企业单位档案借阅制度

PAGE企业单位档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强企业单位档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业单位内部各部门及员工借阅档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准。2.确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.提高档案利用效率，满足企业单位工作需要。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.与日常工作相关的一般性业务档案，如合同文件、项目资料、业务报表等。2.已过保密期限或解密的档案。3.经档案管理部门负责人批准的其他档案。（二）限制借阅的档案类型1.涉及企业核心机密、商业秘密的档案，如技术研发资料、财务机密文件、战略规划等。2.正在进行中的重要项目且不宜公开的档案。3.法律法规规定限制公开的档案。三、借阅申请与审批（一）借阅申请1.借阅人需填写《档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.申请表应经借阅人所在部门负责人签字确认，以确保借阅用途的合理性和必要性。（二）审批流程1.一般性档案借阅申请，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要或敏感档案的借阅申请，需经企业分管领导审批。3.绝密级档案的借阅申请，必须经企业主要领导批准。（三）审批结果通知档案管理部门应在收到借阅申请后的[X]个工作日内完成审批，并将审批结果及时通知借阅人。如申请获批，告知借阅人前往指定地点办理借阅手续；如申请未获批，说明原因。四、借阅手续办理（一）借阅登记1.借阅人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案管理部门办理借阅登记手续。2.档案管理人员应核对申请表信息与借阅人身份，准确记录借阅档案的名称、数量、借阅日期、预计归还日期、借阅人签名等信息。（二）借阅凭证发放档案管理部门向借阅人发放《档案借阅证》，作为借阅档案的凭证。借阅证应注明借阅人姓名、所在部门、借阅权限、有效期等内容。（三）档案交付档案管理人员根据借阅登记情况，向借阅人交付档案。交付时，应与借阅人共同核对档案的数量和完整性，并提醒借阅人妥善保管档案。五、借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.一般性档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人应提前[X]个工作日向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.重要档案的借阅期限根据具体情况由审批领导确定，最长不超过[X]个工作日。(二）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。2.归还档案时，借阅人应确保档案的完整性和整洁性，不得对档案进行涂改、损坏或丢失。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、内容和完整性，如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。（三）逾期处理1.对逾期未归还的档案，档案管理部门应及时催还。催还无效的，将按照以下规定处理：一般性逾期，扣除借阅人当月绩效分[X]分，并在企业内部进行通报批评。重要档案逾期，除扣除绩效分[X]分、通报批评外，借阅人所在部门应提交书面说明，解释逾期原因及采取的措施。逾期超过[X]个工作日仍未归还的，暂停借阅人所在部门的档案借阅权限[X]个月，并视情节轻重追究相关责任。2.如因逾期导致档案丢失、损坏或泄密等情况，借阅人应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。六、档案使用规范（一）借阅人职责1.借阅人应严格遵守本制度及国家有关法律法规，爱护所借阅的档案，不得擅自转借、拆散、调换、抽取、污损、加注、拍照、复印、扫描或在档案上涂改、标记等。2.借阅人只能在规定的地点使用档案，不得将档案带出企业单位办公区域。如有特殊情况需要带出，必须经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.借阅人应妥善保管《档案借阅证》，不得转借他人使用。如遗失，应及时向档案管理部门挂失，并申请补办。（二）使用场所规定1.借阅人应在档案管理部门指定的阅览室或其他安全、安静的场所使用档案。如需在其他场所使用，应提前向档案管理部门申请，并经批准。2.在使用档案过程中，应保持场所整洁，不得在档案上随意放置物品或进行与档案使用无关的活动。（三）复制与摘录规定1.如需复制或摘录档案内容，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，说明复制或摘录的用途、内容范围等。经批准后，由档案管理人员按照规定进行操作。2.复制档案应使用档案管理部门统一提供的设备和纸张，确保复制件与原件内容一致。复制件应注明“复制件”字样，并加盖档案管理部门印章。3.摘录档案内容应保持原文原意，不得断章取义或进行歪曲。摘录内容应注明出处，包括档案名称、日期、页码等。七、档案安全与保密（一）安全保护措施1.档案管理部门应采取必要的安全措施，确保档案存储环境的安全，防止档案受到火灾、水灾、虫灾、鼠灾等自然灾害及其他意外事故的损害。2.配备必要的数据备份设备，定期对档案数据进行备份，确保档案数据的安全性和完整性。（二）保密要求1.借阅人应对所借阅档案的内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。严禁将档案用于与工作无关的目的。2.涉及企业机密的档案，借阅人在使用过程中应采取必要的保密措施，如在非保密场所不得谈论档案内容、对档案进行加密存储等。3.如发现档案有泄密迹象，借阅人应立即采取措施，并及时向档案管理部门报告。档案管理部门应迅速采取措施，防止泄密事件的扩大，并追究相关人员的责任。（三）监督与检查1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行监督检查，确保借阅行为符合本制度规定。2.对于违反档案安全与保密规定的行为，档案管理部门应及时制止，并按照本制度及相关规定进行处理。情节严重的，移交司法机关依法追究刑事责任。八、档案管理人员职责（一）日常管理职责1.负责档案的收集、整理、保管、统计等日常管理工作，确保档案的完整与安全。2.按照规定对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系，方便档案的查询与利用。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量与内容，发现问题及时处理。（二）借阅服务职责1.负责受理档案借阅申请，按照审批流程进行审核与登记。2.为借阅人提供档案查阅、借阅等服务，解答借阅过程中的疑问。3.对归还的档案进行认真核对与检查，确保档案的完整性和质量。（三）监督检查职责1.监督借阅人遵守档案借阅制度，对违规行为及时进行制止和纠正。2.定期对档案借阅情况进行统计分析，向上级领导汇报