超市档案管理制度

PAGE超市档案管理制度一、总则（一）目的为加强本超市档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在超市经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本超市各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：超市档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映超市的各项工作和活动。3.完整性原则：全面收集和整理超市在经营管理过程中形成的各类档案，确保档案的齐全。4.保密性原则：对涉及超市商业秘密、敏感信息等档案进行严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，方便档案的查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理室，负责超市档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.制定和完善档案管理制度，指导各部门做好档案工作。3.对档案进行定期检查和盘点，确保档案的安全。4.负责档案信息的数字化处理，建立电子档案数据库。5.按照规定向有关部门和单位提供档案查阅、借阅服务。（三）各部门职责1.负责本部门工作中形成档案的收集、整理和初步归档，并定期移交档案管理部门。2.明确一名档案兼职管理员，协助档案管理部门做好本部门档案工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括超市行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理类：员工档案、招聘与培训资料、绩效考核记录等。3.财务管理类：财务报表、会计凭证、审计报告等。4.市场营销类：市场调研报告、促销活动方案、客户资料等。5.采购管理类：采购合同、供应商资料、采购订单等。6.运营管理类：商品库存记录、销售数据、门店运营报告等。7.安全管理类：安全检查记录、应急预案、消防档案等。（二）档案编号1.采用分类编号法，按照档案类别进行编号。2.编号格式为：类别代码+年份+流水号。例如：XG2023001，其中“XG”表示行政管理类，“2023”表示年份，“001”表示该类别下的流水号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.超市在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与超市相关的文件、通知等。3.对外签订的各类合同、协议等。4.员工在工作中形成的重要文件、报告、成果等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门工作中形成的档案收集齐全，定期移交档案管理部门。2.档案管理人员要主动收集零散的档案资料，确保档案的完整性。3.对重要档案要进行跟踪收集，确保不遗漏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.按照档案分类方案进行分类整理。（四）整理方法1.对纸质档案进行分类、排序、编目、装订等操作。2.对电子档案进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，并进行命名规范。3.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案移交档案管理部门归档。2.对于紧急或重要的档案，应及时归档。（二）归档要求1.移交的档案应整理规范，目录清晰，装订牢固。2.档案管理人员对接收的档案要进行认真核对，确保档案的质量。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映超市重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远查考利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要是超市经营管理过程中形成的重要业务档案。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要是一般性的业务档案。（四）保管方式1.纸质档案采用专门的档案柜存放，按照档案类别和编号顺序排列。2.电子档案存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据异地存放。（五）档案保管环境1.档案管理室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.超市内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密档案的查阅，需经超市分管领导批准。（二）查阅要求1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出。2.查阅时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。长期借阅档案需经超市分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人。2.借阅期间如档案发生损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。3.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员要进行认真核对。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经鉴定小组审核签字后，报超市分管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交销毁执行部门。4.销毁执行部门按照《档案销毁清册》对档案进行销毁，并在清册上注明销毁方式、时间、地点等信息，销毁人员和监销人员签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门和超市领导报送档案统计报表。（二）档案移交