资料档案摆放管理制度

PAGE资料档案摆放管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在资料档案管理方面的工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司资料档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.分类管理原则：根据资料档案的来源、内容、形式等特征进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保资料档案的安全，防止资料档案的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的检索体系，提高资料档案的利用效率，满足公司各项工作的需要。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告等。2.人事档案类：包括员工的个人简历、入职申请表、劳动合同、绩效考核记录、培训记录等。3.财务档案类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案类：根据公司业务特点，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。5.合同档案类：包括公司签订的各类合同、协议等。6.工程档案类：包括工程项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。7.其他档案类：包括公司的荣誉证书、资质证书、专利证书、商标证书等。（二）编号1.编号规则：采用“分类代码+流水号”的方式进行编号。分类代码采用大写字母表示，流水号采用阿拉伯数字表示。2.示例：行政文件类的编号为“XZ”，若某行政文件是该类的第5份，则编号为“XZ005”。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门职责：各部门负责本部门资料档案的收集工作，指定专人负责，并按照规定的时间和要求将资料档案移交至档案管理部门。2.收集范围：包括本部门在工作中形成的各类文件、报表、记录、合同等。3.收集要求：收集的资料档案应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章齐全。（二）整理1.档案管理部门职责：档案管理部门负责对收集到的资料档案进行整理，包括分类、编号、装订、编目等。2.整理要求：按照分类标准对资料档案进行分类，确保分类准确。对每份资料档案进行编号，编号应清晰、准确。对资料档案进行装订，装订应整齐、牢固。编制资料档案目录，目录应包括编号、名称、日期、保管期限等信息。四、资料档案的保管（一）保管场所1.档案库房：公司应设立专门的档案库房，用于存放资料档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.温湿度控制：档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应存放在档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案保管：电子档案应存储在服务器或磁盘阵列中，按照分类目录进行存储，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.特殊载体档案保管：对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照相关规定进行保管，确保其完整性和可读性。（三）保管期限1.永久保管：对于涉及公司重大权益、重要历史资料等具有长期保存价值的资料档案，应永久保管。2.定期保管：定期保管的资料档案分为3年、5年、10年、15年、20年等不同期限，具体保管期限根据资料档案的性质和重要程度确定。3.保管期限的确定与调整：档案管理部门应定期对资料档案的保管期限进行审查，根据实际情况进行调整。（四）档案的清点与检查1.定期清点：档案管理部门应定期对资料档案进行清点，确保资料档案的数量准确。2.定期检查：档案管理部门应定期对档案库房的环境、设备等进行检查，确保档案的安全。3.异常情况处理：如发现资料档案有丢失、损坏、变质等异常情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。五、资料档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司的资料档案。外部单位因工作需要查阅公司资料档案的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用手续1.查阅手续：内部员工查阅资料档案，应填写《资料档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。外部单位查阅资料档案，应填写《资料档案查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。2.借阅手续：内部员工借阅资料档案，应填写《资料档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。外部单位借阅资料档案，应填写《资料档案借阅申请表》，经公司分管领导批准后，按照规定的期限和要求进行借阅。（三）利用要求1.查阅要求：查阅资料档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将资料档案带出档案库房。查阅人员应爱护资料档案，不得在资料档案上涂改、标记、污损。2.借阅要求：借阅资料档案时，应妥善保管，不得转借他人。借阅人员应按时归还资料档案，如发现资料档案有丢失、损坏等情况，应及时报告并承担相应的责任。六、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.鉴定小组：公司成立资料档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业人员组成。2.鉴定内容：鉴定小组负责对到期的资料档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。鉴定内容包括资料档案的内容、形式、历史价值、现实意义等。3.鉴定结论：鉴定小组应根据鉴定结果，出具鉴定报告，提出销毁或继续保存的意见。（二）销毁1.销毁清单：对于确定需要销毁的资料档案，档案管理部门应编制《资料档案销毁清单》，清单应包括编号、名称、日期、保管期限等信息。2.销毁方式：资料档案的销毁方式包括焚烧、粉碎、电子数据删除等。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。3.监销人员：销毁资料档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清单上签字确认。七、资料档案管理的信息化建设（一）信息化系统建设1.建立档案管理系统：公司应建立档案管理信息化系统，实现资料档案的电子化管理。档案管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计等功能。2.系统功能要求：档案管理系统应具备完善的权限管理功能，不同人员只能访问其权限范围内的资料档案。系统应具备数据备份和恢复功能，确保数据的安全性和完整性。（二）数据录入与维护1.数据录入：档案管理部门应按照规定的格式和要求，将纸质资料档案录入档案管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.数据维护：档案管理部门应定期对档案管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、数据清理等，确保数据的时效性和有效性。八、资料档案管理的监督与考核（一）监督检查1.内部监督：公司内部审计部门应定期对资料档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督：接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，对提出的问题及时进行整改。（二）考核评价1.考核指标：建立资料档案管理工作考核评价指标体系，包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的效率性等方面。2.考核方式：定期对各