卫生许可档案管理制度

PAGE卫生许可档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生许可档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于卫生许可相关工作的开展、查询和监督，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及卫生许可申请、审批、延续、变更、注销等全过程所形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.依法依规原则：严格遵循国家关于卫生许可管理的法律法规以及相关行业标准要求，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映卫生许可工作的实际情况，全面收集、整理各类相关资料，保证档案的完整性。3.分类管理原则：按照卫生许可档案的类别、性质、时间等因素进行科学分类，便于查找、使用和管理。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露、损毁或丢失，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息严格保密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生许可档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的卫生许可档案，建立档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作进行全程监督和管理。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性，对发现的问题及时进行处理。4.采用先进的档案管理技术和设备，提高档案管理的信息化水平，实现档案信息的便捷查询和利用。5.组织开展档案管理培训，提高相关人员的档案管理意识和业务能力。（二）业务部门职责1.负责本部门卫生许可相关资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性和完整性，并及时移交档案管理部门。2.在卫生许可工作过程中，严格按照档案管理要求，规范形成各类文件资料，配合档案管理部门做好档案管理工作。3.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规章制度。2.负责卫生许可档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案资料的整齐规范。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、变质和丢失。4.按照规定为档案查阅、借阅人员办理手续，做好档案查阅、借阅登记工作，及时催还借出档案。5.负责档案管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案信息的准确和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.卫生许可申请书及相关申请表。2.企业/组织营业执照、法人身份证明等主体资格证明文件。3.生产经营场所的地理位置图、平面布局图、功能分区图等。4.生产经营场所的产权证明或租赁合同。5.生产经营过程中涉及的卫生设施设备清单及布局图。6.卫生管理制度、操作规程等文件。7.从业人员的健康证明、培训记录等。8.产品配方、生产工艺流程图等。9.卫生检测报告、评价报告等相关技术资料。10.卫生许可申请过程中的各类批复文件、通知书等。11.其他与卫生许可相关的文件资料。（二）收集要求1.各业务部门应在卫生许可工作开展过程中，及时收集相关资料，确保资料的形成与工作进度同步。2.收集的资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照卫生许可档案的类别，分为许可申请类、审查批复类、监督管理类、检测评价类等。每大类下再根据具体内容进行细分，如许可申请类可分为新办申请、延续申请、变更申请等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息，便于管理和查询。例如，“XK20XX00X”，其中“XK”表示卫生许可，“20XX”表示年份，“00X”表示顺序号。3.装订：对纸质档案进行整理装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的牢固和整齐。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各业务部门在完成卫生许可相关资料的收集整理后，应及时移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回业务部门进行补充完善。3.审核通过的档案按照分类编号规则进行归档，存入专门的档案柜或档案库房，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.卫生许可档案的保管期限根据档案的性质和重要程度分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括卫生许可批准文件、涉及重大卫生安全事件的档案资料等。长期保管的档案期限为30年，主要包括卫生管理制度、操作规程、从业人员健康档案等。短期保管的档案期限为10年，如一般性的卫生检测报告、日常监督检查记录等。2.档案保管期限从档案形成的次年1月1日起计算。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对于电子档案，应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行盘点清查，确保账实相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对已到保管期限的档案应按照规定进行鉴定和处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅卫生许可档案的，查阅人员应填写《卫生许可档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并在指定的查阅地点进行查阅。查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。3.查阅档案时，应按照档案管理部门的要求进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅卫生许可档案的，借阅人员应填写《卫生许可档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录档案内容。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或信息泄露等情况，应及时报告并追究借阅人员责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的卫生许可档案，应严格保密，限制知悉范围。档案管理人员和查阅、借阅人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案管理过程中，采用加密存储、访问控制等技术手段，确保电子档案信息的安全保密。对纸质档案的查阅、借阅应进行严格登记，防止档案信息的不当传播。3.未经公司/组织批准，任何人不得擅自对外提供或公布卫生许可档案信息。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全防护设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.定期对档案进行安全检查，重点检查档案的保管状况、防火防盗措施等，及时发现并消除安全隐患。对检查中发现的问题应详细记录，并采取有效措施进行整改。3.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、地震等突发事件发生时的应急处置措施，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。确保在紧急情况下能够最大限度地保护档案的安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的卫生许可档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.对已无保存价值的档案，如过期的卫生检测报告、一般性的日常监督检查记录等，经鉴定工作小组审核同意后，可以销毁。2.对仍有一定参考价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况进行延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。3.对涉及重要卫生许可事项、具有历史查考价值或可能对公司/组织产生重大影响的档案，应永久保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《卫生许可档案销毁清单》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《卫生许可档案销毁清单》经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应采用粉碎、焚烧等符合环保要求的方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，并