城建档案调档查询制度

PAGE城建档案调档查询制度一、总则（一）目的为加强城建档案的管理，规范调档查询行为，确保城建档案的安全与完整，充分发挥城建档案在城市建设、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及城建档案调档查询的所有部门、人员以及因工作需要申请调阅本公司/组织所保管城建档案的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保调档查询工作合法合规。2.安全保密原则调档查询过程中要采取有效措施保障城建档案的安全，防止档案信息泄露、篡改和丢失。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理。3.服务高效原则在确保档案安全和遵守规定的前提下，优化调档查询流程，提高工作效率，为档案利用者提供优质、便捷的服务。二、调档查询主体及权限（一）内部人员1.本公司/组织内部因工作需要查阅城建档案的部门和人员，可根据其工作职责和业务需求申请调档查询。项目建设部门：在项目规划、设计、施工、竣工验收等阶段，可查阅与本项目相关的城建档案，如工程前期文件、施工图纸、竣工验收资料等，以了解项目历史情况，指导项目建设顺利进行。档案管理部门：负责对城建档案进行日常管理和维护，有权查阅所有城建档案，以便进行档案整理、编目、统计等工作。同时，对档案的完整性、准确性进行审核，确保档案质量。其他相关部门：如城市规划部门、市政管理部门等，在涉及城市建设、管理等工作需要时，可查阅相关城建档案，为工作决策提供依据。2.内部人员调档查询权限根据其工作岗位和职责确定。一般情况下，查阅本部门业务相关的档案；如需查阅跨部门档案，需经档案管理部门负责人批准，并说明查阅目的和用途。（二）外部单位1.政府部门因城市建设规划、重大项目审批、行政执法等工作需要，政府相关部门可申请调阅本公司/组织保管的城建档案。如城市规划局在制定城市总体规划时，可能需要查阅有关城市历史变迁、土地利用等方面的档案；建设行政主管部门在对工程项目进行质量监督检查时，可查阅工程建设档案。政府部门调档查询需出具正式的调档函，明确调档目的、范围和时间要求，并经档案管理部门审核后报公司/组织主管领导批准。2.企事业单位与本公司/组织有业务合作关系的企事业单位，因项目合作、技术交流、工程咨询等原因需要查阅相关城建档案的，可提出申请。申请时需提供合作项目证明文件、单位介绍信等材料，经档案管理部门审核同意，并报公司/组织相关领导批准后，方可查阅。查阅范围应严格限定在与合作业务相关的档案内容。3.其他单位和个人因特殊原因需要查阅城建档案的其他单位和个人，如司法机关因办案需要、学术研究机构因课题研究需要等，需提供相关证明材料（如法院立案通知书、研究项目立项文件等），经档案管理部门审核，报公司/组织领导审批后，按照规定程序查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。三、调档查询流程（一）申请1.内部人员申请调档查询时，应填写《城建档案调档查询申请表》，详细注明查阅档案的名称、类别、时间段、查阅目的等信息，并由所在部门负责人签字确认。2.外部单位申请调档查询时，需提交正式的调档函及相关证明材料，调档函应加盖申请单位公章，明确调档目的、范围、时间要求等内容。3.将填写完整的申请表或调档函及相关材料一并提交至档案管理部门。（二）审核1.档案管理部门收到调档查询申请后，对申请材料进行初审。重点审核申请主体资格、调档目的合理性、查阅范围与申请用途的一致性等。2.对于内部人员申请，审核通过后，将申请表提交至档案管理部门负责人审批。对于外部单位申请，档案管理部门初审通过后，报公司/组织主管领导审批。3.审批过程中，如发现申请材料不齐全、调档目的不明确或不符合规定要求等情况，档案管理部门应及时与申请单位或个人沟通，要求其补充或修正材料；如申请不符合要求，应予以退回，并说明理由。（三）调档1.经审批同意调档的，档案管理部门根据申请内容，确定具体的调档范围和数量。2.调档人员应在档案管理部门工作人员的陪同下，到档案库房进行调档。调档过程中，严格遵守档案库房管理制度，轻拿轻放，避免对档案造成损坏。3.调档数量较多或需长时间查阅的，可采取复制、拍照、扫描等方式提供档案信息，尽量减少档案原件的调出时间和次数。如需调出档案原件，应办理借阅手续，明确借阅期限，并要求借阅人妥善保管，按时归还。（四）查阅1.查阅人员应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，查阅场所应配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、复印机等，以方便查阅人员工作。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案材料。