订合同、协议、文件，出具各类证明，办理工商登记、税务申报等重要事项。2.法定代表人章：用于需要法定代表人签字确认的法律文件、重要合同等。3.财务专用章：用于公司财务票据开具、资金收付、银行结算等业务。4.合同专用章：专门用于签订各类经济合同、业务合同等。5.部门章：用于部门内部文件发布、工作联系函、业务报表等。（二）使用流程1.用印申请使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息。申请表需经部门负责人签字确认，并根据用印事项的性质和审批权限，报相关领导审批。2.审批权限一般事项用印：由部门负责人审批。重要合同、协议用印：需经公司分管领导审批，涉及重大事项的还需经公司法定代表人批准。对外出具证明、文件等重要用印：经公司分管领导审核后，报公司法定代表人批准。3.用印登记印章保管人员收到经审批的《印章使用申请表》后，对用印事项进行审核，确认无误后，按照规定进行用印登记。登记内容包括用印日期﹑用印部门﹑用印事项﹑文件名称﹑文号﹑用印份数﹑审批人等信息。4.印章使用印章保管人员应严格按照审批内容和用印范围使用印章，确保印章使用的真实性、合法性。使用印章时，应在文件规定的位置加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需提前盖章的，必须在盖章后及时填写相关内容，并严格按照规定进行审批和登记。（三）特殊情况用印1.紧急情况：如遇紧急事项需要立即用印，但相关领导无法及时审批时，印章保管人员应电话请示领导同意后先行用印，并做好记录。事后，使用部门应及时补办审批手续。2.异地用印：因业务需要在异地使用印章时，应提前与综合管理部门沟通协调，并按照以下流程办理：使用部门填写《异地用印申请表》，详细说明异地用印的原因、地点、用印事项等信息。申请表经部门负责人签字后，报公司综合管理部门审核。综合管理部门审核通过后，报公司分管领导审批。审批同意后，使用部门应将申请表传真或邮寄给印章保管人员，印章保管人员按照规定进行用印登记和用印操作，并将用印后的文件及时寄回公司。六、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司名称变更、机构调整等原因，原印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。3.因业务调整或其他原因，印章已不再具有使用价值。（二）废止申请1.印章使用部门或保管人员发现印章需要废止时，应填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因、废止日期等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，报公司综合管理部门审核。（三）审批流程1.综合管理部门对申请表进行审核，核实印章废止的原因及相关情况。2.审核通过后，报公司分管领导审批。3.涉及公司重要印章（如公章、法定代表人章等）的废止，需经公司法定代表人批准。（四）销毁处理1.经审批同意废止的印章，由综合管理部门负责组织销毁。2.销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁印章名称等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁记录应作为印章档案的重要组成部分，妥善保存。七、印章档案管理（一）档案内容1.印章刻制申请表、审批文件及印章印模。2.印章启用通知、使用登记记录、废止申请表及审批文件。3.印章保管人员信息、移交登记表等相关资料。4.涉及印章使用的重要文件、合同、协议等复印件。（二）档案整理1.档案管理部门应定期对印章档案进行整理，按照年度、类别等进行分类归档。2.对每份档案资料进行编号，建立档案目录索引，便于查阅和管理。（三）档案保管1.印章档案应存放在专门的档案柜中，确保存放安全。2.档案保管环境应具备防火、防潮、防虫等条件，防止档案资料损坏或丢失。3.档案管理部门应定期对档案进行检查和盘点，确保档案资料的完整性和准确性。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅印章档案时，应填写《印章档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.申请表经部门负责人签字后，报档案管理部门审核。3.档案管理部门审核通过后，按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记记录。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅完毕后，应及时归还档案，并确保档案资料无损坏、无遗失。5.涉及公司机密信息的印章档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。6.外部单位或个人因工作需要查阅印章档案时，应按照国家法律法规及公司相关规定办理审批手续，并提供有效的证明文件。经公司综合管理部门审核批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。八、监督与检查（一）定期检查1.综合管理部门应定期对印章档案管理工作进行检查，检查内容包括印章保管情况、使用登记记录、档案整理归档等方面。2.检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，报公司分管领导审阅。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对印章档案管理工作进行不定期抽查。2.抽查内容包括印章使用的合规性、档案资料的完整性等方面。抽查结果应及时反馈给综合管理部门，并督促整改落实。（三）违规处理1.对于违反印章档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对印章保管不善，导致印章被盗用、冒用或遗失的，追究保管人员的责任，并要求其采取措施消除影响。如造成经济损失的，由保管人员承担相应的赔偿责任。3.对未经审批擅自使用印章的，责令改正，并对相关责任人进