如需摘录、复制档案内容，应经档案管理部门工作人员同意，并在规定的范围内进行。摘录、复制的档案材料应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理部门应安排专人负责查阅过程的监督和指导，确保查阅工作规范有序进行。如发现查阅人员有违规行为，应及时制止，并视情节轻重给予相应处理。（五）归还1.查阅工作结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。归还时，档案管理部门工作人员应对档案的完整性、准确性进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应立即查明原因，并追究查阅人员的责任。2.对于借阅档案原件的，借阅人应在规定的借阅期限内归还。如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。逾期未归还的，档案管理部门应及时催还，并采取相应的措施，如暂停其再次申请调档查询资格等。3.档案管理部门将归还的档案及时归还原位，并做好相应的记录。四、档案安全与保密管理（一）安全管理1.档案库房应具备完善的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。2.调档查询过程中，严格遵守档案库房操作规程。如开启档案库房时，应双人在场；档案取出和归还时，应详细记录档案的名称、数量、状态等信息。3.加强对档案管理人员的安全教育培训，提高其安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够迅速、有效地进行处置，最大限度减少损失。（二）保密管理1.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的城建档案，严格按照保密规定进行管理。明确保密范围和密级，对不同密级的档案采取相应的保密措施。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在调档查询过程中，对可能涉及保密信息的档案，应提醒查阅人员遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.查阅场所应设置独立的区域，避免无关人员进入。对查阅过程中产生的废纸、复印件等废弃物，应及时清理和销毁，防止信息泄露。4.加强对档案数字化存储设备的管理，采取加密存储、访问控制等技术手段，确保电子档案信息的安全保密。五、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部设立专门的档案管理监督小组，定期对城建档案调档查询工作进行监督检查。检查内容包括调档查询流程的执行情况、档案安全与保密措施的落实情况、档案利用效果等。2.监督小组可通过查阅调档查询记录、实地检查档案库房、询问查阅人员等方式进行监督检查。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.档案管理部门应定期对调档查询工作进行自查自纠，发现问题及时整改，不断完善调档查询制度和工作流程。（二）考核评价1.建立调档查询工作考核评价机制，对档案管理部门及相关工作人员的调档查询工作进行考核评价。考核评价指标包括调档查询申请受理及时率、审核准确率、档案安全事故发生率、档案利用满意度等。2.考核评价结果与部门和个人的绩效挂钩。对在调档查询工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对工作不力、违反规定的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚，如扣减绩效分数、取消评优资格等。六、信息化管理（一）档案数字化建设1.加快推进城建档案数字化工作，将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的完整性和准确性。2.制定档案数字化标准和规范，明确扫描分辨率、图像格式、数据存储等要求。对数字化档案进行分类、编目、索引，建立科学合理的数据库结构，方便查询和利用。3.加强对数字化档案的存储和管理，采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，建立数据访问控制机制和数据安全审计机制，确保电子档案信息安全。（二）调档查询信息化系统建设1.开发或引入城建档案调档查询信息化系统，实现调档查询申请、审核、调档、查阅、归还等环节的信息化管理。通过信息化系统，提高工作效率，规范工作流程，实现档案信息的快速检索和共享。2.信息化系统应具备用户权限管理功能，根据不同的调档查询主体和权限，设置相应的操作权限，确保档案信息的安全。同时，系统应记录调档查询操作日志，对操作过程进行全程跟踪和记录。3.加强信息化系统的